文件管理制度及规范

PAGE文件管理制度及规范一、总则（一）目的为加强公司文件管理，确保文件的准确性、完整性和安全性，提高工作效率，促进公司各项工作的规范化、制度化，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工。（三）文件定义本制度所称文件，是指公司在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的信息记录，包括但不限于纸质文件、电子文件、合同协议、报告报表、规章制度、会议纪要等。（四）管理原则1.统一管理原则：公司文件管理工作由行政部门统一负责，实行集中管理，确保文件的完整性和一致性。2.分级负责原则：各部门负责人为本部门文件管理的第一责任人，负责本部门文件的收集、整理、保管和利用等工作，并接受行政部门的指导和监督。3.规范流程原则：文件的起草、审核、批准、印发、归档、保管、借阅、销毁等环节均应遵循规定的流程和标准，确保文件管理工作的规范化、科学化。4.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保文件信息的安全和保密，防止文件泄露、丢失或损坏。二、文件分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知公告、决定决议、工作计划与总结、会议纪要等。2.业务文件：涉及公司各项业务活动的文件，如市场调研报告、项目策划书、业务合同、技术文档、财务报表等。3.人事文件：有关员工招聘、培训、考核、晋升、薪酬福利、劳动合同等方面的文件。4.财务文件：财务预算、决算、审计报告、会计凭证、财务报表等财务相关文件。5.其他文件：不属于上述分类的其他文件，如对外联络函件、客户资料、行业资料等。（二）文件编号1.文件编号采用“公司简称+年份+类别代码+顺序号”的格式。例如：[公司简称]2023XZ001，其中“XZ”为行政文件类别代码，“001”为该类别文件的顺序号。2.类别代码按照上述文件分类进行设定，具体如下：行政文件：XZ业务文件：YW人事文件：RS财务文件：CW其他文件：QT3.顺序号从001开始，依次递增，每个类别文件的编号具有唯一性。三、文件起草与审核（一）起草要求1.文件起草应主题明确、内容详实、逻辑清晰、语言规范，符合公司实际情况和相关法律法规要求。2.涉及多个部门的文件，由主办部门负责起草，并征求相关部门意见。3.起草人应注明文件的起草日期、起草部门、起草人姓名等信息。（二）审核流程1.文件起草完成后，由起草部门负责人进行初审，重点审核文件内容是否准确、完整，格式是否规范，与其他相关文件是否协调一致等。2.初审通过后，将文件提交至行政部门进行格式审核，确保文件格式符合公司公文排版要求。3.行政部门审核通过后，根据文件性质和涉及范围，分别提交至相关领导进行审批。一般文件由分管领导审批；重要文件、涉及公司重大决策的文件需经总经理审批。4.审核人应在文件上签署审核意见和姓名，并注明审核日期。如审核意见为修改，起草人应根据审核意见进行修改后重新提交审核。四、文件印发与归档（一）印发1.文件经审批通过后，由行政部门统一印发。印发前，行政部门应确保文件内容准确无误，格式符合要求，并按照规定的份数进行印刷。2.文件印发应严格控制数量，避免浪费。如需多份印发，应根据实际需求进行合理安排。3.行政部门应将印发后的文件及时分发给相关部门和人员，并做好发放记录，记录内容包括文件名称、发放日期、发放部门、接收人姓名等。（二）归档1.文件办理完毕后，承办部门应及时将文件整理归档，确保文件的完整性和准确性。2.归档文件应按照文件分类和编号顺序进行排列，同一类文件应按照时间先后顺序排列。3.归档文件应编制详细的目录清单，目录清单应包括文件编号、文件名称、起草部门、起草人、审核人、批准人、印发日期、页数等信息，以便于查找和利用。4.纸质文件应装订成册，一式两份，一份留存公司档案室，一份由承办部门保存；电子文件应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行备份，备份存储位置应与原始存储位置分开，以防止数据丢失。五、文件保管（一）保管职责1.公司档案室负责公司各类文件的集中保管，制定档案管理制度，确保档案的安全和完整。2.各部门应指定专人负责本部门文件的保管工作，定期对文件进行整理和盘点，确保文件的妥善存放。（二）保管期限1.文件保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限根据文件的重要性、性质和相关规定确定。永久保管的文件：涉及公司重大决策、重要历史资料、长期有效的规章制度等文件。长期保管的文件：保存期限为10年以上的文件，如公司年度工作计划与总结、重要业务合同、财务审计报告等。短期保管的文件：保存期限为110年的文件，如一般性通知、临时性业务文件等。2.保管期限届满的文件，经鉴定后确无保存价值的，按照规定程序进行销毁。（三）保管环境1.公司档案室应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件，确保文件的安全保管。2.档案室应保持清洁、通风，温度和湿度应控制在适宜的范围内。3.档案架应排列整齐，便于文件的存放和查找。档案室内应设置专门的存放柜，用于存放电子文件存储设备。六、文件借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部员工因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.涉及公司机密文件的借阅，需经总经理批准，并严格按照公司保密制度进行管理。（二）借阅审批1.《文件借阅申请表》提交至行政部门后，行政部门负责人应根据文件的密级和借阅申请情况进行审批。2.审批通过后，行政部门应在《文件借阅申请表》上签署意见，并通知借阅人到档案室办理借阅手续。（三）借阅手续1.借阅人应凭有效证件到档案室办理借阅手续，领取借阅文件。档案室工作人员应在借阅登记本上记录借阅人姓名、部门、借阅文件名称、编号及借阅日期等信息。2.借阅人应妥善保管借阅文件，不得转借他人，不得擅自复印、摘抄、传播文件内容。如需复印或摘抄文件，应按照规定程序办理审批手续。3.借阅人应在规定的归还日期前将文件归还档案室，档案室工作人员应认真核对文件的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续，并在借阅登记本上注明归还日期。（四）文件使用1.文件使用部门应根据工作需要合理使用文件，不得擅自更改文件内容。如需对文件进行修改或补充，应按照文件起草与审核流程进行操作。2.文件使用完毕后，使用部门应及时将文件归还档案室或交回承办部门，不得长期占用。七、文件保密与安全（一）保密措施1.公司员工应严格遵守公司保密制度，对涉及公司机密的文件妥善保管，不得泄露给无关人员。2.机密文件应在文件首页加盖“机密”印章，并注明保密期限和保密等级。3.借阅和使用机密文件的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。4.严禁在非保密场所谈论、传播机密文件内容，严禁通过互联网、电子邮件等方式传输机密文件。()安全管理1.加强对文件存储设备的管理，定期进行检查和维护，确保设备的正常运行，防止数据丢失或损坏。2.对重要文件应进行加密存储，设置访问密码，并定期更换密码。3.做好文件的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保文件的安全存放。如发生文件丢失、损坏或泄露等情况，应及时采取措施进行处理，并报告相关领导。八、文件销毁（一）销毁申请1.文件保管期限届满或因其他原因确无保存价值的，由承办部门填写《文件销毁申请表》，注明文件名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经部门负责人签字批准。2.涉及公司机密文件的销毁，需经总经理批准。（二）销毁审批1.《文件销毁申请表》提交至行政部门后，行政部门负责人应根据文件的性质和审批情况进行审核。2.审核通过后，行政部门应安排专人负责文件的销毁工作，并在《文件销毁申请表》上签署意见。（三）销毁方式1.文件销毁应采用适当的方式进行，确保文件信息无法恢复。一般纸质文件可采用焚烧、粉碎等方式销毁；电子文件应采用专业的数据擦除软件进行擦除或格式化存储设备等方式销毁。2.文件销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、销毁文件名称、编号、数量、销毁方式、执行人员等信息