招标采购实施规范制度

PAGE招标采购实施规范制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织的招标采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及招标采购的项目，包括但不限于物资采购、工程发包、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有潜在供应商/承包商，提供平等的竞争机会，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：招标采购信息应全面、准确、及时地公开，接受公司/组织内部及相关部门的监督。4.择优选择原则：综合考虑供应商/承包商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等因素，选择最优的合作伙伴。5.诚实守信原则：各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、招标采购管理机构及职责（一）招标采购管理委员会1.组成：由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议招标采购政策、制度和流程。审批重大招标采购项目的预算、采购方式等。协调解决招标采购过程中的重大问题。（二）招标采购部门1.职责负责制定具体的招标采购计划和方案。组织实施招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等。建立和维护供应商/承包商数据库。协调与其他部门在招标采购过程中的工作。整理和归档招标采购文件资料。（三）相关部门1.需求部门提出招标采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。参与招标采购文件的编制和评审工作。协助招标采购部门进行合同签订、验收等后续工作。2.财务部门负责审核招标采购项目的预算。参与评标过程中对报价合理性的评审。负责招标采购资金的支付和核算。3.法务部门审查招标采购文件和合同的合法性。提供法律咨询和支持，处理招标采购过程中的法律纠纷。三、招标采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务需要，填写《招标采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货期、售后服务等内容。2.将申请表提交给部门负责人审核，审核通过后报招标采购部门。（二）采购计划制定1.招标采购部门收到需求申请表后，进行汇总和分析。2.根据公司/组织的采购政策、预算情况、市场供应等因素，制定招标采购计划，明确采购方式、时间安排等。3.将采购计划报招标采购管理委员会审批。（三）招标文件编制1.招标采购部门根据采购计划和需求，编制招标文件。2.招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。3.招标文件应明确采购项目的要求和标准，确保投标人能够准确理解并响应。（四）招标公告发布1.在公司/组织内部网站、相关行业媒体等渠道发布招标公告。2.招标公告应包括采购项目的基本信息、投标人资格要求、报名时间、地点、方式等内容。3.对潜在投标人进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩、信誉等情况。（五）投标文件接收与开标1.接收潜在投标人提交的投标文件，检查投标文件的完整性和密封性。2.在规定的时间和地点组织开标会议，公布投标人名称、投标报价、交货期等主要内容。（六）评标1.组建评标委员会，评标委员会由公司/组织内部相关人员和外部专家组成。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。3.评标过程中可要求投标人进行澄清或答疑。4.评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人。（七）定标1.招标采购管理委员会根据评标委员会的推荐意见，确定中标人。2.向中标人发出中标通知书，并通知未中标人。（八）合同签订1.招标采购部门与中标人签订合同，明确双方的权利和义务。2.合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。3.合同签订后，报财务部门、法务部门备案。（九）验收1.需求部门按照合同要求对采购项目进行验收。2.验收合格后，出具验收报告。3.财务部门根据验收报告和合同约定支付货款。四、招标采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商/承包商较多的项目。2.流程：按照上述招标采购流程进行操作。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商/承包商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.流程：招标采购部门根据项目特点，确定邀请的供应商/承包商名单。向被邀请的供应商/承包商发出邀请函，说明采购项目的要求和投标事项。被邀请的供应商/承包商按照要求编制投标文件，参与投标。后续流程与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.流程：成立谈判小组，谈判小组由三人以上单数组成。制定谈判文件，明确谈判程序、内容、要求等。确定邀请参加谈判的供应商/承包商名单，向其发出谈判邀请。谈判小组与供应商/承包商进行谈判，要求其进行报价和方案阐述。根据谈判情况，确定成交供应商/承包商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商/承包商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商/承包商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商/承包商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.流程：需求部门提出单一来源采购申请，说明理由。招标采购部门进行审核，并报招标采购管理委员会审批。与供应商/承包商进行协商，确定采购价格和条款。签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.流程：招标采购部门向多家供应商/承包商发出询价单，要求其提供报价。对供应商/承包商的报价进行比较，选择价格合理、质量可靠的供应商/承包商。签订采购合同。五、招标采购文件管理（一）文件编制要求1.招标文件应符合法律法规和行业标准的要求，内容完整、准确、清晰。2.投标文件应按照招标文件的要求编制，提供真实、有效的资料。（二）文件审核与批准1.招标文件编制完成后，由招标采购部门负责人审核，报招标采购管理委员会批准。2.投标文件接收后，由专人进行初步审核，检查其完整性和符合性。（三）文件归档与保管1.招标采购过程中产生的文件资料，包括招标文件、投标文件、评标报告、合同等，应及时整理归档。2.建立专门的档案管理制度，明确档案保管期限和查阅程序。六、供应商/承包商管理（一）供应商/承包商准入1.建立供应商/承包商准入标准，包括资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.供应商/承包商申请准入时，应提交相关证明材料，招标采购部门进行审核。3.审核通过的供应商/承包商纳入供应商/承包商数据库。（二）供应商/承包商评价与考核1.定期对供应商/承包商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。2.根据评价结果，对供应商/承包商进行分级管理，对于表现优秀的给予奖励，对于不合格的进行淘汰。（三）供应商/承包商动态管理1.及时更新供应商/承包商数据库中的信息，包括联系方式、经营范围、业绩等。2.关注供应商/承包商的经营状况和市场动态，及时调整合作策略。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购文件的合法性、采购合同的履行情况等。2.招标采购管理委员会对重大招标采购项目进行全程监督。（二）外部监督1.接受相关政府部门、行业协会等的监督检查。2.对供应商/承包商的投诉和举报进行及时处理。八、违规处理（一）对违规行为的界定1.供应商/承包商在招标采购过程中存在提供虚假资料、串通投标、行贿受贿等行为。2.公司/组织内部人员在招标采购过程中存在泄露机密、违规操作、谋取私利等