高校开会制度规范要求

PAGE高校开会制度规范要求一、总则（一）目的为了规范高校会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性和执行的有效性，特制定本制度规范要求。（二）适用范围本制度适用于学校各级各类会议，包括党委会、校长办公会、中层干部会议、教职工大会、专题研讨会、工作协调会等。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议质量，避免形式主义。2.实事求是原则：会议内容要真实、准确、客观，注重解决实际问题。3.民主集中原则：充分发扬民主，广泛听取意见，按照民主集中制原则进行决策。4.严格保密原则：涉及学校机密的会议内容，要严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、会议组织与安排（一）会议计划1.年度会议计划：各部门应在每年年初制定本部门年度会议计划，明确会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、预计时长等信息，报学校办公室汇总审核。2.临时会议计划：因工作需要临时召开的会议，由主办部门填写《临时会议申请表》，说明会议原因、时间、地点、参会人员、会议内容等，经分管领导审批后，报学校办公室备案。（二）会议通知1.通知内容：会议通知应包括会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、要求等信息。重要会议应附会议议程、相关材料等。2.通知方式：根据会议性质和参会人员范围，可采用书面通知、电子邮件、短信、电话等方式发送通知。确保参会人员能够及时收到通知。3.通知时间：一般会议应提前[X]个工作日通知参会人员；重要会议应提前[X]个工作日通知参会人员，并预留足够的时间让参会人员准备相关材料。（三）会议准备1.会议材料准备：主办部门应根据会议内容，准备好相关会议材料，如汇报材料、文件草案、数据资料等。材料应内容准确、逻辑清晰、格式规范。2.会议场地布置：学校办公室负责根据会议规模和要求，安排合适的会议场地，并进行必要的布置，如摆放桌椅、音响设备、投影仪、茶水等。3.会议设备调试：技术部门应提前对会议所需的音响、灯光、投影仪、视频会议系统等设备进行调试，确保设备正常运行。（四）会议签到1.签到方式：会议签到可采用纸质签到、电子签到等方式。重要会议应进行严格签到，确保参会人员按时参会。2.签到记录：会议工作人员应做好签到记录，记录参会人员姓名、部门、职务等信息，以备查考。三、会议主持与发言（一）会议主持1.主持人职责：会议主持人应熟悉会议议程和内容，掌握会议节奏，引导会议顺利进行。负责组织参会人员发言、讨论，协调各方意见，归纳总结会议要点，形成会议决议。2.主持人要求：主持人应具备较强的组织协调能力、沟通能力和应变能力，能够公正、客观地对待各方意见，确保会议氛围融洽、高效。（二）会议发言1.发言准备：参会人员应提前做好发言准备，熟悉发言内容，确保发言主题明确、观点清晰、论据充分。2.发言顺序：会议发言应按照预定的议程顺序进行，一般先由汇报人汇报工作进展、存在问题及下一步工作计划，然后参会人员进行讨论发言。3.发言时间：参会人员发言应简洁明了，突出重点，避免冗长、空洞的发言。每次发言时间一般不宜超过[X]分钟，如有特殊情况需要延长发言时间，应经主持人同意。四、会议讨论与决策（一）会议讨论1.讨论原则：会议讨论应充分发扬民主，鼓励参会人员积极发表意见和建议，营造宽松、活跃的讨论氛围。2.讨论方式：会议讨论可采用集中讨论、分组讨论等方式进行。主持人应引导参会人员围绕会议主题展开讨论，避免偏离主题或出现争吵、混乱等情况。3.记录整理：会议工作人员应做好会议讨论记录，记录讨论的主要内容、各方观点及分歧等信息。记录应准确、完整，字迹清晰。（二）会议决策1.决策程序：会议决策应按照民主集中制原则进行，先由参会人员充分发表意见，然后主持人综合各方意见，提出决策建议，经参会人员表决通过后形成会议决议。2.表决方式：会议表决可采用举手、投票等方式进行。表决结果应当场公布，并记录在案。3.决策执行：会议决议形成后，相关部门应按照决议要求认真组织实施，并及时向学校反馈执行情况。学校办公室负责对会议决议的执行情况进行跟踪检查。五、会议纪律与要求（一）参会纪律1.按时参会：参会人员应严格按照会议通知要求的时间和地点准时参会，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参会，应提前向会议主持人请假，并安排合适人员代会。2.遵守秩序：参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话等，以免影响会议正常进行。3.认真听讲：参会人员应认真听取会议内容，做好会议记录，积极参与会议讨论，但不得打断他人发言。（二）保密要求1.保密范围：涉及学校机密的会议内容，如学校发展战略、规划、财务预算、人事任免、重大项目进展等，均属于保密范围。2.保密措施：参会人员应严格遵守保密规定，不得将会议内容泄露给无关人员。会议材料应妥善保管，不得随意丢弃或外传。如需复印、转发会议材料，应经会议主持人同意，并注明来源。六、会议记录与纪要（一）会议记录1.记录内容：会议记录应包括会议名称、时间、地点、参会人员、主持人、记录人、会议议程、发言内容、讨论情况、表决结果、会议决议等信息。2.记录要求：会议记录应真实、准确、完整，字迹清晰，不得随意涂改。记录人应在会议结束后及时整理会议记录，并交会议主持人审核签字。（二）会议纪要1.纪要撰写：会议纪要由学校办公室负责撰写，一般应在会议结束后[X]个工作日内完成。纪要应突出会议重点，概括会议主要内容、讨论结果和会议决议，语言简洁、准确。2.纪要审核：会议纪要初稿完成后，应提交会议主持人审核，经审核修改无误后，报分管领导审批。3.纪要发放：会议纪要经审批后，应及时发放给参会人员及相关部门，并在学校内部网站等平台进行公布，以便存档和查阅。七、会议经费管理（一）经费预算1.预算编制：会议主办部门应根据会议规模、时间、地点等因素，编制会议经费预算，明确会议所需的各项费用，如场地租赁、设备租赁、餐饮、交通、资料印刷等费用。2.预算审批：会议经费预算应报学校财务部门审核，经分管领导审批后执行。（二）经费报销1.报销凭证：会议经费报销应提供合法、有效的报销凭证，如发票、收据等。报销凭证应与会议经费预算相符，注明会议名称、时间、地点、参会人数等信息。2.报销流程：会议结束后，主办部门应及时整理会议经费报销材料，填写报销申请表