本科教学档案室管理制度

PAGE本科教学档案室管理制度一、总则（一）目的本科教学档案室管理制度旨在规范本科教学档案的管理，确保教学档案的完整、准确、系统和安全，为学校教学工作的决策、教学研究、教学评估以及人才培养提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于学校各教学单位、职能部门以及与本科教学相关的各类活动中形成的教学档案的管理。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关法律法规制定，并结合学校本科教学实际情况执行。（四）基本原则1.集中统一管理原则：本科教学档案由学校教学档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：教学档案应如实反映教学活动的全过程，数据准确、内容真实。3.分类科学原则：按照教学档案的形成规律和特点进行科学分类，便于管理和利用。4.安全保密原则：确保教学档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）教学档案室1.负责制定和完善本科教学档案室管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本科教学档案，接收、整理、保管、统计和提供利用教学档案。3.对各教学单位和职能部门的教学档案管理工作进行指导、监督和检查。4.开展教学档案信息化建设，推进档案信息资源的共享和利用。（二）各教学单位1.设立兼职档案员，负责本单位教学档案的收集、整理、移交等工作。2.按照学校教学档案室的要求，定期将本单位的教学档案移交至教学档案室。3.配合教学档案室做好教学档案的管理和利用工作。（三）职能部门1.明确本部门在本科教学档案管理中的职责，负责本部门形成的教学档案的整理和归档。2.协助教学档案室做好相关教学档案的收集、整理和利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学计划、教学大纲、课程标准等教学文件。2.教师教学日历、教案、讲稿、课件等教学材料。3.学生学籍档案，包括入学登记表、成绩单、毕业登记表等。4.教学任务书、课程表、考试安排等教学管理文件。5.教学实践环节相关材料，如实习计划、实习报告、毕业设计（论文）等。6.教学评估、教学检查、教学质量监控等方面的文件和材料。7.教师教学成果、学生竞赛获奖等材料。8.其他与本科教学相关的文件和材料。（二）收集要求1.各教学单位和职能部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的教学档案，并确保档案的齐全、完整。2.教学档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对电子文件应进行规范整理，确保其真实、完整、可用，并与纸质文件同步归档。（三）整理方法1.教学档案按照年度、类别进行分类整理。2.每一类档案应按照形成时间顺序排列，编写页码，并编制目录。3.电子文件应按照相关标准进行命名和分类存储，建立电子档案数据库。四、档案的保管（一）保管条件1.教学档案室应具备适宜的保管环境，保持温度、湿度相对稳定，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度调节设备等。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案盒、档案袋进行装具，确保档案的安全存放。2.档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）保管期限教学档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映学校主要教学活动和历史面貌，对学校教学工作有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对学校教学工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对学校教学工作有参考价值的档案，保管期限为1年至15年。（四）档案清查1.教学档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账物相符。2.清查过程中发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应措施进行处理，并做好记录。五、档案的利用（一）利用范围1.学校内部教学管理、教学研究、教学评估等工作需要查阅教学档案的。2.教师开展教学活动，如备课、教学研究、编写教材等需要查阅教学档案的。3.学生查询本人学籍档案、成绩等相关信息的。4.其他经学校批准需要查阅教学档案的情况。（二）利用手续1.校内人员查阅教学档案，需填写《教学档案查阅申请表》，经所在单位负责人签字同意后，到教学档案室查阅。2.校外单位或个人查阅教学档案，需持单位介绍信，填写《教学档案查阅申请表》，经学校主管领导签字同意后，方可查阅。3.查阅档案时，应在教学档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经教学档案室同意，并按规定办理相关手续。（三）利用登记教学档案室应建立档案利用登记制度，对查阅档案的时间、内容、利用者等信息进行详细登记，以便统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.教学档案室应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由教学档案室负责人、相关教学单位和职能部门的代表组成。2.鉴定小组按照档案保管期限的规定，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对拟销毁的档案，应编制《教学档案销毁清册》，详细列出档案的类别、年度、题名、保管期限等信息。2.《教学档案销毁清册》经档案鉴定小组组长审核签字后，报学校主管领导审批。3.经批准销毁的档案，应在指定地点由两人以上监督销毁，并在销毁清册上签字确认。4.销毁电子档案时，应确保存储介质彻底销毁，防止数据恢复。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的本科教学档案信息化管理系统，实现教学档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高教学档案管理的效率和水平，方便档案的查阅和利用，促进档案信息资源的共享。（二）数据录入与维护1.按照档案整理的要求，将纸质档案的相关信息录入教学档案信息化管理系统，确保数据的准确、完整。2.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。同时，及时更新和维护档案信息，确保数据的时效性。（三）系统安全管理1.加强教学档案信息化管理系统的安全