旅游档案管理制度

PAGE旅游档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司旅游档案管理，确保旅游档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥旅游档案在公司经营管理、旅游业务开展以及客户服务等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及旅游业务的所有部门及员工，包括但不限于旅游策划、行程安排、客户接待、供应商管理等相关工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门或指定专人负责旅游档案的集中管理，确保各类旅游档案资料的完整性和系统性。2.真实性与准确性原则旅游档案应如实反映旅游业务活动的全过程，保证档案内容真实可靠，数据准确无误。3.分类科学与便于利用原则按照旅游业务的特点和档案内容的性质进行科学分类，便于档案的整理、存储、检索和利用，提高工作效率。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全防护措施，确保旅游档案的安全，防止档案信息的泄露。二、旅游档案的分类与编号（一）分类1.客户档案客户基本信息：包括客户姓名、性别、年龄、联系方式、职业、地址等。旅游需求记录：客户对旅游目的地、行程安排、旅游项目、预算等方面的需求和期望。旅游订单及合同：与客户签订的旅游订单、合同文本，包括订单编号、签订日期、服务内容、价格、付款方式、违约责任等条款。客户反馈与评价：客户在旅游过程中及结束后的反馈意见、评价信息，包括满意度调查结果、投诉处理记录等。2.行程档案行程策划资料：根据客户需求制定的旅游行程策划方案，包括行程线路、景点介绍、交通安排、住宿餐饮预订、活动安排等详细内容。行程执行记录：在旅游行程执行过程中产生的各类记录，如每日行程安排、实际交通情况、住宿情况、景点游览记录、导游日志等。行程变更记录：因各种原因导致行程变更的相关文件，包括变更申请、审批文件、变更后的行程安排等。3.供应商档案供应商基本信息：供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书等。合作协议与合同：与供应商签订的合作协议、采购合同等，明确双方的权利义务、服务标准、价格条款、结算方式等内容。供应商评估记录：对供应商的服务质量、信誉状况、合作表现等进行评估的记录，包括定期评估报告、临时评估记录等。供应商往来文件：与供应商之间的沟通函件、业务往来文件等，如询价单、报价单、订单确认函、催款函等。4.财务档案旅游费用明细：各项旅游业务的费用支出明细，包括交通费用、住宿费用、餐饮费用、门票费用、导游费用、其他杂费等，以及对应的发票、收据等凭证。客户付款记录：客户的付款方式、付款时间、付款金额等记录，与旅游订单及合同相对应。财务报表：与旅游业务相关的财务报表，如收入报表、成本报表、利润报表等，反映旅游业务的财务状况和经营成果。5.市场推广档案旅游产品宣传资料：公司制作的各类旅游产品宣传册、海报、宣传单页、电子宣传资料等，用于推广旅游产品和吸引客户。市场活动记录：参加的各类旅游展会、促销活动、客户见面会等市场活动的策划方案、活动总结、参会人员名单、活动照片、视频等资料。市场调研资料：对旅游市场动态、竞争对手情况、客户需求变化等进行调研的相关资料，包括调研报告、调查问卷、访谈记录等。（二）编号1.编号规则旅游档案编号采用“分类代码+年份+流水号”的形式，确保每个档案编号的唯一性。分类代码：根据上述旅游档案分类，分别用两位字母表示，例如“KH”表示客户档案，“XC”表示行程档案，“GS”表示供应商档案，“CW”表示财务档案，“SC”表示市场推广档案。年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。2.编号示例例如，客户档案中2023年形成的第一份档案编号为“KH2023001”；行程档案中2022年形成的第15份档案编号为“XC2022015”。三、旅游档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门及员工应在旅游业务活动结束后及时将相关档案资料收集齐全，确保档案内容完整无缺。2.对于涉及多个部门或环节的旅游业务，相关部门应密切配合，共同做好档案资料的收集工作，避免出现资料遗漏或重复收集的情况。3.收集的档案资料应包括纸质文件、电子文档、照片、视频、音频等各种形式，确保档案信息的全面性。（二）整理方法1.按照旅游档案的分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.每份档案资料应进行编号，并在档案首页或封面标注档案编号、档案名称、日期、来源等基本信息。3.对于纸质档案，应按照顺序进行排列，去除无关的附件和空白页，确保档案内容清晰、整齐。4.对于电子文档，应按照分类建立文件夹，并以档案编号命名文件，同时确保文件格式规范、易于识别和检索。5.照片、视频、音频等资料应进行标注说明，包括拍摄时间、地点、人物、事件等关键信息，并与相关的文字档案建立关联。四、旅游档案的归档与存储（一）归档流程1.档案整理完成后，由档案整理人员填写《旅游档案归档登记表》，详细记录档案编号、名称、日期、来源、整理人等信息。。2.将档案资料移交至档案管理部门或指定专人进行审核，审核通过后办理归档手续。3.档案管理部门按照档案分类和编号顺序，将归档的档案资料放入相应的档案柜或存储设备中，并建立档案索引目录，便于查找和管理。（二）存储方式1.纸质档案存储设立专门的档案库房，配备必要的档案柜、货架、防潮、防虫、防火、防盗等设施，确保纸质档案的安全存储。档案应按照分类存放，不同类别档案之间应设置明显的标识，便于快速查找。定期对纸质档案进行盘点和清查，确保档案数量准确、存放位置正确。2.电子档案存储采用专用的电子档案管理系统或服务器存储电子档案，确保电子档案的存储安全和数据备份。对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引目录，同时为每份电子档案添加元数据信息，便于检索和利用。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.特殊载体档案存储照片、视频、音频等特殊载体档案应按照相关标准进行整理和存储，确保档案的质量和可读性。对于重要的特殊载体档案，应进行数字化处理，并与电子档案一并存储管理，同时保留原始载体作为备份。五、旅游档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅旅游档案的，应填写《旅游档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或重要客户信息的旅游档案，查阅申请人应提前向公司保密管理部门报备，经保密管理部门批准后方可查阅。3.公司高层管理人员因工作需要查阅旅游档案的，可直接到档案管理部门查阅，但应在查阅记录上签字确认。（二）查阅流程1.申请人填写《旅游档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.审批通过后，申请人持申请表到档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理部门工作人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案资料，同时做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理部门工作人员核对无误后，在查阅申请表上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅旅游档案的，应填写《旅游档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.涉及公司机密或重要客户信息的旅游档案，借阅申请人应提前向公司保密管理部门报备，经保密管理部门批准后方可借阅。3.公司高层管理人员因工作需要借阅旅游档案的，可直接到档案管理部门借阅，但应在借阅记录上签字确认。（四）借阅流程1.申请人填写《旅游档案借阅申请表》，提交所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。审批通过后，申请人持申请表到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门工作人员根据申请表提供的信息开具《旅游档案借阅清单》，注明档案名称、编号、借阅期限等信息，并与借阅人共同清点档案资料数量。3.借阅人在《旅游档案借阅清单》上签字确认后，档案管理部门工作人员将档案资料交予借阅人，并提醒借阅人遵守借阅规定。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期借阅，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。5.借阅人归还档案资料时，档案管理部门工作人员应认真核对档案资料的数量和完整性，确认无误后在《旅游档案借阅清单》上签字注销借阅记录。六、旅游档案的保管期限与鉴定销毁（一）保管期限1.旅游档案的保管期限根据档案的重要性和性质分为永久、长期和短期三种。永久保管：涉及公司核心业务、重要客户信息、重大决策等具有长期保存价值的档案，如公司与重要客户签订的长期合作协议、重大旅游项目的策划与执行档案等。长期保管：保存期限在10年以上（含10年）的档案，如一般客户档案、常规旅游行程档案、重要供应商合作档案等。短期保管：保存期限在10年以下的档案，如一般性的市场推广资料、临时性的旅游业务文件等。2.具体档案的保管期限由档案管理部门根据档案分类和实际情况进行确定，并在档案整理和归档时明确标注。（二）鉴定销毁1.档案管理部门应定期对已到保管期限的旅游档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员共同参与，对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、历史价值、现实利用价值等因素进行综合评估。3.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《旅游档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，方可进行销毁。4.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人等信息，并由监销人签字确认。5.对于涉及公司机密或重要客户信息的档案，销毁前应进行特殊处理，确保信息安全。七、旅游档案的保密与安全管理（一）保密措施1.严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对旅游档案中涉及的公司机密、客户信息等予以严格保密。2.档案管理部门应与档案管理人员签订保密协议，明确保密责任和义务，加强对档案管理人员的保密教育和培训。3.设立专门的档案查阅和借阅场所，限制无关人员进入，确保档案查阅和借阅过程的安全。4.对涉及保密内容的档案，应在档案封面或首页标注“机密”、“秘密”等字样，并采取相应的保密措施，如加密存储、限制查阅范围等。5.在档案的传递、交接过程中，应确保档案的安全，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。2.建立档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案管理人员的安全教育和培训，提高安全意识和应急处理能力。3.定期对档案进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。如发现档案丢失、损坏、被盗等情况，应立即采取