各部门报销规范制度

PAGE各部门报销规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司各部门的费用报销行为，确保公司财务支出的合理性、合法性和透明度，加强财务管理，提高资金使用效益，保障公司正常运营。2.适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员等。3.基本原则真实性原则：报销费用必须真实发生，严禁虚报、假报费用。合理性原则：费用报销应符合公司业务实际需要，遵循合理、必要的原则，杜绝不合理开支。合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规及公司相关规定，所有报销凭证应合法有效。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期报销。二、报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请单。费用申请单应详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并经部门负责人审批。对于预算内的常规费用支出，可简化申请流程，但仍需在发生前向部门负责人报备；对于预算外或重大费用支出，需提前提交专项费用申请报告，经公司管理层审批后方可执行。2.费用报销费用发生后，员工应及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按要求粘贴在报销单上。报销凭证应真实、合法、有效，内容完整，字迹清晰，印章齐全。员工填写报销单，详细注明报销日期、部门、姓名、报销项目、金额等信息，并在报销单上签字确认。将报销单及相关凭证提交给部门负责人进行初审。部门负责人应审核费用的真实性、合理性及必要性，对不符合规定的报销申请予以退回，并说明理由。3.财务审核部门初审通过后的报销单提交至财务部门。财务人员对报销凭证的真实性、合法性、完整性及报销金额的准确性进行审核。财务审核主要包括以下内容：报销凭证是否符合国家法律法规及公司规定，发票是否为正规发票，发票内容与报销项目是否相符，发票金额是否与报销金额一致，发票是否加盖发票专用章等。费用报销是否符合公司预算安排，是否在规定的报销标准范围内。报销单填写是否规范，签字是否齐全。对于审核不通过的报销申请，财务人员应及时通知报销人，并说明原因，要求其补充或更正相关资料。4.审批签字经财务审核通过的报销单，根据公司审批权限规定，依次提交各级领导审批签字。一般费用报销审批流程为：部门负责人初审签字后，由财务负责人审核签字，最后报公司总经理审批签字。对于重大费用支出或超出一定金额的报销，需经公司管理层集体审议通过。5.报销支付审批签字完成后，报销单交回财务部门。财务人员根据公司资金安排及审批结果，及时办理报销支付手续。报销支付方式包括现金支付、银行转账等。对于符合现金支付条件的报销，财务人员将以现金形式支付给报销人；对于不符合现金支付条件或金额较大的报销，将通过银行转账方式支付到报销人指定的银行账户。三、报销标准1.差旅费交通费用员工因公务出差乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，应根据公司规定的标准选择合适的舱位或座位等级。具体标准如下：飞机：根据出差目的地及紧急程度，可乘坐经济舱、公务舱或头等舱。一般情况下，乘坐经济舱；因工作需要且经公司领导批准，可乘坐公务舱或头等舱。火车：长途出差可乘坐软卧、硬卧或硬座，具体标准根据出差时长及工作需要确定。原则上，连续乘车超过6小时的，可乘坐硬卧；特殊情况需乘坐软卧的，需经部门负责人批准。轮船：根据出差行程及工作需要选择相应舱位。乘坐飞机、火车、轮船等交通工具产生的退票费、改签费等，如因公司工作安排调整导致的，经部门负责人及财务负责人审核后可予以报销；如因个人原因导致的，由个人承担。市内交通费用：员工在出差地市内因公务活动乘坐出租车、公交车、地铁等交通工具产生的费用，凭有效票据实报销。乘坐出租车时，应在发票上注明起止地点及事由。住宿费用员工出差期间的住宿费用标准根据出差目的地及职级确定。具体标准如下：一线城市及经济发达地区：一般员工住宿标准为[X]元/天，部门主管住宿标准为[X]元/天，部门经理住宿标准为[X]元/天，公司高层管理人员住宿标准为[X]元/天。二线城市及中等发达地区：一般员工住宿标准为[X]元/天，部门主管住宿标准为[X]元/天，部门经理住宿标准为[X]元/天，公司高层管理人员住宿标准为[X]元/天。三线城市及以下地区：一般员工住宿标准为[X]元/天，部门主管住宿标准为[X]元/天，部门经理住宿标准为[X]元/天，公司高层管理人员住宿标准为[X]元/天。同性员工两人以上一同出差的，应根据实际情况安排合住，如需单独住宿，需经部门负责人批准，并按相应标准报销。住宿费用应凭正规发票报销，发票上应注明住宿日期、住宿人数、房间单价等信息。餐饮补贴员工出差期间的餐饮补贴按照出差自然天数计算，标准为[X]元/天。餐饮补贴已包含在住宿费用标准内的地区，不再另行发放餐饮补贴。餐饮补贴无需提供发票，直接在报销单中注明出差天数及补贴金额即可。2.业务招待费业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用支出。业务招待费应遵循必要性、合理性、适度性原则，严格控制支出规模。业务招待费报销时，应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间、金额等信息，并附上相应的发票、消费清单等凭证。业务招待费的报销标准如下：单次招待费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次招待费用在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后报财务负责人审批；单次招待费用超过[X]元的，需经公司总经理审批。全年业务招待费总额不得超过公司当年销售（营业）收入的[X]%，且应在预算范围内支出。3.办公用品及设备购置费用办公用品及设备购置应遵循勤俭节约、按需购置的原则，严格控制费用支出。各部门应根据工作实际需要，制定办公用品及设备购置计划，并报公司行政部门备案。办公用品及设备购置费用报销时，应提供正规发票、购物清单、验收单等凭证。发票上应注明商品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。对于单价在[X]元以下的办公用品，可凭发票直接报销；对于单价在[X]元以上的办公用品及设备，应作为固定资产进行管理，按照公司固定资产管理制度进行采购、验收、入账、折旧等处理。4.通讯费用公司根据员工工作岗位及业务需要，制定通讯费用补贴标准。通讯费用补贴标准分为固定补贴和按实报销两种方式。固定补贴方式：对于部分岗位员工，公司给予每月固定通讯费用补贴，补贴标准为[X]元/月。补贴费用无需提供发票，直接在工资中发放，不再另行报销通讯费用。按实报销方式：对于因工作需要使用个人手机或其他通讯工具产生的通讯费用，员工凭正规发票实报销。报销时应注明通讯费用所属期间、通讯号码及用途等信息。通讯费用报销应符合公司通讯费用管理规定，不得报销与工作无关的通讯费用。四、报销凭证要求1.发票发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应真实、完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整，与销售方名称一致。发票专用章应符合国家税务总局规定的样式和规格。发票开具日期应在费用发生日期之后，且发票开具时间与报销时间间隔不得过长。对于跨年发票，除特殊情况外，原则上不予报销。发票如有涂改、挖补、刮擦等情况，应视为无效发票，不得作为报销凭证。2.收据除发票外，部分费用支出可使用财政部门监制的收据作为报销凭证。收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，内容应包括收款单位名称、收款日期、付款单位名称、收款项目、金额等信息。对于行政事业性收费、政府性基金等非税收入，应取得财政监制的收据；对于企业间往来款项、经营性收费等，应取得税务发票。3.清单对于购买商品或接受服务较多、发票无法详细注明的，应提供相应的购物清单或服务清单。清单应加盖销售方公章或发票专用章，并注明商品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。清单内容应与发票内容相符，如发票开具内容为“办公用品一批”，则清单应详细列出所购办公用品的具体名称、数量、单价等信息。4.其他凭证根据费用性质及实际情况，可能还需要提供其他相关凭证，如合同协议、出差审批单、培训通知、会议通知等。这些凭证应与报销费用相关，能够证明费用发生的真实性、合理性及必要性。凭证应真实、有效，内容完整，字迹清晰，印章齐全。如有复印件作为报销凭证的，应注明“与原件相符”字样，并由提供复印件的单位或个人签字盖章确认。五、报销审批权限1.一般费用报销审批权限单次报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批签字后，报财务负责人审核签字，即可报销。单次报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人初审签字后报财务负责人审核签字，最后报公司总经理审批签字。单次报销金额超过[X]元的，需经公司管理层集体审议通过。2.特殊费用报销审批权限对于涉及重大项目、专项费用、对外投资等特殊费用报销，无论金额大小，均需经公司董事会或股东会审批通过。在审批过程中，应严格按照公司相关决策程序进行，确保费用支出符合公司战略规划和发展需要。3.审批流程简化情况在紧急情况下，如因突发事件导致需要立即支付费用的，可由部门负责人电话请示公司领导同意后先行支付，待事后及时补办报销审批手续。对于日常小额、频繁发生的费用报销，如市内交通费、通讯费等，可根据公司实际情况，适当简化审批流程，但仍需遵循真实性、合理性、合规性原则。六、报销时间规定1.日常费用报销时间员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续。对于每月集中报销的费用，如差旅费、业务招待费等，应在每月[X]日前提交报销申请，逾期将不予受理。财务部门在收到报销单后，应在[X]个工作日内完成审核工作。对于审核通过的报销单，应及时提交各级领导审批签字；对于审核不通过的报销单，应及时通知报销人补充或更正相关资料。各级领导应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批签字。如遇特殊情况无法及时审批的，应向财务部门说明原因，并告知预计审批时间。2.年度费用报销时间每年[X]月[X]日前，员工应完成上一年度所有费用的报销工作。逾期未报销的费用，原则上不再受理，但因特殊原因经公司领导批准的除外。财务部门应在年度结束后的[X]个工作日内，对全年费用报销情况进行清理和核对，确保费用支出准确无误，并编制年度费用报销情况报告，提交公司管理层审阅。七、违规处理1.虚报、假报费用对于虚报、假报费用的行为，一经查实，公司将追回已报销的费用，并对报销人处以虚报金额[X]倍的罚款。同时，公司将视情节轻重，给予报销人警告、记过、降职、撤职等纪律处分；对于因虚报、假报费用给公司造成经济损失的，报销人应承担相应的赔偿责任。如涉及违法犯罪行为的，公司将依法移送司法机关处理。2.审批把关不严部门负责人或各级审批领导对报销申请审核把关不严，导致不符合规定的费用报销的，公司将对相关责任人进行批评教育，并要求其承担相应的管理责任。如因审批把关不严给公司造成经济损失的，相关责任人应根据损失情况承担一定比例的赔偿责任。3.其他违规行为对