赠品管理规范与制度

PAGE赠品管理规范与制度一、总则（一）目的为加强公司赠品管理，规范赠品的采购、发放、使用等流程，确保赠品的合理使用和有效管理，提升公司品牌形象，特制定本规范与制度。（二）适用范围本规范与制度适用于公司所有涉及赠品的活动及相关业务，包括但不限于市场营销活动、客户回馈活动、合作伙伴奖励等。（三）基本原则1.合法性原则：赠品管理活动必须符合国家法律法规及行业标准要求，确保赠品来源合法、质量合格，避免任何违法违规行为。2.合理性原则：赠品的选择、采购、发放等应基于公司业务目标和实际需求，具有合理性和必要性，避免过度浪费和不合理支出。3.公平性原则：在赠品发放过程中，应确保公平公正，避免歧视或偏袒特定客户或群体，保证所有符合条件的对象都有平等获得赠品的机会。4.规范性原则：严格按照规定的流程和标准进行赠品管理，确保各项操作规范、有序，提高管理效率和透明度。二、赠品采购管理（一）采购计划制定1.根据公司业务活动安排和市场推广需求，由相关部门提前制定赠品采购计划。采购计划应明确赠品的种类、数量、预算、采购时间等详细信息。2.采购计划需经部门负责人审核，报公司管理层审批通过后方可实施。（二）供应商选择1.建立合格供应商名录，优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理且能提供优质售后服务的供应商。2.采购人员应通过多种渠道收集供应商信息，进行综合评估和比较，选择至少三家供应商进行询价、报价和谈判。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（三）采购流程1.采购人员根据审批后的采购计划，向供应商发送采购订单，明确采购要求和交货时间。2.供应商按照采购订单要求组织生产或备货，并在规定时间内将赠品送达公司指定地点。3.采购人员负责对到货赠品进行验收，检查赠品的数量、规格、质量等是否符合采购合同要求。如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决，并做好记录。（四）采购成本控制1.在采购过程中，采购人员应充分进行市场调研，争取最优惠的采购价格，降低采购成本。2.严格控制采购预算，确保采购支出不超过预算范围。对于超出预算的采购项目，需重新履行审批手续。三、赠品库存管理（一）库存登记1.设立专门的赠品库存台账，详细记录赠品的入库时间、种类、数量、规格、来源等信息。2.库存管理人员应定期对赠品进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符情况，应及时查明原因并进行处理。（二）库存保管1.根据赠品的特性和保管要求，设置合适的存储场所，确保赠品安全存放，避免损坏、变质或丢失。2.对库存赠品进行分类存放，便于管理和查找。同时，做好防潮、防火、防盗等安全措施。（三）库存盘点1.每月末进行一次全面的库存盘点，由库存管理人员、财务人员等共同参与。2.盘点结束后，编制库存盘点报告，详细说明盘点情况，包括账实差异、原因分析及处理建议等。3.对于盘盈或盘亏的赠品，应按照规定的审批程序进行处理，调整库存台账和财务账目。四、赠品发放管理（一）发放对象确定1.根据公司业务活动目标和赠品发放原则，明确赠品发放对象，如客户、合作伙伴、员工等。2.对于不同的发放对象，制定相应的发放标准和条件，确保发放的公平性和合理性。（二）发放流程1.由相关部门负责收集符合赠品发放条件的对象信息，建立发放名单。2.对发放名单进行审核，确保信息准确无误。审核通过后，将发放名单提交给库存管理人员。3.库存管理人员根据发放名单，按照规定的数量和规格发放赠品，并做好发放记录，包括发放时间、对象、赠品名称、数量等。4.发放过程中，应要求领取赠品的对象签字确认，确保发放记录真实有效。（三）发放方式1.现场发放：适用于公司举办的各类活动现场，如促销活动、展会等，由工作人员直接将赠品发放给客户。2.邮寄发放：对于不便现场领取的客户或合作伙伴，可通过邮寄方式发放赠品。在邮寄前，应确保赠品包装完好，并准确填写收件人信息。3.电子兑换：对于一些数字化赠品，如电子优惠券、虚拟礼品等，可通过公司指定的电子平台进行兑换发放。客户或合作伙伴需按照规定的流程进行操作，完成赠品兑换。五、赠品使用管理（一）使用目的明确1.在开展与赠品相关的活动前，应明确赠品的使用目的，如提升品牌知名度、促进产品销售、增强客户忠诚度等。2.确保赠品的使用与公司业务目标紧密结合，能够有效支持活动的开展和业务的推进。（二）使用范围规定1.明确赠品的使用范围，仅限于公司规定的业务活动和相关场景，不得挪作他用。2.在使用赠品时，应严格按照活动方案和规定的方式进行，确保赠品的使用效果和安全性。（三）使用监督1.相关部门应加强对赠品使用过程的监督，确保赠品按照规定的用途和方式使用。2.对于在赠品使用过程中出现的违规行为，应及时制止并进行纠正，同时追究相关人员的责任。六、赠品财务管理（一）预算编制1.在制定赠品采购计划时，应同时编制赠品财务预算，明确各项赠品活动的费用支出。2.赠品财务预算需经财务部门审核，报公司管理层审批通过后纳入公司整体预算管理。（二）账务处理1.财务部门应按照会计准则和相关规定，对赠品采购、发放、使用等业务进行准确的账务处理，确保财务数据真实、完整。2.对于赠品的采购成本，应及时进行核算和入账；对于赠品的发放，应按照实际发放情况记录相关费用支出；对于赠品使用过程中涉及的其他费用，如活动策划费用、宣传费用等，也应合理归集和分摊。（三）财务审计1.定期对赠品管理的财务情况进行审计，检查财务制度的执行情况、账务处理的准确性、费用支出的合理性等。2.审计部门应出具审计报告，针对审计发现的问题提出整改建议，并督促相关部门进行整改。七、信息管理与档案保存（一）信息收集与整理1.收集与赠品管理相关的各类信息，包括采购合同、供应商资料、发放名单、库存记录、活动方案等。2.对收集到的信息进行整理和分类，建立完善的信息档案库，便于查询和使用。（二）档案保存期限1.按照国家法律法规和公司档案管理规定，确定赠品管理相关档案的保存期限。2.一般情况下，采购合同、发放名单、库存记录等重要档案应保存[X]年以上，以备后续查询和审计使用。（三）档案保管与查阅1.设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案安全存放。2.严格档案查阅制度，未经授权人员不得查阅档案。因工作需要查阅档案的，应履行相应的审批手续，并做好查阅记录。八、监督与考核（一）监督机制1.建立健全赠品管理监督机制，由公司内部审计部门、监察部门等负责对赠品管理活动进行定期或不定期的监督检查。2.监督检查内容包括采购流程的合规性、库存管理的准确性、发放过程的公正性、使用管理的规范性以及财务管理的真实性等方面。（二）违规处理1.对于在赠品管理过程中发现的违规行为，如采购舞弊、库存丢失、发放不公、挪用赠品等，应视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚措施包括警告、罚款、降职、辞退等，同时要求违规人员承担相应的经济赔偿责任。构成违法犯罪的，依法移送司法机关处理。（三）考核指标1.制定赠品管理考核指标体系，对相关部门和人员的赠品管理工作进行量化考核。2.考核指标可包括采购成本控制、库存准确率、发放及时率、客户满意度等方面，确保赠品管理工作的质量和效果。（四）考核结果应用1.将考核结果与部门和个人的绩效挂钩，作为绩效奖金发放、晋升、评优等的重要依据。2.对于赠品管理工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖