报销规范制度及流程

PAGE报销规范制度及流程一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，确保公司资金的合理使用，保障公司和员工的合法权益，特制定本报销规范制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：报销费用应符合公司的相关规定和业务实际需要，不得虚报、滥报。3.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，不得拖延。4.分级审批原则：根据报销金额的大小，实行分级审批制度，确保审批流程的规范和严谨。二、报销范围（一）差旅费1.交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、轮船票等公共交通工具的票价及相关附加费用。2.住宿费用：因出差需要在外地住宿产生的费用，需提供正规的住宿发票。3.餐饮补贴：按照公司规定的标准给予的出差期间的餐饮补贴。4.市内交通费用：出差期间在市内因工作需要乘坐出租车、地铁、公交车等产生的费用。（二）业务招待费1.招待客户的餐饮费用：因业务需要招待客户而发生的餐饮支出，需注明招待对象、事由等信息。2.礼品费用：赠送客户的礼品费用，应提供相应的发票和礼品清单。3.娱乐费用：经公司批准用于招待客户的娱乐活动费用，如KTV、高尔夫球等，需提供相关发票和消费明细。（三）办公用品及设备购置费用1.办公文具：如纸张、笔、文件夹、笔记本等日常办公所需的文具用品。2.办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的购置费用。3.办公家具：办公桌、办公椅、文件柜等办公家具的购置费用。（四）通讯费用1.手机话费：员工因工作需要使用手机产生的话费，按照公司规定的标准给予报销。2.固定电话费用：公司办公场所的固定电话费用。（五）培训费用1.参加外部培训课程的费用：经公司批准参加与工作相关的外部培训课程所支付的学费、教材费、住宿费等。2.内部培训费用：公司组织内部培训所产生的培训资料费、讲师费用等。（六）会议费用1.会议场地租赁费用：召开会议所需的场地租赁费用。2.会议设备租赁费用：如投影仪、音响设备等会议设备的租赁费用。3.会议资料印刷费用：会议所需的资料印刷费用。4.参会人员的餐饮和住宿费用：因会议需要安排参会人员的餐饮和住宿所产生的费用。（七）其他费用1.因公产生的邮寄费用：如快递费、挂号费等。2.因工作需要支付的咨询费用：如法律咨询、财务咨询等费用。3.经公司批准的其他与工作相关且合理的费用。三、报销凭证要求（一）发票1.报销必须提供合法有效的发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票应加盖销售方的发票专用章，印章清晰、完整。3.发票内容应与实际业务相符，不得开具虚假发票或与业务无关的发票。（二）收据1.对于确实无法取得发票的情况，可使用收据作为报销凭证，但收据应符合以下要求：收据应加盖收款单位的财务专用章或发票专用章。收据内容应明确收款事由、金额、收款日期等信息。对于金额较大的收据报销，需提供相关的证明材料，如合同、协议等，以证明业务的真实性。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他报销凭证应具备真实性、合法性和有效性，如车票、机票、行程单应能清晰显示出行日期、出发地、目的地、票价等信息；住宿发票应能显示住宿日期、房间号、房价等信息。2.对于自制的报销凭证，如差旅费报销单、费用报销审批表等，应填写完整、准确，并有报销人、审批人等相关人员的签字确认。四、报销流程（一）费用发生员工在经济业务发生时，应按照公司规定的标准和要求进行操作，确保取得合法有效的报销凭证。（二）填写报销单1.员工应根据实际发生的费用情况，填写相应的报销单，报销单应包括以下内容：报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、金额、附件张数等。2.报销单应填写清晰、准确，不得涂改、挖补。如有错误，应重新填写。（三）粘贴附件1.将与报销费用相关的发票、收据、车票、机票、行程单等附件整齐地粘贴在报销单背面，并在附件上注明对应的报销项目。2.附件应粘贴牢固，便于审核和查阅。（四）部门负责人审批1.报销人将填写完整并粘贴好附件的报销单提交给所在部门负责人进行审批。2.部门负责人应根据公司的相关规定和业务实际情况，对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。如同意报销，应签字确认；如不同意报销，应注明原因并退回报销单。（五）财务审核1.部门负责人审批通过后的报销单提交给财务部门进行审核。2.财务人员应重点审核报销凭证的真实性、合法性、有效性，报销金额是否符合公司规定的标准，报销项目是否与公司业务相关等。如审核通过，应签字确认；如发现问题，应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关资料，直至审核通过。（六）分管领导审批1.对于金额较大或重要的报销事项，财务审核通过后，还需提交给分管领导进行审批。2.分管领导应根据公司的整体财务状况和业务发展需要，对报销事项进行综合考虑，并签署审批意见。（七）总经理审批1.对于涉及公司重大决策或高额费用的报销事项，需提交给总经理进行最终审批。2.总经理应从公司战略和整体利益出发，对报销事项进行全面审查，并做出审批决定。（八）报销支付1.经各级领导审批通过后的报销单，由财务部门按照公司的财务制度和支付流程进行报销支付。2.报销支付方式可根据公司实际情况选择现金支付、银行转账等方式。对于通过银行转账支付的报销款项，财务人员应确保收款信息准确无误。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，如遇特殊情况无法及时报销的，应提前向财务部门说明原因，并在情况消除后的[X]个工作日内完成报销。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。对于长期出差的员工，可根据实际情况，按周或按月进行报销，但报销周期最长不得超过[X]个月。（三）其他费用报销对于其他费用的报销时间规定，参照日常费用报销的时间要求执行。如因特殊原因未能按时报销的，需经财务部门同意并说明原因。六、报销标准（一）差旅费标准1.交通费用飞机票：根据出差的目的地、紧急程度等因素，按照公司规定的不同级别舱位标准报销。具体标准如下：一线城市：经济舱全价票以内实报实销。二线城市：经济舱票价的[X]%以内实报实销。三线及以下城市：经济舱票价的[X]%以内实报实销。火车票：根据出差的实际行程，按照相应的票价实报实销。如因特殊情况需要乘坐高铁一等座或动车一等座的，需提前经部门负责人和分管领导批准。汽车票：按照实际票价实报实销。轮船票：根据出差的行程和舱位等级，按照公司规定的标准报销。2.住宿费用一线城市：[X]元/天以内实报实销。二线城市：[X]元/天以内实报实销。三线及以下城市：[X]元/天以内实报实销。如两人及以上一同出差，原则上应合住标准间，如因特殊情况需要单独住宿的，需经部门负责人批准，并按照单人住宿标准报销。3.餐饮补贴一线城市：[X]元/天。二线城市：[X]元/天。三线及以下城市：[X]元/天。餐饮补贴已包含在出差期间的餐饮费用中，不再另行报销餐饮发票。（二）业务招待费标准1.招待客户的餐饮费用单次招待费用在[X]元以内的，由部门负责人审批；单次招待费用在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；单次招待费用超过[X]元的，由总经理审批。招待费用应合理控制，不得铺张浪费，原则上人均费用不得超过[X]元。2.礼品费用因业务需要赠送客户礼品的，应提前制定礼品预算，并报公司领导批准。单次礼品费用在[X]元以内的，由部门负责人审批；单次礼品费用在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；单次礼品费用超过[X]元的，由总经理审批。礼品应选择与公司业务相关且具有一定纪念意义的物品，不得赠送高档奢侈品或现金等。3.娱乐费用经公司批准用于招待客户的娱乐活动费用，应严格控制在预算范围内，并按照公司的相关规定进行审批。单次娱乐费用在[X]元以内的，由部门负责人审批；单次娱乐费用在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；单次娱乐费用超过[X]元的，由总经理审批。（三）办公用品及设备购置费用标准1.办公文具办公文具的购置应根据实际工作需要进行，不得盲目采购。对于金额较小的办公文具，可由部门负责人根据部门实际情况进行审批；对于金额较大的办公文具采购，需报分管领导审批。2.办公设备办公设备的购置应提前进行预算申请，并按照公司的固定资产管理制度进行审批。购置金额在[X]元以内的，由部门负责人和分管领导审批；购置金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导和总经理审批；购置金额超过[X]元的，需经公司董事会批准。3.办公家具办公家具的购置应根据办公场所的实际需求和布局进行规划，购置金额在[X]元以内的，由部门负责人和分管领导审批；购置金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导和总经理审批；购置金额超过[X]元的，需经公司董事会批准。（四）通讯费用标准1.手机话费员工手机话费按照公司规定的标准给予报销，具体标准如下：部门经理及以上级别：[X]元/月。部门主管：[X]元/月。普通员工：[X]元/月。员工应根据实际工作需要合理使用手机，不得因报销话费而过度消费。对于超出报销标准的部分，由员工自行承担。2.固定电话费用公司办公场所的固定电话费用按照实际发生额进行报销，由财务部门统一核算和支付。（五）培训费用标准1.参加外部培训课程的费用经公司批准参加与工作相关的外部培训课程，培训费用在[X]元以内的，由部门负责人审批；培训费用在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；培训费用超过[X]元的，由总经理审批。参加培训应与员工的岗位技能提升和职业发展相关，培训结束后，员工应将培训资料、证书等提交给公司人力资源部门备案。2.内部培训费用公司组织内部培训所产生的培训资料费、讲师费用等，由人力资源部门根据培训计划和预算进行统一安排和报销，无需员工个人办理报销手续。（六）会议费用标准1.会议场地租赁费用会议场地租赁费用应根据会议的规模、地点等因素进行合理安排，单次会议场地租赁费用在[X]元以内的，由部门负责人审批；单次会议场地租赁费用在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；单次会议场地租赁费用超过[X]元的，由总经理审批。2.会议设备租赁费用会议设备租赁费用应根据会议的实际需求进行租赁，单次会议设备租赁费用在[X]元以内的，由部门负责人审批；单次会议设备租赁费用在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；单次会议设备租赁费用超过[X]元的，由总经理审批。3.会议资料印刷费用会议资料印刷费用应根据会议的内容和参会人数进行合理印刷，单次会议资料印刷费用在[X]元以内的，由部门负责人审批；单次会议资料印刷费用在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；单次会议资料印刷费用超过[X]元的，由总经理审批。4.参会人员的餐饮和住宿费用参会人员的餐饮和住宿费用按照差旅费的相关标准进行报销，由会议组织部门负责统一办理报销手续。（七）其他费用标准1.因公产生的邮寄费用因公产生的邮寄费用按照实际发生额进行报销，由部门负责人审批。2.因工作需要支付的咨询费用因工作需要支付的咨询费用，应提前签订咨询合同，并按照合同约定的金额进行支付。咨询费用在[X]元以内的，由部门负责人审批；咨询费用在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；咨询费用超过[X]元的，由总经理审批。3.经公司批准的其他与工作相关且合理的费用对于经公司批准的其他与工作相关且合理的费用，报销标准由公司根据实际情况另行制定，并按照相应的审批流程进行审批。七、报销审批权限（一）部门负责人审批权限1.审批本部门员工单次报销金额在[X]元以内的费用报销。2.对本部门员工的报销事项进行真实性、合理性的初步审核，并签署审批意见。（二）分管领导审批权限1.审批本部门及相关部门员工单次报销金额在[X]元至[X]元之间的费用报销。2.对金额较大或重要的报销事项进行综合审核，并签署审批意见。（三）总经理审批权限1.审批单次报销金额超过[X]元的费用报销。2.对涉及公司重大决策或高额费用的报销事项进行最终审批，并做出决策。八、报销违规处理（一）违规行为界定1.提供虚假报销凭证，如伪造发票、收据等。2.虚报、滥报费用，故意提高报销金额。3.未按照规定的报销流程进行报销，擅自越级审批或不经过审批直接报销。4.将个人费用混入公司报销，如私人购物、娱乐等费用。5.其他违反本报销规范制度及流程的行为。（二）处理措施1.对于发现的报销违规行为，财务部门有权拒绝报销，并将违规情况反馈给相关部门