财务报销规范及制度

PAGE财务报销规范及制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动合法、合规、有序进行，特制定本财务报销规范及制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员以及因工作需要临时为公司提供服务的外部人员。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，反映实际发生的经济业务内容，不得虚报、瞒报、伪造或篡改。2.合理性原则：费用报销应符合公司的经营活动需要，具有合理性和必要性，不得铺张浪费或进行与公司业务无关的支出。3.合规性原则：报销行为必须严格遵守国家法律法规、财务制度以及公司的相关规定，确保报销事项合法合规。4.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，不得拖延。原则上，当月发生的费用应在次月规定时间内报销完毕，超过规定时间的，需经特殊审批方可报销。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应首先填写《费用申请表》，详细注明费用的用途、金额、预计发生时间等信息，并按照公司审批流程提交相关部门负责人审批。2.对于预算内的常规费用，部门负责人应根据工作实际情况进行审批，确保费用支出合理、必要。对于预算外的费用或重大支出项目，需经公司高层领导审批同意后方可执行。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并确保凭证真实、合法、有效。报销凭证应注明费用明细、金额、日期、开票单位等信息，且发票必须加盖发票专用章。2.员工将整理好的报销凭证粘贴在《费用报销单》上，并按照要求填写报销单的各项内容，包括报销日期、报销人姓名、部门、费用明细、金额合计等。同时，在报销单上签字确认，并注明费用所属项目或业务。3.将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证提交给部门负责人进行初审。部门负责人应认真审核报销内容是否真实、合理，费用是否在预算范围内，报销凭证是否齐全、合规等。如审核通过，部门负责人在报销单上签字批准；如发现问题，应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。（三）财务审核1.部门初审通过后的报销单据，将流转至财务部门进行审核。财务人员应按照国家财务法规、公司财务制度以及相关审批流程，对报销凭证的真实性、合法性、完整性以及费用的合理性进行严格审核。2.财务审核的主要内容包括：报销凭证是否符合规定格式和要求，发票真伪及内容是否与实际业务相符，费用是否超出预算范围，报销手续是否齐全等。对于不符合要求的报销单据，财务人员有权要求报销人补充或更正相关信息，直至审核通过。3.财务审核过程中，如发现疑问或存在争议的报销事项，财务人员将与报销人及相关部门负责人进行沟通核实，确保报销事项清晰、准确。（四）审批报销1.经财务审核通过的报销单据，将提交给公司各级审批领导进行最终审批。审批领导应根据公司财务政策、审批权限以及实际情况，对报销事项进行全面审查，并做出审批决定。2.对于小额费用报销，可按照公司规定的授权审批额度，由相应层级的领导进行审批；对于大额费用报销或重要事项的支出，需经公司高层领导集体决策审批。审批领导在报销单上签字确认后，报销流程完成。（五）报销支付1.审批通过后的报销费用，财务部门将按照公司的资金支付流程进行支付。对于符合银行转账条件的报销款项，原则上采用银行转账方式支付至报销人指定的银行账户；对于需要支付现金的报销事项，将按照公司现金管理规定进行支付。2.财务人员在完成报销支付后，应及时登记入账，并更新相关财务记录，确保财务数据的准确性和及时性。同时，将报销凭证进行整理归档，以备后续查阅和审计。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用飞机票：员工因公务需要乘坐飞机的，应根据公司规定的职级标准选择相应舱位。原则上，经济舱为首选，如因特殊情况需要乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。火车票：根据实际行程和工作需要，选择合适的车次和座位类型。长途出差可优先考虑高铁二等座，如因时间紧迫或其他特殊原因需要乘坐一等座或软卧的，需说明理由并经审批。汽车票：按照实际发生金额报销，但应选择正规客运公司的车票，确保票据真实有效。市内交通费：在出差目的地市内，因工作需要乘坐公共交通工具（如地铁、公交、出租车等）的费用，凭有效票据实报实销。乘坐出租车时，应注明乘车事由和起止地点。如因特殊情况需要乘坐网约车的，应选择正规平台，并按照平台开具的发票报销。2.住宿费用根据公司规定的出差地区分类，执行相应的住宿标准。一般地区按照每晚[X]元的标准报销，一线城市或经济发达地区可适当上浮，但最高不超过每晚[X]元。员工应选择安全、卫生、经济实惠的酒店或宾馆住宿，并取得正规发票。如因工作需要与他人合住的，可以按照标准报销；如因特殊原因需要单人住宿的，需提前说明理由并经审批。3.餐饮补贴出差期间的餐饮补贴按照每天[X]元的标准执行，不再报销实际发生的餐饮费用。餐饮补贴包含早餐、午餐和晚餐，补贴天数按照实际出差天数计算。如因工作需要招待客户的，应按照公司的业务招待费规定另行报销，不得重复享受餐饮补贴。（二）业务招待费1.业务招待费应严格按照公司规定的标准和审批流程进行报销。招待费用必须与公司业务相关，用于招待客户、合作伙伴等，不得用于个人消费或其他非业务目的。2.招待费用报销时，应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间、招待地点等信息，并附上相应的发票、菜单、消费清单等凭证。发票上应注明招待事项、金额等内容，菜单应清晰反映招待菜品及价格。3.公司根据业务性质和招待对象的重要程度设定不同的招待标准。一般情况下，单次招待费用不得超过[X]元；对于重要客户或重大业务合作的招待，需提前制定招待方案，并经公司高层领导审批。招待费用应合理控制，避免铺张浪费。（三）办公用品及设备购置1.办公用品的购置应遵循勤俭节约的原则，根据实际工作需要进行申请和采购。各部门应定期统计办公用品的使用情况，合理编制办公用品采购计划，避免浪费和积压。2.办公用品的采购应选择正规的供应商，确保产品质量和售后服务。采购发票应注明办公用品的名称、规格、数量、单价、金额等详细信息，并加盖供应商公章。3.对于单价在[X]元以上的办公用品或设备，应按照公司固定资产管理规定进行采购和入账。固定资产的购置需提前填写《固定资产购置申请表》，经相关部门审批后进行采购。采购完成后，应及时办理固定资产验收、登记、入账等手续，并按照规定计提折旧。（四）通讯费1.公司根据员工的工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费补贴标准。员工可选择按照补贴标准报销通讯费用，也可凭实际发生的通讯发票实报实销，但不得重复享受。2.通讯费报销时，应提供正规的通讯发票，发票上应注明手机号码、费用月份、金额等信息。对于使用公司统一通讯设备的员工，按照公司规定的标准进行补贴，不再报销个人通讯费用。（五）会议费1.会议费的报销应严格按照公司规定的会议审批流程进行。召开会议前，需提前填写《会议申请表》，详细注明会议主题、时间、地点、参会人员、会议预算等信息，并经相关部门负责人和公司领导审批。2.会议费用包括场地租赁、餐饮、住宿、资料印刷、设备租赁等各项支出。报销时，应提供相应的发票、合同、清单等凭证，并确保费用支出与会议内容相关，符合公司规定的标准。3.会议结束后，应及时进行费用结算和报销。如有会议结余经费，应按照公司规定进行处理，不得擅自挪用或留存。四、报销凭证要求（一）发票1.所有报销发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。2.发票上的各项信息应与实际业务相符，不得开具虚假发票或与业务内容不符的发票。如发现发票存在问题，应及时与开票单位联系更换正规发票，否则不予报销。3.对于增值税专用发票，报销人应确保发票的认证期限内进行认证，并按照规定进行抵扣。如因未及时认证或其他原因导致无法抵扣的，相关责任由报销人承担。（二）收据1.除发票外，部分费用支出可使用财政部门监制的收据作为报销凭证。收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，并注明收款事由、金额等信息。2.对于行政事业性收费、政府性基金等非税收入，应取得相应的财政票据作为报销依据。财政票据应符合国家规定的格式和要求，不得使用白条或自制收据报销。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他报销凭证应符合国家法律法规和公司财务制度的规定。如出差审批单、费用申请表、合同协议、验收报告、清单等，应作为报销的必要附件，与报销单一起装订成册。2.报销凭证应保持整洁、完整，不得随意涂改、挖补。如有错误或需要更正的，应由开票单位或收款单位在更正处加盖公章或财务专用章确认。五、报销审批权限（一）部门负责人审批权限1.部门负责人负责对本部门员工的日常费用报销进行初审，审批金额在[X]元以下的费用报销事项。初审内容包括费用的真实性、合理性、必要性以及报销凭证的完整性、合规性等。2.部门负责人应根据公司预算控制要求和业务实际情况，合理审批费用报销，确保部门费用支出符合公司规定和预算安排。对于超出预算范围或存在疑问的报销事项，部门负责人应及时与报销人沟通核实，并提出处理意见。（二）财务负责人审批权限1.财务负责人负责对所有报销单据进行财务审核，重点审核报销凭证的合法性、合规性、真实性以及费用的合理性、准确性等。财务审核金额不受限制，对不符合财务制度和报销规定的报销事项，财务负责人有权拒绝报销。2.财务负责人应定期对公司的报销情况进行统计分析，及时发现报销过程中存在的问题，并提出改进建议和措施。同时，协助公司领导做好费用控制和财务管理工作，确保公司财务状况健康稳定。（三）公司高层领导审批权限1.公司高层领导负责对重大费用支出、预算外费用报销以及涉及公司重要业务和决策的报销事项进行最终审批。审批金额根据公司规定的授权范围执行，一般为超过[X]元的费用报销或特殊情况下的报销事项。2.公司高层领导应从公司整体利益出发，综合考虑业务需求、财务状况和风险控制等因素，对报销事项进行全面审查和决策。对于重大决策事项的报销，应严格按照公司决策程序进行审批，确保决策的科学性和合规性。六、特殊情况处理（一）预借差旅费1.员工因出差需要预借差旅费的，应填写《借款申请表》，注明借款金额、出差事由、预计出差天数等信息，并按照公司审批流程提交部门负责人和财务负责人审批。2.预借差旅费的金额应根据出差行程和实际需要合理确定，原则上不得超过预计出差费用总额。借款期限一般不得超过出差返回后的[X]个工作日，出差结束后应及时办理报销冲账手续，如有剩余借款应及时归还公司。3.对于逾期未归还借款或未及时办理报销冲账手续的员工，财务部门将从其工资中扣除相应借款金额，并按照公司规定收取一定的资金占用费。（二）零星采购报销1.因工作需要进行零星采购且金额较小（一般指单次采购金额在[X]元以下）的，可凭采购发票和相关清单直接报销。采购发票应注明采购物品名称、规格、数量、单价、金额等信息，并加盖销售方公章。2.对于零星采购金额较大或频繁发生的情况，应建立相应的采购管理制度，如定点采购、集中采购等，以规范采购行为，降低采购成本，并按照规定的报销流程进行报销。（三）跨年度费用报销1.原则上，当年发生的费用应在当年报销完毕。如因特殊原因未能在当年报销的，应在次年[X]月[X]日前办理报销手续。对于跨年度的费用报销，财务部门应严格审核其真实性和合理性，并按照规定进行处理。2.对于跨年度的费用支出，如涉及以前年度损益调整的，应按照国家财务法规和会计制度的规定进行账务处理，确保财务报表的准确性和合规性。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门负责定期对公司的财务报销情况进行审计监督，检查报销制度的执行情况、报销凭证的真实性和合规性、费用支出的合理性等。2.内部审计人员有权调阅相关财务凭证、报销单据、合同协议等资料，对报销事项进行详细审查，并与相关人员进行沟通核实。对于发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查1.财务部门应定期对公司的财务报销情况进行自查，重点检查报销流程的执行情况、报销标准的遵守情况、财务审核的准确性等。对于自查中发现的问题，应及时进行整改，并完善相关制度和流程。2.财务部门应加强对报销凭证的审核管理，建立健全报销凭证审核机制，提高审核人员的专业素质和责任心，确保报销凭证的真实性、合法性和完整性。（三）违规处理1.对于违反本财务报销规范及制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理。对于虚报、瞒报、伪造报销凭证等行为，一经查实，将追回违规报销款项，并按照公司规定给予严肃的纪律处分；情节严重的，将依法追究