业委会规范化运行制度

PAGE业委会规范化运行制度一、总则（一）目的为了规范业主委员会（以下简称“业委会”）的运作，维护业主的合法权益，促进物业管理区域的和谐稳定发展，依据《中华人民共和国民法典》、《物业管理条例》及相关法律法规，结合本物业管理区域的实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于[物业管理区域名称]业主委员会的所有活动及相关事务处理。（三）基本原则1.依法依规原则业委会的一切活动必须遵守国家法律法规和本物业管理区域的管理规约，在法律框架内开展工作，确保各项决策和行为合法有效。2.公开透明原则业委会应定期向业主公开工作信息，包括财务收支、重大事项决策过程及结果等，接受业主的监督，保障业主的知情权。3.民主决策原则涉及业主共同利益的重大事项，必须通过业主大会或业主代表大会充分征求业主意见，按照多数业主的意愿进行决策，确保决策的民主性。4.服务业主原则业委会应以维护业主利益为出发点和落脚点，积极协调解决业主关心的问题，为业主提供优质的服务，促进物业管理服务水平的提升。二、业委会的组成与职责（一）业委会的组成1.业委会由业主大会选举产生，成员人数为[X]人，具体名额根据本物业管理区域的规模和业主数量合理确定。2.业委会成员应具备以下条件：具有完全民事行为能力；遵守国家有关法律法规，模范履行业主义务；热心公益事业，责任心强，公正廉洁；具有一定的组织能力和沟通协调能力，能够代表业主利益，反映业主意愿；本人及其近亲属未在为本物业管理区域提供服务的物业服务企业任职。3.业委会成员的任期为[X]年，可连选连任。（二）业委会的职责1.执行业主大会的决议、决定；2.召集业主大会会议，报告物业管理的实施情况；3.与业主大会选聘的物业服务企业签订物业服务合同；4.及时了解业主、物业使用人的意见和建议，监督和协助物业服务企业履行物业服务合同；5.监督管理规约的实施；6.业主大会赋予的其他职责，如筹集和使用专项维修资金、改建或重建建筑物及其附属设施等重大事项的组织决策等。三、会议制度（一）业主大会会议1.业主大会会议分为定期会议和临时会议。定期会议应当按照业主大会议事规则的规定由业主委员会组织召开。有下列情形之一的，业主委员会应当及时组织召开业主大会临时会议：经专有部分占建筑物总面积20%以上且占总人数20%以上业主提议的；发生重大事故或者紧急事件需要及时处理的；业主大会议事规则或者管理规约规定的其他情况。2.业主大会会议可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式；但应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主参加。3.业主大会作出的决定，必须经与会业主所持投票权1/2以上通过。但是，业主大会作出制定和修改管理规约、业主大会议事规则，选聘和解聘物业服务企业，筹集和使用专项维修资金，改建、重建建筑物及其附属设施等重大事项的决定，必须经物业管理区域内专有部分占建筑物总面积2/3以上的业主且占总人数2/3以上的业主通过。4.业主大会会议应当做好记录，由业主委员会代表签字存档，并在物业管理区域内显著位置公告。（二）业主委员会会议1.业主委员会会议由主任召集和主持，主任因故不能履行职责时，由副主任召集和主持。2.业主委员会会议应当有过半数委员出席，作出的决定必须经全体委员人数半数以上同意。3.业主委员会会议应当在会议召开[X]日前将会议通知及有关材料送达每位委员。委员因故不能参加会议的，可以书面委托其他委员代为出席。4.业主委员会会议应当做好记录，由出席会议的委员签字后存档。会议记录应当包括会议时间、地点、内容、决议等。5.业主委员会应当将业主大会和业主委员会会议的决定在物业管理区域内显著位置公告，公告期不少于[X]日。四、财务管理与监督制度（一）财务管理1.业委会应建立独立的财务账户，由专人负责财务管理工作。财务人员应具备专业的财务知识和技能，严格遵守财务管理制度。2.业委会的经费来源包括：业主大会决定从物业管理区域公共收益中提取的部分；业主自愿捐赠；其他合法收入。3.业委会经费主要用于以下方面：业委会的日常办公费用；召开业主大会、业主委员会会议的费用；业主委员会成员的补贴（如有）；与物业管理相关的其他费用，如监督物业服务企业工作、处理业主投诉等费用。4.业委会应编制年度财务预算和决算报告，经业主大会审议通过后执行。财务预算应详细列出各项费用的预计支出情况，决算报告应真实反映年度财务收支状况。（二）财务监督1.业委会应定期向业主公开财务收支情况，每季度至少公布一次财务报表，包括资产负债表、收支明细表等，接受业主的监督。2.业主有权查阅业委会的财务账目，业委会应提供便利条件。业主对财务收支情况有疑问的，可以要求业委会作出解释。3.业委会应接受业主大会或业主代表大会的财务审计监督。每年至少进行一次财务审计，审计报告应在物业管理区域内显著位置公告。审计工作可委托专业的审计机构进行，确保审计结果的公正性和客观性。4.业委会成员不得在财务收支中谋取私利，严禁挪用、侵占业委会经费。如有违反，应依法追究相关人员的责任。五、印章管理制度（一）印章的刻制业委会印章由业主大会授权刻制，印章刻制完成后，应及时到公安机关备案。（二）印章的使用1.业委会印章的使用必须严格按照规定的程序进行审批。使用印章时，应填写《印章使用申请表》，注明使用事由、使用时间、使用人等信息，经业委会主任或副主任签字批准后，方可使用。2.涉及重大事项或金额较大的文件、合同等，必须经业主大会或业主代表大会审议通过后，方可加盖印章。3.印章使用应建立登记制度，详细记录每次印章使用的情况，包括使用日期、使用内容、批准人、使用人等信息，登记台账应妥善保管，以备查阅。（三）印章的保管1.业委会印章应由专人负责保管，保管人员应具备责任心强、工作认真负责等条件。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人使用，如因特殊情况需要委托他人使用印章的，必须经业委会主任或副主任批准，并做好交接记录。3.印章保管人员应妥善保管印章，防止印章丢失、被盗或损坏。如发现印章丢失或被盗，应立即向业委会报告，并采取相应的措施，如登报声明作废、向公安机关报案等。六、档案管理制度（一）档案的分类业委会档案分为以下几类：1.业主大会和业主委员会会议文件档案，包括会议通知、议程、决议、记录等；2.物业服务合同档案，包括与物业服务企业签订的合同文本、补充协议等；3.财务档案，包括财务报表、收支凭证、审计报告等；4.业主档案，包括业主基本信息、投票记录等；5.物业管理相关文件档案，如管理规约、议事规则、投诉处理记录等；6.其他档案，如业委会工作中形成的其他有保存价值的文件、资料等。（二）档案的收集与整理1.业委会应指定专人负责档案的收集工作，确保各类文件资料及时、完整地收集归案。2.文件资料收集后，应按照档案分类标准进行整理编号，编制目录，便于查阅和管理。3.档案整理应做到分类清晰、排列有序、装订整齐，确保档案的完整性和规范性。（三）档案的保管与查阅1.业委会应设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，如档案柜、防火防潮设施等，确保档案的安全保管。2.档案保管人员应定期对档案进行检查和清理，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。3.业主、业主代表或相关部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经业委会主任或副主任批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、销毁档案。查阅人员应遵守档案保管场所的规定，爱护档案资料。七、与物业服务企业的沟通协调制度（一）定期沟通会议1.业委会应与物业服务企业建立定期沟通会议制度，每月至少召开一次沟通会议。会议由业委会主任或指定的委员主持，物业服务企业负责人及相关工作人员参加。2.沟通会议主要内容包括：物业服务企业汇报上月物业管理工作情况，包括服务内容、服务质量、业主投诉处理情况等；业委会通报业主对物业服务的意见和建议，对物业服务企业工作进行评价；双方就物业管理区域内的重大事项、突发事件等进行沟通协商，共同研究解决方案；讨论物业服务合同的履行情况，对存在的问题提出改进措施和建议。3.会议应形成纪要，明确会议讨论的主要内容、达成的共识及下一步工作安排。纪要由业委会和物业服务企业共同签字确认后存档，并在物业管理区域内适当范围内公布。（二）日常工作协调1.业委会应指定专人负责与物业服务企业的日常沟通协调工作，及时了解物业服务企业的工作动态和业主的需求。2.对于业主反映的一般性问题，业委会应及时与物业服务企业沟通，督促其尽快解决，并跟踪处理结果，向业主反馈。3.在物业管理区域内开展重大活动或进行设施设备维修改造等工作时，业委会应与物业服务企业密切配合，共同做好组织协调工作，确保工作顺利进行。（三）监督与考核1.业委会应按照物业服务合同的约定，对物业服务企业的服务质量进行监督考核。考核内容包括服务标准执行情况、服务态度、环境卫生、安全管理、设施设备维护等方面。2.业委会可通过定期检查、业主满意度调查等方式收集相关信息，对物业服务企业进行综合评价。对于服务质量不达标的，业委会应要求物业服务企业限期整改，并跟踪整改情况。3.如物业服务企业违反物业服务合同约定，经多次督促仍不改正的，业委会可依据合同约定采取相应措施，如扣除服务费用、解除合同等，并及时向业主大会报告。八、信息公开制度（一）公开内容1.业委会成员名单、联系方式及职责分工；2.业主大会和业主委员会会议的通知、议程、决议、记录等；3.物业服务合同及履行情况；4.物业管理区域公共收益收支情况；5.专项维修资金的筹集、使用情况；6.业主投诉处理情况；7.其他涉及业主共同利益的重大事项及处理情况。（二）公开方式1.在物业管理区域内显著位置设置信息公告栏，定期张贴公开信息；2.利用小区内部网站、微信公众号等网络平台发布公开信息，方便业主查阅；3.定期召开业主大会或业主代表大会，向业主通报相关工作情况。（三）公开时间1.业主大会和业主委员会会议的相关信息应在会议结束后[X]日内公开；2.物业服务合同及履行情况、公共收益收支情况、专项