文具生产用具发放制度

PAGE文具生产用具发放制度一、总则1.目的为规范公司文具生产用具的发放管理，确保生产工作的顺利进行，合理控制成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内参与文具生产的所有部门及员工。3.发放原则按需发放原则：根据员工的工作岗位、工作任务及实际需求，合理发放文具生产用具，确保满足生产工作需要。节约使用原则：倡导员工节约使用文具生产用具，避免浪费，降低生产成本。定期发放原则：按照规定的时间周期进行文具生产用具的发放，保证员工正常使用。二、文具生产用具分类及标准1.书写工具铅笔：根据生产工作中不同的书写需求，为绘图、记录等岗位配备不同型号的铅笔，如2B铅笔用于绘图，HB铅笔用于日常记录。发放标准为每人每月[X]支。圆珠笔：选择书写流畅、油墨质量好的圆珠笔，发放标准为每人每月[X]支。中性笔：配备不同粗细型号的中性笔，以满足不同的书写场景，发放标准为每人每月[X]支。2.纸张类打印纸：根据各部门的业务量，确定不同的打印纸发放标准。如行政部门每月[X]包A4打印纸，生产部门根据生产订单数量按比例发放，确保满足文件打印、资料记录等工作需求。复印纸：按照每月实际复印量进行统计发放，各部门需提前提交复印用纸申请，经审批后领取。便签纸：为方便员工随时记录信息，发放不同规格的便签纸，如便签本、便签条等，发放标准为每人每月[X]本/包。3.装订用品订书机：根据工作强度和需求，为不同岗位配备订书机。如文件处理岗位每人每半年发放[X]个订书机，生产车间根据班组规模配备适量的订书机，以满足文件装订、生产资料整理等工作需要。订书钉：按照订书机的使用情况，合理发放订书钉。发放标准为每台订书机每月[X]盒订书钉。胶水/胶棒：用于粘贴文件、标签等，发放标准为每人每月[X]支/瓶。4.绘图工具绘图铅笔：为绘图岗位配备专业的绘图铅笔，如4B、6B等型号，发放标准为每人每月[X]支。绘图橡皮：选择质地柔软、擦拭效果好的绘图橡皮，发放标准为每人每月[X]块。三角板、直尺、圆规等绘图仪器：根据绘图工作的实际需求，为绘图人员配备相应的绘图仪器，每[X]年进行一次统一更换或补充。5.其他文具文件夹：用于文件分类整理，根据文件数量和管理需求，为各部门发放不同规格和数量的文件夹，如A4文件夹每人每月[X]个，A5文件夹根据实际使用情况按需发放。笔记本：为员工提供工作笔记本，用于记录工作内容和心得。发放标准为每人每季度[X]本。计算器：根据工作岗位需要，为财务、统计等部门配备专业计算器，其他需要进行数据计算的岗位根据实际情况按需发放，每[X]年进行一次统一更换或补充。三、发放流程1.需求申报员工根据自身工作需要，填写文具生产用具需求申请表，详细注明所需文具的名称、规格、数量及申请理由。申请表经所在部门负责人审核签字，确认需求的合理性和必要性。2.部门汇总各部门文员每月定期收集本部门员工的需求申请表，进行整理汇总。对汇总后的需求进行初步审核，检查申请表填写是否完整、准确，需求是否符合实际工作情况。3.审批流程部门汇总表提交至行政部门，行政部门根据公司的文具生产用具库存情况、预算安排等进行审批。对于金额较大或特殊需求的文具生产用具申请，需提交公司领导审批。4.发放执行经审批通过的需求，由行政部门负责发放。行政部门根据库存情况，及时安排文具的采购或调配。发放时，行政部门需做好发放记录，包括发放日期、领取人姓名、部门、文具名称、规格、数量等信息。员工凭本人有效证件到行政部门领取文具生产用具，领取后在发放记录上签字确认。四、库存管理1.库存盘点行政部门定期对文具生产用具库存进行盘点，每月末进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。盘点时，需核对库存数量与账目记录是否一致，检查文具的质量状况，确保库存信息准确无误。2.库存预警根据文具的使用频率、采购周期等因素，设定库存预警线。当库存数量低于预警线时，行政部门及时发出预警通知，提醒相关人员进行采购。库存预警线的设定应综合考虑公司的生产需求、市场供应情况等因素，确保库存既能满足生产工作需要，又不会造成过多积压。3.库存调整根据盘点结果和实际使用情况，对库存进行调整。对于盘盈或盘亏的文具，需查明原因，及时进行账务处理。对于长期积压、损坏或不再使用的文具，行政部门应及时清理，办理报废手续，并调整库存记录。五、使用监督与考核1.使用监督各部门负责人负责监督本部门员工文具生产用具的使用情况，确保员工合理使用文具资源，避免浪费。行政部门定期对各部门文具使用情况进行检查，发现浪费行为及时进行纠正，并对相关责任人进行批评教育。2.考核机制将文具生产用具的使用情况纳入员工绩效考核体系。对于节约使用文具、爱护生产用具的员工，给予适当的奖励；对于浪费文具、损坏生产用具的员工，视情节轻重给予相应的处罚。考核指标包括文具的领用数量、使用期限、损坏情况等。具体考核标准由行政部门制定，并报公司领导审批后执行。六、特殊情况处理1.临时需求因工作紧急需要额外的文具生产用具，员工可向所在部门负责人提出临时申请。部门负责人核实情况后，如确属紧急需求，可先从部门备用库存中调配，同时通知行政部门及时补充。2.跨部门使用因工作需要，员工需跨部门使用文具生产用具时，需经原部门负责人和借用部门负责人同意，并办理借用手续。借用手续应明确借用文具的名称、规格、数量、借用期限等信息，借用人员需在规定期限内归还借用的文具，如有损坏或丢失，应照价赔偿。七、附则1.本制度自发布之日