原材料申请制度规范

PAGE原材料申请制度规范一、总则（一）目的为了加强公司原材料管理，规范原材料申请流程，确保原材料的合理采购与使用，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及原材料申请的部门和个人。（三）基本原则1.按需申请原则：各部门应根据实际生产、经营需求，合理提出原材料申请，避免盲目申请和浪费。2.规范流程原则：严格按照规定的申请流程进行操作，确保申请信息准确、完整，审批环节严谨、高效。3.成本控制原则：在保证原材料质量和满足生产需求的前提下，充分考虑成本因素，优化采购方案，降低采购成本。4.信息透明原则：原材料申请过程中的相关信息应及时、准确地在各部门之间传递，确保信息共享和透明度。二、原材料分类与编码（一）分类标准根据原材料的用途、特性、来源等因素，对公司所需原材料进行分类，具体分类如下：1.主要原材料：直接用于产品生产的关键材料，如[列举主要原材料示例]。2.辅助原材料：在生产过程中起辅助作用的材料，如[列举辅助原材料示例]。3.包装材料：用于产品包装的材料，如[列举包装材料示例]。4.其他材料：不属于以上三类的其他原材料，如[列举其他材料示例]。（二）编码规则为便于原材料的管理与识别，对各类原材料进行编码。编码规则如下：1.编码结构：采用[X]位数字编码，其中前[X]位表示原材料类别，中间[X]位表示具体品种，后[X]位表示规格型号。2.具体示例：以[某类原材料为例]，其编码为[具体编码]，其中前[X]位[说明类别编码含义]，中间[X]位[说明品种编码含义]，后[X]位[说明规格型号编码含义]。三、申请流程（一）申请准备1.需求预测各部门应定期对原材料需求进行预测，结合生产计划、销售订单等信息，预估未来一段时间内所需原材料的种类、数量和规格。2.库存盘点在提出申请前，各部门应进行库存盘点，明确现有原材料库存数量，并与需求预测进行对比，计算出实际需要申请采购的原材料数量。3.填写申请表根据需求预测和库存盘点结果，由申请部门指定专人填写《原材料申请表》。申请表应详细注明原材料的类别、编码、名称、规格型号、申请数量、申请日期、预计到货日期、用途等信息，并确保填写内容准确、清晰。（二）申请提交申请部门将填写完整的《原材料申请表》提交至本部门负责人进行初审。初审内容包括申请信息的完整性、准确性以及需求的合理性。部门负责人审核通过后，在申请表上签字确认，并将申请表提交至采购部门。（三）采购审核1.采购部门收到申请表后，对申请内容进行审核重点审核申请数量与需求预测的合理性、库存情况以及采购成本等因素。对于不符合要求的申请，采购部门应与申请部门沟通，要求其补充或修正相关信息。2.采购部门根据审核结果，制定采购计划采购计划应明确采购原材料的种类、数量、规格型号、预计采购时间、采购预算等内容。采购计划制定后，提交至采购部门负责人审批。（四）审批流程1.采购部门负责人对采购计划进行审批审批内容包括采购计划的合理性、采购成本控制、供应商选择等方面。如采购计划存在问题，采购部门负责人应提出修改意见，要求采购部门重新制定。2.采购计划经采购部门负责人审批通过后，提交至财务部门审核财务部门审核采购计划的资金预算情况，确保采购资金的合理安排。如采购预算超出公司规定范围，财务部门应与采购部门沟通，调整采购计划或申请追加预算。3.财务部门审核通过后采购计划提交至公司分管领导审批。公司分管领导对采购计划进行最终审批，审批通过后，采购计划正式生效，采购部门按照计划进行原材料采购。（五）采购执行1.供应商选择采购部门根据采购计划，选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。采购部门应建立供应商评估档案，定期对供应商进行评估和管理。2.采购合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确原材料的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保双方权益得到保障。采购合同签订后，提交至公司法务部门进行审核。3.法务部门审核采购合同重点审核合同条款的合法性、完整性以及风险防范措施等内容。如合同存在问题，法务部门应提出修改意见，采购部门与供应商协商修改合同。4.采购合同经法务部门审核通过后采购部门按照合同约定执行采购任务，跟踪供应商的交货情况，确保原材料按时、按质、按量到货。（六）到货验收1.原材料到货前采购部门应提前通知申请部门和质量检验部门做好到货验收准备工作。2.原材料到货时质量检验部门按照相关标准和规范对原材料进行检验，检查原材料的品种、规格型号、数量、质量等是否符合要求。申请部门负责对原材料的外观、包装等进行验收。验收合格后，质量检验部门和申请部门在《原材料到货验收单》上签字确认。3.如验收不合格质量检验部门应出具不合格报告，采购部门负责与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。同时，采购部门应及时将不合格情况反馈至申请部门，调整相关生产计划或库存安排。（七）入库管理1.验收合格的原材料由仓库管理人员办理入库手续，按照原材料的类别、编码、名称、规格型号等信息进行分类存放，并建立库存台账。库存台账应详细记录原材料的入库日期、数量、供应商、批次等信息。2.入库过程中仓库管理人员应确保原材料的安全、完整，防止出现损坏、丢失等情况。同时，应做好库存盘点工作，定期核对库存数量与库存台账记录是否一致。四、特殊情况处理（一）紧急采购1.适用情况因生产急需、设备故障、客户订单变更等特殊原因，导致现有原材料无法满足需求，且来不及按照正常申请流程采购时，可进行紧急采购。2.申请流程由申请部门填写《紧急原材料申请表》，详细说明紧急采购的原因、所需原材料的类别、编码、名称、规格型号、数量等信息，并提交至本部门负责人审核。部门负责人审核通过后，立即提交至采购部门。3.采购部门接到紧急采购申请后应优先安排采购，选择能够尽快供货的供应商进行采购。采购过程中，采购部门应及时与申请部门沟通采购进展情况，确保紧急采购任务顺利完成。4.紧急采购的原材料到货后同样按照到货验收流程进行验收，验收合格后办理入库手续。紧急采购结束后，采购部门应及时补办相关审批手续，并向公司相关部门说明紧急采购的原因和处理情况。（二）临时变更申请1.适用情况在原材料采购过程中，因生产工艺调整、产品设计变更等原因，需要临时变更原材料的类别、规格型号、数量等申请信息时，可进行临时变更申请。2.申请流程由申请部门填写《原材料申请变更申请表》，详细说明变更的原因、变更前后的原材料信息等内容，并提交至本部门负责人审核。部门负责人审核通过后，提交至采购部门。3.采购部门收到变更申请表后应及时与申请部门沟通，评估变更对采购计划、采购成本、交货期等方面的影响。如变更影响较大，采购部门应重新制定采购计划，并按照审批流程进行审批。4.采购计划调整后采购部门及时通知供应商，协商变更采购合同相关条款。同时，采购部门应跟踪变更后的采购执行情况，确保原材料按时、按质、按量到货。五、监督与考核（一）监督机制公司设立专门的监督小组，负责对原材料申请制度规范的执行情况进行监督检查。监督小组由公司内部审计部门、采购部门、财务部门等相关人员组成。1.监督小组定期对原材料申请流程进行检查重点检查申请信息的准确性、完整性，审批环节的合规性，采购过程的规范性，到货验收的及时性和准确性等方面。2.监督小组不定期对原材料库存进行盘点核实库存数量与库存台账记录是否一致，检查库存管理的规范性和安全性。3.监督小组在监督检查过程中如发现问题，应及时向相关部门提出整改意见，并跟踪整改情况。对于违反原材料申请制度规范的行为，监督小组应按照公司相关规定进行严肃处理。（二）考核办法1.建立原材料申请制度规范考核指标体系对各部门和相关人员在原材料申请、采购、验收、库存管理等环节工作进行量化考核。考核指标包括申请准确率、审批及时率、采购成本控制率、到货验收合格率、库存周转率等。2.考核周期考核周期为[考核周期时长，如月度、季度、年度等]。3.考核结果应用将考核结果与各部门和相关人员的绩效挂钩，对考核成绩优秀的部门和个人给予奖励，对考核成绩不合格的部门和个人进行相应处罚，如扣减绩效奖金、调整岗位等。六、附则（一）解释权本制度规范由公司[负责解释的部门名称]负责解释。（二）修订与废止1.本制度规范将根据公司实际情况和相关法律