安全文化档案管理制度

PAGE安全文化档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司安全文化建设，规范安全文化档案管理，确保安全文化相关资料的完整性、准确性和可追溯性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目在安全文化建设过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映公司安全文化建设的实际情况。2.完整性原则：涵盖安全文化建设的各个方面，确保资料齐全。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行整理、归档和保管。4.保密性原则：对涉及公司机密的安全文化档案严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善安全文化档案管理制度，并监督执行。2.指导各部门做好安全文化档案的收集、整理、归档工作。3.集中保管公司安全文化建设的重要档案资料，建立档案目录和索引，方便查询利用。4.定期对档案进行检查、清理和鉴定，确保档案的质量和安全。（二）各部门职责1.负责本部门安全文化建设相关档案资料的收集、整理和初步归档工作。2.明确专人负责档案管理，确保档案资料及时、准确地移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.安全文化活动档案：包括公司组织的各类安全培训、安全演练、安全竞赛等活动的策划方案、通知、参与人员名单、活动记录、总结报告等。2.安全文化宣传档案：涵盖安全宣传海报、宣传册、标语、视频等制作及发布的相关资料，以及安全文化网站、公众号等新媒体平台的运营记录。3.安全文化理念档案：公司安全文化理念的形成过程、内涵阐释、传播推广等方面的资料。4.安全文化建设成果档案：公司在安全文化建设方面取得的荣誉、奖项、先进事迹等相关证明材料。5.安全文化培训档案：员工安全培训的课程设置、教材教案、培训记录、考核成绩等资料。6.安全文化事故案例档案：公司及同行业发生的安全事故案例分析、教训总结、预防措施等资料。（二）编号规则档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式。年份为公元纪年的后两位数字，类别代码根据上述档案分类设定相应字母（如：AQHD代表安全文化活动档案），流水号为该类别档案的顺序编号。例如：23AQHD001，表示2023年的第一份安全文化活动档案。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在安全文化建设过程中产生的各类资料。2.收集的资料应内容完整、字迹清晰、格式规范，确保原始性和真实性。3.对于重要的安全文化活动或事件，应同时收集相关的照片、视频、音频等资料。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的资料进行分类。2.对每份资料进行编号，并在资料首页右上角加盖编号章。3.去除资料中的金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸规格进行折叠或裁剪，确保整齐统一。4.对于大于A4纸的图纸、图表等，应进行缩印或折叠处理，使其不影响档案的装订和查阅。5.每份档案应编制目录，目录内容包括资料名称、编号、日期、页码等，置于档案首页。五、档案归档与保管（一）归档流程1.各部门整理好的档案资料，应定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的档案后，按照编号规则进行核对、登记，并放入相应的档案柜中。3.对归档的档案建立电子目录，便于查询和管理。（二）保管期限1.永久保管：公司安全文化建设的重要决策文件、长期有效的安全文化理念资料、重大安全文化活动的策划与总结、获得的省部级以上荣誉等档案资料。2.定期保管：30年保管期限：安全文化培训档案、安全文化事故案例档案等。10年保管期限：安全文化宣传档案、安全文化建设成果档案等一般性档案资料。（三）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合档案保管要求。2.档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，并建立索引标识，便于查找。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和更新，防止数据丢失。4.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保档案安全。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅安全文化档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并安排专人协助查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料。3.查阅完毕后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认，档案管理部门及时将档案归还原位。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅安全文化档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。如发现档案资料有损坏或丢失，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅期满，借阅人员应按时归还档案资料。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如无问题，办理归还手续。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果客观、公正。（二）鉴定流程1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定。成立由档案管理部门负责人、相关业务部门人员组成的鉴定小组，对档案资料进行逐份审查。2.鉴定小组根据档案的保存价值，提出鉴定意见，分为继续保存、销毁两种。对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》。3.《档案销毁申请表》经公司分管领导审批后，方可进行销毁处理。（三）销毁方法1.对批准销毁的档案，应采用焚烧、粉碎等