项目部档案管理制度

PAGE项目部档案管理制度一、总则（一）目的为加强项目部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在项目建设、管理及后期维护中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于项目部在项目建设、运营过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：项目部档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映项目建设、管理的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：涵盖项目从策划、实施到竣工验收等全过程的各类文件资料。4.保密性原则：对涉及项目机密、商业秘密等档案，严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）项目部经理职责1.全面负责：对项目部档案管理工作负总责，确保档案管理工作与项目整体工作协调推进。2.资源保障：提供档案管理工作所需的人力、物力和财力支持。3.监督指导：监督检查档案管理工作的执行情况，对档案管理工作中的重大问题进行决策。（二）档案管理人员职责1.收集整理：负责项目档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作。2.保管利用：妥善保管档案，确保档案安全，按照规定提供档案查阅、借阅服务。3.制度执行：严格执行档案管理制度，对违反制度的行为及时制止并报告。4.业务培训：对项目部员工进行档案管理知识培训，提高员工的档案意识。（三）各部门职责1.文件形成：各部门负责本部门在项目工作中形成的文件资料的收集、整理，并定期移交档案管理人员。2.配合管理：积极配合档案管理人员开展档案管理工作，提供必要的协助和支持。三、档案的分类与编号（一）分类1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.工程技术文件：涵盖施工图纸、技术方案、施工组织设计、工程变更记录等。3.项目管理文件：如项目进度计划、质量控制文件、安全管理文件、合同文件等。4.竣工验收文件：包含竣工验收报告、竣工图、工程结算资料等。5.其他文件：如往来信函、会议纪要、影像资料等。（二）编号1.编号规则：采用分类编号法，按照档案类别进行编号。例如，项目前期文件编号为“Q”，工程技术文件编号为“J”等。编号后紧跟流水号，如“Q001”“J002”等。2.编号唯一性：每个档案编号在项目档案管理中具有唯一性，不得重复。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.及时全面：各部门应在文件形成后及时收集，确保档案的完整性。收集范围包括纸质文件、电子文件、声像资料等。2.明确责任：明确各部门文件收集责任人，确保文件不遗漏、不丢失。3.定期移交：各部门应定期（每月/每季度）将收集整理好的文件资料移交档案管理人员。（二）整理方法1.分类排序：档案管理人员按照档案分类标准对收集到的文件进行分类，并按照时间顺序或重要程度进行排序。2.编目装订：对每份档案编制目录，注明编号、名称、日期、来源等信息。对于纸质文件，进行装订，确保整齐、牢固。对于电子文件，按照规定的格式进行存储，并建立相应的索引。五、档案的保管（一）保管场所1.专用库房：设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。2.环境要求：库房温度控制在[具体温度范围]，相对湿度控制在[具体湿度范围]。（二）保管方式1.纸质档案：采用密集架存放，按照档案类别和编号顺序排列。建立纸质档案借阅登记册，记录借阅时间、借阅人、归还时间等信息。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份存储。建立电子档案索引数据库，方便查询和检索。同时，定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。3.声像档案：按照载体类型分别保管，如照片冲印成册、录像带和光盘等存储在专门的档案盒中，并注明相关信息。（三）档案清查1.定期清查：每年定期对档案进行清查，核对档案数量、编号、内容等是否一致，确保档案的准确性和完整性。2.清查记录：对清查过程中发现的问题进行记录，并及时采取措施进行处理。清查记录应存档保存。六、档案的利用（一）查阅权限1.内部查阅：项目部内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外部查阅：外部单位或人员查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，经项目部经理批准后，由档案管理人员陪同查阅，并严格登记查阅内容、查阅时间等信息。（二）借阅规定1.借阅申请：项目部内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理人员签字同意后方可借阅。2.借阅期限：一般档案借阅期限不得超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。3.归还要求：借阅人应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。（三）复制规定1.复制申请：因工作需要复制档案，需填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人和档案管理人员签字同意后方可复制。2.复制方式：档案管理人员应按照规定的方式进行复制，确保复制件与原件一致。复制件应加盖“复制件”印章，并注明出处。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定：定期（每[具体年限]）对档案进行鉴定，根据档案的保存价值确定其存毁。2.价值评估：综合考虑档案的内容、来源、时间等因素，评估其对项目建设、管理及历史研究的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由项目部经理担任组长，档案管理人员、各部门负责人等为成员。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并形成鉴定意见。（三）销毁程序1.编制清单：对拟销毁的档案编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、日期、来源等信息。2.审批签字：《档案销毁清单》经鉴定小组组长签字、项目部经理批准后生效。3.销毁实施：档案管理人员按照批准的《档案销毁清单》实施销毁，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。销毁过程应有两人以上在场，并在销毁记录上签字。4.销毁记录：销毁记录应存档保存，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.提高效率：实现档案信息的快速检索、查询和利用，提高档案管理工作效率。2.数据安全：确保档案电子数据的安全，防止数据丢失、泄露和篡改。3.资源共享：促进档案信息资源的共享，为项目部各部门提供便捷的服务。（二）信息化系统建设1.系统选型：选择适合项目部档案管理需求的信息化管理系统，具备档案录入、存储、检索、借阅管理、统计分析等功能。2.数据录入：档案管理人员按照档案整理要求，将纸质档案和电子档案的相关信息录入信息化管理系统，确保数据准确、完整。3.系统维护：定期对信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。同时，做好数据备份工作，防止数据丢失。（三）电子档案管理1.格式规范：电子档案应采用统一的格式进行存储，如文档采用PDF格式，图像采用JPEG格式等。2.元数据管理：建立电子档案元数据管理制度，对电子档案的背景信息、结构信息、管理信息等进行规范记录。3.安全防护：采取安