it档案管理制度

PAGEit档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司IT档案的管理，确保IT档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥IT档案在公司运营和发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与IT相关的档案管理，包括但不限于信息技术系统文档、软件开发文档、网络架构文档、数据备份与恢复文档、信息安全文档等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的IT档案管理部门或岗位，对IT档案进行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.分类分级管理原则根据IT档案的类别和重要性，进行分类分级管理，以便于档案的存储、检索和利用。3.安全保密原则加强IT档案的安全保密措施，防止档案信息的泄露、篡改和丢失，确保公司信息资产的安全。4.动态管理原则随着公司IT业务的发展和变化，及时更新和完善IT档案，确保档案信息的时效性和准确性。二、档案管理职责（一）IT档案管理部门职责1.制定和完善IT档案管理制度，并组织实施。2.负责IT档案的收集、整理、归档、存储、检索、利用和销毁等工作。3.定期对IT档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。4.加强IT档案的安全保密管理，采取必要的安全防护措施，防止档案信息泄露。5.为公司各部门提供IT档案的查询和借阅服务，协助解决档案利用过程中出现的问题。6.组织开展IT档案管理工作的培训和宣传，提高员工的档案管理意识。（二）各部门职责1.负责本部门IT档案的形成、积累和整理工作，并定期移交至IT档案管理部门。2.配合IT档案管理部门做好档案的清查、盘点和利用等工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守公司IT档案管理制度，不得擅自销毁、涂改或丢失IT档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行IT档案管理职责，严格遵守档案管理工作流程和操作规范。2.负责IT档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、存储、检索等，确保档案管理工作的高效、准确。3.加强对IT档案的安全保密意识，采取有效措施防止档案信息泄露，对违反档案安全保密规定的行为及时进行制止和报告。4.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质，为公司提供优质的档案管理服务。三、档案收集与整理（一）收集范围1.信息技术系统文档包括系统需求规格说明书、系统设计文档、系统测试报告、系统部署文档、系统维护手册等。2.软件开发文档涵盖软件项目计划、软件需求分析文档、软件设计文档、代码清单、软件测试文档、软件用户手册等。3.网络架构文档包含网络拓扑结构图、网络设备配置文档、网络安全策略文档、网络故障排除手册等。4.数据备份与恢复文档如数据备份策略、备份记录、恢复测试报告、数据灾难恢复预案等。5.信息安全文档涉及信息安全管理制度、安全评估报告、安全审计记录、安全培训资料等。6.其他与IT相关的文档如IT项目验收报告、IT设备采购合同、IT服务协议等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责IT档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.对于重要的IT项目，应在项目启动阶段明确档案收集的责任人、时间节点和要求，确保项目文档的同步形成和收集。3.在收集IT档案时，应确保档案内容真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类整理按照IT档案的类别，将收集到的档案进行分类，如信息技术系统文档类、软件开发文档类等。2.编号标识为每一份IT档案编制唯一的编号，以便于管理和检索。编号应体现档案的类别、年份和顺序号等信息。3.建立目录根据分类整理的结果，建立IT档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、保管期限等内容，方便快速查找档案。4.装订成册对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐和牢固。对于电子档案，应进行规范化的命名和存储，建立清晰的文件组织结构。四、档案归档与存储（一）归档流程1.档案管理人员对整理好的IT档案进行审核，确保档案符合归档要求。2.将审核通过的档案按照类别和年度进行归档，填写归档登记表，注明档案编号、名称、日期、归档人等信息。3.将归档后的档案存放在指定的档案存储地点，并更新档案目录。（二）存储方式1.纸质档案存储设立专门的纸质档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架等。档案应按照类别和年度进行分区存放，便于查找和管理。2.电子档案存储采用磁盘阵列、磁带库、云存储等多种存储方式相结合，确保电子档案的安全存储。建立电子档案存储系统，对电子档案进行分类存储，并定期进行数据备份，防止数据丢失。3.存储环境要求档案存储地点应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求。同时，应配备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全存储。五、档案检索与利用（一）检索方法1.目录检索通过查阅IT档案目录，快速定位所需档案的编号和存放位置。2.关键词检索利用电子档案管理系统，输入关键词进行检索，提高检索效率。3.分类检索按照IT档案的类别进行检索，适用于查找某一类别的档案。（二）利用流程1.公司内部人员因工作需要查阅IT档案时，应填写《IT档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，提交至IT档案管理部门。2.IT档案管理部门根据审批后的申请表，为查阅人员提供档案查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.如需借阅IT档案，借阅人员应填写《IT档案借阅申请表》，经所在部门负责人和IT档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录或销毁档案。借阅期满后，应及时归还档案。5.对于涉及公司机密的IT档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度执行，经公司保密管理部门审批后方可进行。六、档案保管期限与销毁（一）保管期限确定1.根据IT档案的重要性和时效性，确定不同档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司重要的IT战略规划、核心系统文档、涉及公司重大利益的合同协议等。3.长期保管的档案一般为保存[X]年以上的档案，如重要的软件开发文档、网络架构变更记录等。4.短期保管的档案为保存[X]年以下的档案，如一般性的IT项目文档、日常维护记录等。（二）销毁流程1.对于已到保管期限且确无保存价值的IT档案，由IT档案管理部门提出销毁申请，填写《IT档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《IT档案销毁申请表》经所在部门负责人、IT档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，方可进行销毁操作。3.销毁IT档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。4.销毁后的档案记录应长期保存，以备查询。七、档案安全与保密（一）安全措施1.建立健全IT档案安全管理制度，加强对档案存储设备、网络环境等的安全管理。2.定期对IT档案存储设备进行维护和检查，确保设备的正常运行，防止因设备故障导致档案数据丢失。3.加强对档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和应急处理能力，制定应急预案，应对可能出现的档案安全事故。4.采用加密技术对重要的电子档案进行加密存储，防止档案信息在传输和存储过程中被窃取或篡改。（二）保密要求1.严格遵守国家有关保密法律法规和公司保密制度，对涉及公司机密的IT档案进行严格保密。2.档案管理人员应签订保密协议，明确