钢铁企业档案室管理制度

PAGE钢铁企业档案室管理制度一、总则（一）目的为加强钢铁企业档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在企业生产经营、管理决策、技术创新等方面的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于钢铁企业总部及所属各单位的档案室管理工作，包括各类纸质档案、电子档案、声像档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：企业档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则：档案应如实反映企业各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理企业在生产经营、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.服务性原则：以服务企业发展为宗旨，积极开发利用档案资源，为企业各项工作提供支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和企业档案管理制度，制定和完善本企业档案管理的具体办法和操作规程。2.负责企业各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。6.积极开展档案信息资源开发利用工作，为企业提供档案咨询、查阅等服务，充分发挥档案的价值。7.负责对所属单位档案工作进行指导、监督和检查，组织开展档案业务培训和交流活动。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案室做好档案的整理、归档等工作。3.按照档案管理要求，规范本部门文件材料的形成、积累和保管，确保档案的质量。4.积极支持和配合档案室开展档案信息资源开发利用工作，提供相关资料和线索。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.认真履行档案管理各项职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的质量和效率。3.保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布、销毁档案，维护档案的安全和完整。4.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。5.对在档案管理工作中表现突出的人员，提出表彰和奖励建议；对违反档案管理规定的行为，及时进行纠正和处理，并向上级报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括企业党组织建设、宣传教育、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：涵盖企业行政事务管理、人力资源管理、财务管理、审计监督、法务工作等方面的文件材料。3.生产技术类：包含企业生产计划、生产调度、质量管理、设备管理、技术研发、工艺改进等方面的文件材料。4.经营管理类：涉及企业市场营销、物资采购、销售管理、合同管理、企业规划等方面的文件材料。5.基本建设类：包括企业新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。6.科研项目类：涵盖企业承担的科研项目立项申请、研究报告、实验数据、成果鉴定等文件材料。7.设备仪器类：包括企业购置、使用、维护的各类设备仪器的说明书、操作规程、维修记录等文件材料。8.会计档案类：按照国家有关会计档案管理规定，收集整理企业的会计凭证、账簿、报表等文件材料。9.声像档案类：收集企业在生产经营活动中形成的照片（底片）图片、录音带、录像带以及光盘等声像材料。10.电子档案类：包括企业各类文件的电子版本、数据库、信息系统数据备份等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，并按照档案形成规律和归档要求，及时将文件材料收集齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续完备。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行同步收集，确保档案的时效性和完整性。4.电子文件应按照规定格式和存储要求进行收集，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分文件材料的不同价值，将具有保存价值的文件材料进行整理归档。3.便于保管和利用，按照分类标准对文件进行系统化整理。（四）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为党群工作、行政管理、生产技术、经营管理、基本建设、科研项目、设备仪器、会计档案、声像档案、电子档案等十大类。每大类下再根据具体情况设置若干二级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度类别顺序号的方式，如2023XM001，表示2023年项目类第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于查询和统计。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐美观。四、档案的保管（一）库房建设1.档案室应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等功能，配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序开展。（二）档案上架1.按照档案分类编号顺序，将档案上架存放，排列应整齐有序，便于查找。2.同一类档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。3.档案架应标明档案类别、年度等信息，便于识别和管理。（三）温湿度管理1.库房应安装温湿度监测设备，实时监测库房内的温湿度情况。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。当温湿度超出规定范围时，应及时采取调节措施。3.定期对库房温湿度进行记录，建立温湿度档案，以便分析和总结温湿度变化规律。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括企业重要的规章制度、年度综合计划、财务决算、重大合同协议、重要会议记录、重要人事任免文件等。3.长期保管的档案保管期限为30年，主要包括企业一般性的规章制度、生产经营活动中的重要文件、科研项目的重要资料等。4.短期保管的档案保管期限为10年，主要包括企业一般性的文件材料、临时性的工作记录等。5.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定和企业实际情况进行确定，确保档案的有效保存和利用。（五）档案安全检查1.建立档案安全检查制度，定期对档案库房、档案设备、档案实体等进行检查。2.检查内容包括档案的保管状况、温湿度情况、防火防盗设施运行情况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.对档案安全检查情况进行详细记录，建立检查档案，以便跟踪和整改。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和企业档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务企业原则：以服务企业生产经营、管理决策、技术创新等工作为出发点，积极为企业各部门和员工提供档案利用服务。3.保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。（二）利用方式1.查阅：企业内部人员因工作需要可到档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应经本部门负责人批准，并填写借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等。借阅期限一般不超过15天，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。复制档案应经档案室负责人批准，并登记复制内容、数量、用途等信息。4.咨询：利用者可就档案相关问题向档案室工作人员进行咨询，档案室应提供准确、及时的解答。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、利用内容、归还时间等，确保档案利用过程可追溯。3.定期对档案利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。（四）利用监督1.档案室工作人员应对档案利用过程进行监督，确保利用者遵守档案利用规定，爱护档案。2.如发现利用者有违反档案管理规定的行为，应及时制止，并向上级报告。3.对档案利用过程中出现的问题，应及时进行总结和改进，不断完善档案利用服务工作。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和企业档案管理实际情况，对档案进行鉴定。2.对已过保管期限、失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，可予以销毁。3.对仍具有一定查考利用价值，但保管期限已满的档案，可适当延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理人员按照档案保管期限，定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.鉴定工作小组对拟销毁档案清单进行审核，逐份鉴定档案的价值，提出存毁意见。3.对确定销毁的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。4.档案销毁清册经企业分管领导批准后，方可进行档案销毁工作。（四）销毁实施1.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上工作人员负责监销。2.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、电子档案管理（一）电子档案收集1.各部门应按照档案管理要求，及时将形成的电子文件收集齐全，并移交档案室。2.电子文件应采用通用格式进行存储，确保其可读性和可利用性。3.对电子文件的元数据、背景信息等应进行同步收集，保证电子档案的完整性。（二）电子档案整理1.按照电子档案分类标准，对电子文件进行分类整理，建立电子档案目录数据库。2.对电子文件进行编号、命名，确保其标识的唯一性和系统性。3.对电子档案进行备份，备份应采用异地存储等方式，确保电子档案的安全性。（三）电子档案保管1.建立电子档案存储系统，确保电子档案的安全存储和有效管理。2.定期对电子档案进行检查和维护，防止