档案管理员职责任命制度

PAGE档案管理员职责任命制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案管理员职责任命制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及档案管理工作的部门及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.统一管理原则：对公司各类档案实行集中统一管理，避免分散和混乱。3.真实准确原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况，确保档案信息的准确性。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。二、档案管理员职责（一）档案收集与整理1.负责收集公司各部门在工作活动中形成的各种文件、资料、图表、声像等材料，确保档案来源的广泛性和完整性。2.按照档案分类标准，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目，使其条理清晰、便于查找。3.对归档的档案进行初步审核，检查文件材料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案及时反馈给相关部门进行补充或修正。（二）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全存放。2.定期对档案库房进行检查和维护，做好温湿度记录，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如霉变、虫蛀等。3.对电子档案进行备份存储，采用安全可靠的存储介质和存储方式，定期进行数据备份检查，防止电子档案数据丢失。（三）档案借阅与利用1.建立档案借阅登记制度，明确借阅范围、借阅手续和借阅期限。对公司内部人员借阅档案，需填写借阅申请表，经所在部门负责人审批后，方可借阅；对外部单位或人员借阅档案，需经公司主管领导批准，并严格履行借阅登记手续。2.按照借阅申请要求，及时提供档案资料，并对借阅情况进行跟踪管理，确保档案按时归还。3.积极为公司各部门提供档案利用服务，根据工作需要，协助查阅、复印、摘录档案资料，充分发挥档案的参考作用。（四）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案存毁意见。2.对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，需填写档案销毁清册，经公司主管领导批准后，由专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。3.对涉及公司机密或重要信息的档案，在销毁前应进行严格的保密处理，防止信息泄露。（五）档案信息化管理1.负责公司档案信息化系统的建设和维护，确保档案信息系统的正常运行。2.将纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。3.加强对档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止非法访问和数据篡改。（六）档案统计与分析1.建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，形成档案统计报表。2.通过档案统计分析，了解公司档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理工作的决策提供数据支持。三、档案管理员任职条件（一）基本要求1.具有良好的政治素质和职业道德，遵守国家法律法规和公司规章制度。2.具备较强的责任心和保密意识，能够认真履行档案管理职责，确保档案安全。（二）专业知识与技能1.具有档案管理、文秘、信息管理等相关专业背景，熟悉档案管理业务流程和方法。2.掌握档案整理、分类、编目、检索等专业技能，能够熟练运用档案管理软件进行信息化管理。3.具备一定的计算机操作技能和办公软件应用能力，能够对电子档案进行有效的管理和维护。（三）工作经验具有[X]年以上档案管理工作经验，熟悉公司各类档案的形成规律和特点，能够独立开展档案管理工作。四、档案管理员任命程序（一）岗位申请公司各部门根据工作需要，如需设立档案管理员岗位，应向人力资源部门提交岗位申请报告，说明岗位设置的必要性、岗位职责和任职条件等。（二）人员推荐人力资源部门根据各部门提交的岗位申请报告，结合公司档案管理工作实际情况，在公司内部发布岗位招聘信息，鼓励符合条件的员工积极报名应聘。同时，也可接受员工个人自荐或部门推荐。（三）资格审查人力资源部门对报名应聘的人员进行资格审查，核实其学历、工作经验、专业技能等是否符合档案管理员任职条件。（四）面试与考核1.人力资源部门组织对资格审查合格的人员进行面试，了解其对档案管理工作的认识、工作思路和工作能力等。2.面试通过后，由档案管理部门对拟录用人员进行实际操作考核，考核内容包括档案整理、分类、编目、信息化管理等方面的技能。（五）任命决定根据面试和考核结果，由公司领导班子研究决定档案管理员的任命人选，并下达任命文件。任命文件应明确档案管理员的岗位职责、工作权限和任职期限等。五、档案管理员培训与发展（一）培训计划档案管理部门应根据档案管理工作的发展需求和档案管理员的实际情况，制定年度培训计划，明确培训内容、培训方式和培训时间等。（二）培训内容1.档案管理法律法规和行业标准培训，确保档案管理员依法依规开展工作。2.档案管理业务知识培训，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的操作技能和方法。3.信息化管理知识培训，如档案管理软件的应用、电子档案的存储与维护等。4.职业道德和保密意识培训，增强档案管理员的职业素养和保密意识。（三）培训方式1.内部培训：定期组织档案管理员参加公司内部的培训课程，邀请公司内部专家或外部专业讲师进行授课。2.外部培训：根据实际工作需要，选派档案管理员参加外部举办的档案管理培训班或研讨会，拓宽视野，学习先进的档案管理经验和技术。3.在线学习：利用网络平台，提供丰富的档案管理学习资源，供档案管理员自主学习。（四）职业发展公司鼓励档案管理员不断提升自身业务水平和综合素质，为其提供广阔的职业发展空间。档案管理员可通过参加职称评定、岗位晋升等方式，实现个人职业发展目标。同时，公司也将根据档案管理工作的实际需求，适时调整档案管理员的岗位职责和工作权限，为其提供更多的发展机会。六、档案管理员考核与奖惩（一）考核标准1.工作业绩考核：主要考核档案管理员在档案收集、整理、保管、利用等方面的工作完成情况，包括档案的完整性、准确性、利用率等指标。2.工作能力考核：考核档案管理员的专业技能、信息化应用能力、沟通协调能力等，是否能够胜任档案管理工作岗位。3.工作态度考核：考察档案管理员的责任心、敬业精神、团队合作意识等方面的表现。（二）考核方式1.定期考核：每年组织一次档案管理员年度考核，由档案管理部门制定考核方案，明确考核内容、考核标准和考核方法。2.日常考核：档案管理部门负责人对档案管理员的日常工作表现进行跟踪考核，及时发现问题并给予指导和纠正。（三）奖惩措施1.奖励：对考核优秀的档案管理员，公司给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖