招标公司档案室制度

PAGE招标公司档案室制度一、总则（一）目的为加强招标公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于招标公司全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自留存、销毁档案。2.真实性原则：归档的文件材料应真实反映公司各项业务活动的实际情况。3.完整性原则：确保档案材料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括纸质档案、电子档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作，确保档案存放有序。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。6.对档案的鉴定、销毁等工作进行审核和监督。7.开展档案信息化建设，提高档案管理效率和水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，并定期移交档案室。2.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。3.对本部门保管的档案进行妥善保管，防止丢失、损坏和泄密。4.遵守公司档案管理制度，不得擅自处理档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备一定的档案管理专业知识和技能。2.严格遵守档案管理制度，认真履行岗位职责。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅等。4.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于招标项目文件、合同协议、会议纪要、工作报告、财务报表、人事档案等。2.上级主管部门下发的与公司业务相关的文件、通知等。3.公司对外交往中形成的文件材料，如信函、传真、电子邮件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。3.对于重要文件材料，应进行备份，以防丢失。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，一般可分为综合管理类、招标业务类、财务类、人事类等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.对档案进行装订、编目、装盒等工作，确保档案的整齐、规范。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司的重要文件、合同协议、财务报表等；长期保管的档案一般为10年以上，如一般性的招标项目文件、人事档案等；短期保管的档案为10年以下，如临时性的文件材料等。3.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司实际情况进行。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，一般每年进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管情况等，发现问题应及时处理。3.清查结果应形成书面报告，报公司领导审阅。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案室查阅。2.查阅重要档案需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅档案应持有单位介绍信，并经公司领导批准，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案室指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换等。3.如需复印档案，应经档案室管理人员同意，并登记复印内容、份数等。（三）利用规定1.档案的利用应严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，不得将档案用于非法目的。2.利用档案时应注意保护档案的知识产权，不得擅自传播、发表档案内容。3.档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印、借阅等情况进行详细记录。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则。2.鉴定工作应在档案室负责人的主持下，由档案管理人员和相关业务人员共同进行。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可进行销毁。（三）销毁程序1.档案管理人员提出档案销毁清单，报档案室负责人审核。2.档案室负责人审核后，报公司领导批准。3.经批准销毁的档案，应在档案室管理人员和监督人员的共同监督下进行销毁，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等，由销毁人员和监督人员签字后存档。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率和水平，为公司决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.制定档案数字化加工标准，对纸质档案进行数字化扫描、录入等处理。3.建立档案信息化管理系统，对档案进行分类、编号、存储、检索等管理。4.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化培训1.定期组织档案管理