群众工作档案管理制度

PAGE群众工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司群众工作档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保群众工作档案的完整性、准确性和安全性，为公司群众工作的开展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及各部门在开展群众工作过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映群众工作的实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：全面收集与群众工作相关的各类文件、资料、记录等，确保档案资料的齐全完整。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行分类、整理、编目和保管，保证档案管理工作的规范化、标准化。4.保密性原则：对涉及群众个人隐私、敏感信息等档案资料严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）公司群众工作领导小组1.负责制定和完善群众工作档案管理制度，指导和监督公司各部门的档案管理工作。2.对公司重要群众工作档案进行审核和决策，确保档案管理工作符合公司整体发展战略和群众工作要求。（二）各部门负责人1.为本部门群众工作档案管理的第一责任人，负责组织本部门档案管理人员开展档案收集、整理、归档等工作。2.审核本部门形成的群众工作档案，确保档案内容真实、准确、完整，并及时向公司档案管理部门移交。（三）档案管理人员1.负责公司群众工作档案的具体收集、整理、分类、编目、装订、保管、借阅、统计等日常管理工作。2.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。3.协助各部门做好档案管理相关培训工作，提高档案管理意识和技能。三、档案收集（一）收集范围1.与群众沟通交流的记录，包括会议纪要、谈话记录、调查问卷等。2.群众诉求及处理情况，如信访信件、投诉举报材料、处理结果反馈等。3.开展群众活动的相关资料，如活动方案、通知、照片、视频、总结等。4.涉及群众利益的政策文件、法规解读、宣传资料等。5.其他与群众工作相关的文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.在群众工作开展过程中，相关人员应及时将形成的文件材料进行整理，按照档案管理要求进行分类存放，便于后续收集。3.对于重要的群众工作事项，应同步收集相关的原始凭证、证明材料等，确保档案资料的完整性。（三）收集渠道1.由各部门主动收集本部门在群众工作中产生的各类文件资料，并定期移交至公司档案管理部门。2.档案管理人员定期到各部门巡查，督促档案收集工作，及时发现和收集遗漏的档案资料。3.通过公司内部信息系统、电子邮箱等渠道，收集电子文件形式的群众工作档案。四、档案整理（一）分类标准1.沟通交流类：按照沟通方式（会议、谈话、问卷调查等）及时间顺序进行分类。2.群众诉求类：按照诉求类型（信访、投诉、建议等）及处理时间进行分类。3.群众活动类：按照活动主题、时间、地点等进行分类。4.政策法规类：按照政策法规的类别、发布时间进行分类。（二）整理流程1.档案管理人员对收集到的档案资料进行初步筛选，剔除重复、无效的文件。2.按照分类标准对档案进行详细分类，确定每份档案的类别和编号。3.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录清单，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.对档案进行装订，确保文件整齐、牢固，便于查阅和保管。（三）整理要求1.档案整理应遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类应科学合理，便于管理和查询，避免交叉重复。3.编号应连续、唯一，编目信息应准确、完整。4.装订应整齐规范，不得随意裁剪、折叠文件。五、档案保管（一）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括一般性的群众沟通记录、临时性的群众活动资料等。2.中期档案：保管期限为510年，如阶段性的群众诉求处理记录、有一定参考价值的群众工作文件等。3.长期档案：保管期限为10年以上，涉及公司重大群众工作决策、重要政策文件、长期跟踪的群众诉求等。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，对纸质档案进行分类存放，建立档案架、档案柜等存储工具，并定期对档案进行盘点和检查。2.电子档案：建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储，设置不同的存储级别和权限，定期进行数据备份，确保电子档案的安全性和完整性。同时，对电子档案的元数据进行详细记录，包括文件名称、格式、大小、来源、生成时间等信息。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求。2.对纸质档案应定期进行清点、核对，发现破损、褪色等情况及时进行修复或复制。3.电子档案应定期进行病毒查杀和维护，确保数据的可读性和可用性。4.严格执行档案借阅、归还制度，防止档案丢失或损坏。六、档案利用（一）利用范围1.为公司领导决策提供参考依据，了解群众需求和意见，制定相关政策和措施。2.为各部门开展群众工作提供借鉴和指导，提高工作质量和效率。3.作为历史资料留存，用于研究公司群众工作发展历程和经验教训。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅时应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、污损档案。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。3.复制：对于不便于查阅或借阅的档案，利用者可申请复制。复制档案应经档案管理部门负责人批准，由档案管理人员按照规定的程序进行复制，并加盖档案复制专用章。（三）利用要求1.档案利用应严格遵守保密制度，不得泄露档案中涉及的国家机密、商业秘密和个人隐私等信息。2.利用者应爱护档案，不得在档案上圈划、批注、污损等。3.档案管理人员应做好档案利用登记工作，记录利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、档案名称及数量等信息，定期对档案利用情况进行统计和分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司群众工作领导小组负责人、各部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定程序1.档案管理人员对达到保管期限的档案进行初步清理，提出拟销毁档案清单。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，确定档案是否需要销毁。3.对确定需要销毁的档案，编制销毁清单，经公司群众工作领导小组批准后实施销毁。（四）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应通过专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。（五）销毁记录销毁档案时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息。销毁记录应保存[X]年。八、监督与检查（一）监督部门公司群众工作领导小组负责对各部门群众工作档案管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节。2.档案资料的完整性、准确性和规范性。3.档案管理人员的工作责任心和业务水平。（三）检查方式1.定期检查：每年至少组织一次全面的档案管理检查，对各部门档案管理工作进行量化评分。2.不定期抽查：根据工作需要，随时对部分部门的档案管理情况进行抽查，及时