新闻单位档案管理制度

PAGE新闻单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强新闻单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在新闻宣传、业务工作及历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本新闻单位各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则新闻单位档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责统筹协调，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映新闻单位的各项工作和历史面貌，严禁虚假、伪造档案。3.完整性原则全面收集和整理新闻单位在各个工作环节形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为新闻单位各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责新闻单位档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本单位档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的保管和保护工作，采取有效的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。5.对档案的利用情况进行登记和统计，跟踪档案利用效果，及时反馈利用过程中存在的问题。6.组织开展档案鉴定工作，定期对档案进行价值评估，确定档案的保管期限和处置方式。7.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。8.开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识和档案管理水平。9.参与新闻单位重大活动和项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。三、档案分类与编号（一）档案分类1.文书档案主要包括新闻单位在行政管理、党群工作、业务管理等方面形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、会议纪要、工作计划、总结等。2.新闻业务档案涵盖新闻采访、编辑、出版等业务活动中形成的档案，包括采访提纲、稿件、图片、音频视频资料、审稿记录等。3.人事档案记录新闻单位员工个人基本情况、工作经历、教育培训、考核奖惩等信息的档案材料。4.财务档案包含新闻单位财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等财务核算和财务管理过程中形成的档案。5.设备档案新闻单位各类办公设备、采编设备、传输设备等的购置、安装、使用、维护、报废等过程中形成的档案，如设备清单、说明书、维修记录等。6.基建档案新闻单位基本建设项目从立项、设计、施工到竣工验收等全过程形成的档案，包括项目审批文件、设计图纸、施工资料、竣工报告等。（二）档案编号1.文书档案编号采用年度保管期限流水号的方式进行编号。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.新闻业务档案编号根据不同的业务类型和档案类别进行编号。如采访档案编号为：CF年份采访项目序号；稿件档案编号为：GJ年份稿件序号。3.人事档案编号按照员工个人身份信息进行编号，确保一人一号，便于管理和查询。4.财务档案编号依据财务档案的类别和时间顺序进行编号，如会计凭证编号为：KJ年份月份凭证序号。5.设备档案编号以设备购置时间和设备类型为基础进行编号，如SJ2022摄像机01，表示2022年购置的第1台摄像机设备档案。6.基建档案编号按照建设项目名称和档案形成阶段进行编号，如JG[项目名称]前期001，表示[项目名称]前期阶段形成的第1份基建档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案管理制度的要求，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料收集齐全。2.对于重要活动、重大项目等形成的档案，相关部门应在活动结束或项目完成后及时移交档案管理部门，确保档案的完整和及时归档。3.员工个人在工作中形成的属于归档范围的文件材料，应定期主动向所在部门提交，由部门统一整理后移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类方案进行分类。2.对每份档案进行整理，去除金属物，破损的档案进行修复或复制，确保档案的整洁和完整。3.按照档案编号规则对档案进行编号，并编制相应的目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.文书档案应按照文件形成的时间顺序进行排列，同一事由的文件应集中排列在一起；新闻业务档案应根据业务流程和档案类别进行分类整理；人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等应按照各自的特点和要求进行规范整理。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机等，方便档案管理人员进行日常工作。（二）档案装具1.根据档案的类型和数量，选用合适的档案装具，如档案柜、档案盒等。2.档案柜应坚固耐用，便于存放和查找档案；档案盒应符合国家标准，能够有效保护档案，并在盒脊上标明档案编号、题名、保管期限等信息。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、定期（30年、10年）。永久保管的档案主要包括本单位制定的重要规章制度、年度综合计划和总结、机构演变、人事任免、重大活动记录、财务决算等。保管期限为30年的档案包括一般性文件材料、重要业务文件等。保管期限为10年的档案为一般性事务文件、短期临时性文件等。2.新闻业务档案根据其重要性和时效性确定保管期限，一般重要稿件、长期跟踪报道的档案应适当延长保管期限；一般性稿件可根据实际情况确定较短的保管期限。3.人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等按照国家有关规定和行业标准确定保管期限。（四）档案清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，确保档案数量准确、存放有序。2.每年对档案库房进行全面检查，检查档案的保管状况、装具的完好情况以及库房的安全设施运行情况等，发现问题及时处理，并做好记录。3.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。六、档案利用（一）利用范围1.在新闻宣传工作中，为撰写新闻稿件、制作专题节目等提供历史资料和素材。2.为新闻单位内部管理、决策支持提供参考依据，如查阅以往的工作计划、总结、会议纪要等。3.满足员工个人查阅人事档案、业务档案等相关资料的需求。4.应有关部门或单位的要求，提供档案资料用于历史研究、文化传承等公益活动。（二）利用手续1.本单位员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅期限，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的和查阅范围，经档案管理部门负责人审核批准后，方可查阅。特殊情况需复制档案的，应另行办理审批手续。3.档案查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。（三）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。利用结束后，应及时收回档案，并检查档案的完整性和安全性。（四）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途和复制份数，按照档案利用审批程序办理审批手续。2.档案管理人员应按照审批要求进行复制操作，复制件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。3.复制档案应使用符合质量要求的设备和材料，确保复制件清晰、完整。复制完成后，应对复制设备进行清洁和维护。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表和国家有关规定，对档案的价值进行评估，确定档案是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应重点审查其内容是否涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等敏感信息。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对达到保管期限的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、存毁意见等信息。4.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、单位主管领导批准后，方可实施销毁。（四）销毁实施1.档案销毁应在指定的地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销。2.销毁档案可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中应做好记录，监销人员和档案管理人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立新闻单位档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理功能，提高档案管理的工作效率和服务质量。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案数字化存储要求，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，提高图像质量。3.数据挂接将处理后的图像数据与档案目录信息进行关联挂接，建立电子档案数据库。4.存储备份将电子档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，确保数据的安全性和完整性。（三）信息系统功能1.档案录入实现档案目录信息和数字化图像的批量录入和单个录入功能，确保数据准确无误。2.检索查询提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行快速检索，方便用户查找所需档案。3.借阅管理记录档案借阅情况，实现借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理。4.统计分析对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进