供应商信用档案管理制度

PAGE供应商信用档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司供应商管理，规范供应商信用档案的建立、维护和使用，确保供应商提供的产品和服务符合公司要求，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于与公司有业务往来的所有供应商，包括原材料供应商、零部件供应商、服务供应商等。（三）基本原则1.客观公正原则：信用档案的建立和评价应基于客观事实，确保评价结果公正、公平。2.动态管理原则：根据供应商的实际表现，对信用档案进行动态更新和调整。3.信息保密原则：严格保密供应商信用档案中的信息，防止信息泄露。二、信用档案的建立（一）档案内容1.基本信息：包括供应商名称、法定代表人、地址、联系方式、经营范围等。2.资质证明：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、行业资质证书等。3.业绩记录：与公司及其他客户的交易记录，包括订单数量、交货期、产品质量、售后服务等。4.财务状况：资产负债表、利润表、现金流表等财务报表，以及银行信用记录、纳税记录等。5.信用评级：根据供应商的信用状况进行评级，分为A、B、C、D四级。6.不良记录：供应商在交易过程中出现的违约行为、质量问题、投诉处理情况等。（二）建立流程1.供应商申请：新供应商向公司提交《供应商信用档案申请表》，并提供相关资料。2.资料审核：采购部门对供应商提交的资料进行审核，核实资料的真实性和完整性。3.实地考察：对于重要供应商或首次合作的供应商，采购部门会同相关部门进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。4.信用评级：根据审核和考察结果，由采购部门会同财务部门、质量部门等相关部门对供应商进行信用评级。5.档案录入：采购部门将审核通过的供应商信息录入信用档案管理系统，并建立纸质档案。三、信用评级（一）评级标准1.A级供应商：连续三年以上与公司保持良好合作关系，产品质量稳定，交货期准时，售后服务良好，无任何不良记录。2.B级供应商：与公司合作两年以上，产品质量较好，交货期基本准时，售后服务较好，偶尔出现轻微质量问题或交货延迟，但能及时解决。3.C级供应商：与公司合作一年以上，产品质量一般，交货期时有延迟，售后服务一般，存在一定质量问题或违约行为，但能配合公司解决。4.D级供应商：与公司合作不满一年，产品质量较差，交货期经常延迟，售后服务差，存在严重质量问题或违约行为，且不配合公司解决。（二）评级方法1.定量分析：根据供应商的业绩记录、财务状况等数据，计算各项指标得分，得出定量评价结果。2.定性分析：由采购部门会同相关部门对供应商的质量管理体系、售后服务能力、商业信誉等方面进行定性评价。3.综合评定：将定量分析和定性分析结果进行综合评定，确定供应商的信用等级。（三）评级周期信用评级每年进行一次，于每年年底进行。对于出现重大质量问题、交货延迟、违约行为等情况的供应商，可随时进行信用评级调整。四、信用档案的维护（一）信息更新1.采购部门定期收集供应商的相关信息，包括业绩数据、财务报表、资质证书等，及时更新信用档案。2.对于供应商的重大事项变更，如法定代表人变更、经营范围变更、股权变更等，采购部门应及时通知相关部门，并更新信用档案。（二）信用监控1.采购部门定期对供应商的信用状况进行监控，关注供应商的业绩表现、财务状况、市场口碑等变化情况。2.对于信用等级下降的供应商，采购部门应及时与供应商沟通，了解原因，并采取相应措施。（三）不良记录管理1.对于供应商在交易过程中出现的不良记录，采购部门应及时记录，并进行详细调查和分析。2.根据不良记录的严重程度，对供应商进行相应的处罚，如警告、暂停合作、取消合作等。3.对于供应商的不良记录，应在信用档案中进行永久保存，并作为信用评级的重要依据。五、信用档案的使用（一）采购决策在采购决策过程中，采购部门应参考供应商的信用档案，优先选择信用等级高的供应商。对于信用等级低的供应商，应谨慎选择，并采取相应的风险防范措施。（二）合同管理在签订采购合同前，采购部门应审核供应商的信用档案，确保供应商具备履行合同的能力和信用。对于信用等级低的供应商，应在合同中约定更为严格的违约责任和担保条款。（三）付款管理财务部门应根据供应商的信用等级，制定不同的付款政策。对于信用等级高的供应商，可适当延长付款期限；对于信用等级低的供应商，应严格按照合同约定付款，甚至采取预付款或现款现货等方式。（四）合作评估在与供应商合作过程中，各部门应根据供应商的信用档案，对供应商的合作表现进行评估。对于信用等级下降或出现不良记录的供应商，应及时调整合作策略，降低合作风险。六、信息安全与保密（一）信息安全管理1.公司建立健全信用档案信息安全管理制度，采取必要的技术措施和管理措施，确保信用档案信息的安全。2.信用档案管理系统应设置严格的用户权限，只有经过授权的人员才能访问和使用信用档案信息。3.定期对信用档案管理系统进行安全检查和维护更新，防止信息泄露、篡改或丢失。（二）信息保密措施1.严格保密供应商信用档案中的信息，未经供应商同意，不得向任何第三方披露。2.在对外提供供应商信用档案信息时，应按照法律法规和公司规定履行审批手续，并确保信息使用的合法性和合规性。3.对于涉及供应商商业秘密的信息，应采取加密、隔离等措施进行保护。七、培训与宣传（一）培训1.定期组织采购人员、财务人员、质量人员等相关人员参加供应商信用档案管理培训，提高其对信用档案管理的认识和操作技能。2.培训内容包括信用档案管理制度、信用评级标准、信息收集与分析方法、信息安全与保密等方面。（二）宣传1.通过内部刊物、宣传栏、会议等形式，向公司员工宣传供应商信用档案管理的重要性和相关知识，提高员工