日常资料档案管理制度

PAGE日常资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司日常资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高资料档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中形成的各类资料档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司资料档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责归口管理，确保资料档案的完整性和系统性。2.分类管理原则根据资料档案的来源、内容、形式等因素进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则采取必要的安全保密措施，确保资料档案的安全，防止资料档案的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则在确保安全保密的前提下，充分考虑资料档案的利用需求，提供便捷的查阅和借阅服务。二、资料档案的分类与编号（一）分类公司日常资料档案分为以下几类：1.行政管理类包括公司的行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、证照资质等。2.人事管理类包括员工档案、招聘与培训资料、绩效考核记录、薪酬福利文件等。3.财务管理类包括财务报表、会计凭证、审计报告、预算与决算资料等。4.业务经营类包括市场调研报告、销售合同、采购订单、项目文档、客户资料等。5.技术研发类包括研发项目文档、技术方案、专利与知识产权资料等。6.其他类包括不属于以上分类的其他资料档案。（二）编号为便于资料档案的管理和查找，对每类资料档案进行编号。编号采用“类别代码+年份+流水号”的形式，具体如下：1.行政管理类：XZ+年份+流水号2.人事管理类：RS+年份+流水号3.财务管理类：CW+年份+流水号4.业务经营类：JY+年份+流水号5.技术研发类：JF+年份+流水号6.其他类：QT+年份+流水号例如，行政管理类2023年的第10份文件编号为：XZ2023010。三、资料档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门资料档案的收集工作，确保资料档案的及时、完整收集。2.员工在工作中形成的资料档案应及时提交给本部门的资料收集人员，不得私自留存。3.对于外部单位发送给公司的资料档案，由相关部门负责签收，并及时移交至综合管理部门进行统一管理。（二）整理1.综合管理部门收到资料档案后，应按照分类标准进行整理，确保资料档案的分类准确、编号规范。2.对资料档案进行编目，编制资料档案目录清单，包括资料档案的编号、名称、日期、来源等信息，以便于查找和利用。3.对资料档案进行装订、装盒等物理整理，确保资料档案的整齐、美观和安全。四、资料档案的归档与存储（一）归档1.整理好的资料档案应及时归档，按照编号顺序存放在档案柜中。2.归档时应填写档案盒封面和脊背的相关信息，包括档案类别、年份、起止编号等。3.建立档案索引，将档案盒的存放位置和相关信息记录在索引表中，便于快速查找。（二）存储1.公司应设立专门的档案库房，用于存放资料档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案柜应按照分类顺序排列，便于查找和管理。3.对于电子资料档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，确保数据的安全性和完整性。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部员工因工作需要查阅资料档案的，应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅的资料档案名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.综合管理部门应根据申请表提供相应的资料档案，并安排专人陪同查阅，确保资料档案的安全。3.查阅人员应在规定的时间和地点查阅资料档案，不得擅自将资料档案带出档案库房或转借他人。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将资料档案归还综合管理部门，并在《资料档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.公司内部员工因工作需要借阅资料档案的，应填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅的资料档案名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的资料档案，不得擅自涂改、损坏、丢失或转借他人。如因保管不善造成资料档案损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还资料档案时，应确保资料档案的完整性和准确性，并在《资料档案借阅登记表》上签字确认。综合管理部门应对归还资料档案进行检查，如发现问题应及时与借阅人员沟通解决。六、资料档案的保密与安全（一）保密1.公司员工应严格遵守公司的保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要资料档案予以保密。2.在查阅和借阅资料档案时，查阅人员和借阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露资料档案的内容。3.对于涉及保密的资料档案，应在档案盒上标注“保密”字样，并采取相应的保密措施，如限制查阅范围、加密存储等。（二）安全1.公司应加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等，确保档案库房的安全。2.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和排除安全隐患。3.对于电子资料档案，应采取必要的安全防护措施，如设置密码、安装杀毒软件等，防止数据被篡改、丢失或泄露。七、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部门应定期对资料档案进行鉴定，确定资料档案的保存价值。2.鉴定工作应由公司相关部门负责人、档案管理人员和专业技术人员组成的鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据资料档案的形成时间、内容、来源等因素，综合考虑资料档案的历史价值、现实价值和潜在价值，确定资料档案的保存期限。（二）销毁1.对于已超过保存期限且无保存价值的资料档案，应填写《资料档案销毁申请表》，经公司分管领导批准后，予以销毁。2.销毁资料档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在《资料档案销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告公司综合管理部门备案。八、资料档案管理的监督与考核（一）监督1.公司综合管理部门负责对各部门资料档案管理工作进行监督检查，确保资料档案管理工作符合本制度的要求。2.定期对档案库房进行检查，查看档案的存储环境、保管状况等是否符合要求。3.对资料档案的查阅、借阅、归档等环节进行抽查，检查相关手续是否齐全、规范。（二）考核1.将资料档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门资料档案管理工作进行考核评价。2.考核内容包括资料档案的收集、整理、归档、存储、查阅