幼儿园档案职责制度

PAGE幼儿园档案职责制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园教育教学、管理及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职员工。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿园在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得分散保存应归档的档案材料。2.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则：全面收集、整理幼儿园各项工作活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密及个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案工作职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全幼儿园档案管理制度。2.负责制定档案工作发展规划和年度工作计划，并组织实施。3.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用等工作。4.指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。5.积极开发档案信息资源，为幼儿园各项工作提供档案信息服务。6.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作。（二）部门兼职档案员职责1.在综合档案室的指导下，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理要求，对本部门形成的文件材料进行及时分类、整理，确保档案的齐全完整。3.做好本部门档案的日常保管工作，防止档案损坏、丢失。4.定期将整理好的档案移交综合档案室，并办理交接手续。5.协助综合档案室开展档案利用工作，提供本部门相关档案信息。（三）档案形成部门职责1.各部门应明确一名负责人分管档案工作，确保本部门档案工作的顺利开展。2.负责本部门各类文件材料的形成、积累和整理工作，严格按照归档范围和要求，将应归档的文件材料及时移交兼职档案员。3.在工作活动中，注重保护档案的原始性和完整性，不得擅自涂改、销毁档案材料。4.积极配合综合档案室做好档案的整理、鉴定、编目、利用等工作，为档案管理工作提供必要的支持和协助。三、档案归档范围与要求（一）文书档案1.上级机关来文，包括命令、决定、指示、通知、通报、报告、批复等。2.幼儿园发出的各类文件，如请示、报告、通知、通报、决定、计划、总结等。3.幼儿园内部形成的各种会议文件、会议记录、纪要等。4.幼儿园制定的规章制度、岗位职责、考核办法等。5.幼儿园各类统计报表、财务报表等。6.教职工的人事档案材料，包括履历表、工资表、考核表、奖惩材料等。7.幼儿园与上级主管部门、其他单位及个人签订的合同、协议等。8.幼儿园开展各类活动的方案、总结、照片、录像等资料。9.其他具有保存价值的文书材料。归档要求：1.文书档案应按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，采用纸质档案与电子档案同时保存的方式。2.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其可读性和可利用性。（二）教学档案1.教学计划、教学大纲、课程表、教案等。2.教师教学总结、学生成绩册、考试试卷及分析等。3.教学研究活动记录、教学改革方案及成果等。4.幼儿园组织的各类教学竞赛、公开课、示范课等活动的资料。5.幼儿学籍档案，包括入园登记表、体检表、疫苗接种证、学籍变动记录等。6.教学设施设备的采购、使用、维护记录等。归档要求：1.教学档案应按照教学活动的类别和时间顺序进行整理，确保档案的系统性和完整性。2.教案应包括教学目标、教学重难点、教学方法、教学过程等内容，体现教学的全过程。3.学生成绩册应准确记录学生各学科的成绩及考核情况。（三）财务档案1.财务预算、决算报表及相关分析报告。2.会计凭证、账簿、财务报表等会计资料。3.财务审计报告、税务申报资料等。4.幼儿园资产清查、评估报告及相关资料。5.财务管理制度、财务审批流程等文件。归档要求：1.财务档案应按照会计年度进行整理，采用纸质档案与电子档案相结合的方式保存。2.会计凭证应装订整齐，封面填写规范，附件完整。3.财务报表应加盖单位公章及财务负责人印章。（四）后勤档案1.幼儿园食堂管理档案，包括食品采购、加工、储存记录，食堂工作人员健康证等。2.幼儿园安全保卫档案，包括安全制度、应急预案、安全检查记录、消防设施设备档案等。3.幼儿园设施设备档案，包括设备采购合同、安装调试记录、使用说明书、维修保养记录等。4.幼儿园环境卫生档案，包括卫生管理制度、消毒记录、环境卫生检查记录等。归档要求：1.后勤档案应按照不同的业务类别进行分类整理，确保档案的针对性和实用性。2.安全保卫档案应重点关注安全隐患排查及整改情况，确保幼儿园安全稳定。3.设施设备档案应详细记录设备的全生命周期管理情况，便于设备的维护和更新。（五）科研档案1.幼儿园承担的科研项目立项申请书、研究计划、开题报告等。2.科研项目研究过程中的实验数据、调研资料、阶段性成果报告等。3.科研项目结题报告、成果鉴定证书、获奖证书等。4.科研论文、著作等发表及出版情况。归档要求：1.科研档案应按照科研项目的类别和研究进程进行整理，确保档案的连贯性和完整性。2.科研项目成果应具有真实性和创新性，相关证明材料应齐全有效。四、档案整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，确定保管期限。3.便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案采用年度保管期限机构（问题）分类法。2.教学档案按照教学活动的类别进行分类。3.财务档案按会计年度分类。4.后勤档案根据不同业务类别分类。5.科研档案按科研项目分类。（三）整理要求1.对收集到的文件材料进行清理，剔除重复、无用的文件。2.按照分类方法对文件材料进行排序、编号、编目等整理工作。3.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，以便于查找和利用。（四）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.教学档案在学期末或学年末完成归档。3.财务档案在会计年度终了后按规定时间归档。4.后勤档案和科研档案应在相关工作结束后及时归档。（五）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案移交综合档案室。2.综合档案室对移交的档案进行检查、验收，符合要求的办理交接手续。3.综合档案室将归档后的档案按照规定的排列顺序上架存放。五、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防鼠、防盗等条件的专用库房。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。2.安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，如灭火器、报警器、除湿机、防虫药、防鼠板等。3.配置档案管理软件，对档案进行信息化管理，实现档案的检索、借阅、统计等功能。（三）档案保管要求1.对不同保管期限的档案进行分类存放，便于管理和查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。4.电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合幼儿园实际情况进行鉴定。2.全面分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门负责人及相关业务人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件逐页进行审查，确定其价值。2.分析档案的形成背景、作用、历史意义等，综合判断其保存价值。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映幼儿园主要职能活动和基本历史面貌的，对幼儿园和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年保管期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见。2.填写档案销毁清册，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。3.报幼儿园主管领导审批。4.经批准后，由两人以上在指定地点进行监销，并在销毁清册上签字。5.将销毁情况记录在案，永久保存。七、档案利用（一）利用原则1.遵循保密制度，确保档案信息安全。2.方便利用，提高档案利用效率。3.依法依规提供档案利用服务。（二）利用范围1.幼儿园内部各部门因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、有关单位及个人因工作需要查阅档案。3.涉及幼儿园重大事件、历史沿革等方面的研究需要查阅档案。（三）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅。2.借阅：对确需借出档案的，办理借阅手续，限期归还。3.出具证明：根据利用者需求，为其出具档案证明。（四）利用手续1.幼儿园内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经幼儿园主管领导批准后，方可查阅。3.借阅档案需填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名