外企需要档案管理制度

PAGE外企需要档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司，适用于公司各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确，如实反映公司各项活动和业务情况。3.安全保密原则：加强档案安全保密措施，防止档案丢失、损坏、泄露，确保档案信息安全。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供有效支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案数据库，实现档案信息化管理，提高档案检索和利用效率。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整性和准确性。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，保障档案信息安全。6.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。7.组织开展档案鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和合法性。8.对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，提高公司整体档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门文件、资料、记录等档案的收集、整理、保管，并定期移交公司档案管理部门。2.明确本部门档案管理人员，负责档案管理的具体工作，并接受公司档案管理部门的业务指导。3.在业务活动中形成的各类档案，应按照公司档案管理制度的要求及时归档，确保档案的完整和准确。4.严格遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自查阅、借阅、复制、销毁档案。5.协助档案管理部门做好档案的清查、盘点、鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作规范、有序进行。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目等工作，保证档案质量。3.熟练掌握档案管理系统操作技能，做好档案信息化管理工作，及时更新档案信息。4.妥善保管档案，定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，并向上级报告。5.热情接待档案查阅、借阅人员，按照规定办理查阅、借阅手续，做好登记和跟踪服务。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，维护公司利益。7.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、董事会决议、工商登记资料等。2.公司各项业务活动中形成的文件、合同、协议、报告、报表等，包括但不限于市场营销、财务管理、人力资源管理、研发管理、生产管理等方面。3.公司内部会议记录、纪要、工作报告、领导批示等文件资料。4.公司员工个人档案，包括入职申请表、劳动合同、薪酬福利记录、培训记录、绩效考核记录、奖惩记录等。5.公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书、商标证书等各类证书文件。6.公司对外宣传资料、产品资料、宣传报道等文件。7.公司与政府部门、合作伙伴、客户等往来的信函、传真、电子邮件等文件。8.其他与公司经营管理活动有关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.档案收集人员应按照档案管理要求，对收集到的档案进行初步审核，确保档案内容真实、准确、完整，格式规范。3.对于重要文件、合同等，应收集原件或与原件核对无误的复印件，并确保签字、盖章等手续齐全。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行收集，并进行备份存储，确保电子文件的可读性和可追溯性。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。2.按照档案类别进行分类，如行政管理类、业务管理类、财务类、人力资源类、技术研发类等，每类再根据具体内容进行细分。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和查找。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，确保目录清晰、准确。5.对档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。对于纸张较大或较多的档案，可采用三孔一线或胶装等方式装订；对于电子文件，应进行分类存储，并建立相应的索引目录。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防光、防尘等功能，确保档案安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度监测设备等，并定期进行检查和维护。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.纸质档案应采用档案盒、档案夹等方式进行存放，并在档案盒、档案夹上标注档案编号、名称、保管期限等信息。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份存储。备份存储应采用异地存储或多种存储介质相结合的方式，确保电子档案的安全性和可靠性。4.对于重要档案或保密档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、限制访问权限等。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，公司章程，董事会决议，年度财务报告，重要合同协议等。3.长期保管的档案保管期限一般为10年以上，包括公司各类业务活动中形成的重要文件、记录等。4.短期保管的档案保管期限一般为110年，包括一般性文件、资料等。5.档案保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况进行确定，并在档案整理时明确标注。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整性和准确性。清查、盘点工作每年至少进行一次。2.清查、盘点内容包括档案数量、质量、保管状况等，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查、盘点结束后，应编制档案清查、盘点报告，报告内容包括清查、盘点时间、范围、结果、存在问题及整改措施等，并报公司领导审批。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.公司外部人员查阅档案，须持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司分管领导签字批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。3.档案借阅应严格控制，确因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。4.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应按时归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。5.查阅、借阅档案时，应严格遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换档案内容，不得在档案上批注无关信息，不得擅自复制、拍照、录像档案。（二）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制档案名称、编号、复制份数等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可复制。2.档案复制应采用复印、打印、扫描等方式进行，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复印件与原件一致”字样。3.对于涉及公司机密或重要信息的档案，应严格控制复制范围和份数，并按照保密规定进行管理。（三）档案信息提供1.公司应根据工作需要，向有关部门和单位提供档案信息服务。提供档案信息时，应按照规定办理审批手续，并确保提供的档案信息真实、准确、完整。2.档案管理部门应建立档案信息提供登记制度，对提供档案信息的时间、内容、提供对象等进行详细记录，便于跟踪管理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，确保鉴定结果客观、准确。2.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行综合鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各相关部门负责人及档案管理人员组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定工作计划，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案保管期限表和鉴定标准，对档案进行逐卷、逐件审查，确定档案的存毁。2.对于保管期限已满但仍有利用价值的档案，应延长保管期限；对于已失去利用价值的档案，应及时予以销毁。3.在鉴定过程中，应充分征求各相关部门意见，确保鉴定结果的科学性和合理性。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，清册内容包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过档案信息化管理，实现档案资源的共享和优化配置，为公司各项工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理系统功能1.档案录入与存储：实现档案的电子化录入，包括文件的扫描、数据录入等，将档案信息存储到档案管理系统中。2.档案检索与查询：提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便快速查找所需档案。3.档案借阅与审批：实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节，提高借阅管理效率。4.档案统计与分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为公司档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理，确保档案信息安全，防止未经授权的访问和操作。（三）电子档案管理要求1.电子档案应按照国家有关电子文件管理的规定进行整理、存储和管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.电子档案应采用通用格式进行存储，如PDF、DOC、XLS等，便于长期保存和查阅。3.对电子档案应进行备份存