行政单位档案销毁制度

PAGE行政单位档案销毁制度一、总则（一）目的为加强行政单位档案管理，确保档案信息的安全与保密，规范档案销毁工作流程，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位各内设机构及所属单位在档案管理过程中涉及的档案销毁工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案销毁工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保销毁过程合法合规。2.安全保密原则：在档案销毁过程中，要采取必要的安全措施，防止档案信息的泄露，确保档案信息安全。3.严谨规范原则：明确档案销毁的流程和要求，做到严谨细致，确保销毁工作的质量。二、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员。鉴定工作小组负责对拟销毁档案进行全面审查和鉴定。（二）鉴定标准1.保管期限已满：依据国家档案局制定的档案保管期限表，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.失去保存价值：档案内容已不具备现实利用价值，如已完成的阶段性工作且无后续查考需要的文件材料。3.重复或冗余：档案内容与其他档案重复，或同一事项的文件材料存在冗余，可进行筛选鉴定。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理部门定期对库存档案进行清查，按照鉴定标准初步筛选出拟销毁档案清单。2.部门审核：将拟销毁档案清单分发给相关业务部门，各业务部门结合自身工作实际，对清单中的档案进行审核，提出审核意见。3.小组鉴定：档案鉴定工作小组召开会议，对各业务部门审核后的档案进行集中鉴定。根据档案的形成背景、内容、历史价值等因素，综合判断档案是否失去保存价值，形成最终的鉴定意见。三、销毁审批（一）审批流程1.申请：档案管理部门根据档案鉴定工作小组的鉴定意见，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、所属年度、保管期限等信息，并附上鉴定工作小组的鉴定意见。2.初审：申请表提交至单位办公室，由办公室负责人对申请内容进行初审，审核申请表填写是否完整、鉴定意见是否明确等。3.复审：初审通过后，申请表流转至单位分管领导进行复审。分管领导根据档案管理的总体情况和单位工作实际，对申请进行全面审查，签署审批意见。4.终审：对于涉及重要机密或敏感信息的档案销毁申请，需提交单位主要领导进行终审。主要领导在充分考虑各种因素后，做出最终的审批决定。（二）审批记录建立档案销毁审批记录档案，详细记录每一次档案销毁申请的提交时间、申请内容、各级审批意见及审批时间等信息。审批记录档案应妥善保存，以备查阅。四、销毁实施（一）销毁方式1.焚烧：对于纸质档案等适宜焚烧的材料，采用专业的焚烧设备进行销毁。焚烧过程应在符合环保要求的指定地点进行，确保彻底焚毁，防止残留信息泄露。2.粉碎：对于一些不宜焚烧的档案材料，如电子存储介质等，采用粉碎设备进行物理粉碎。粉碎后的颗粒应达到一定的细度标准，确保无法恢复其中的数据信息。3.数据擦除：针对电子档案，采用专业的数据擦除软件对存储介质进行多次擦除操作，确保数据无法被恢复。擦除后的存储介质可根据实际情况进行进一步处理，如粉碎或销毁。（二）实施流程1.确定销毁时间和地点：根据审批意见，确定档案销毁的具体时间和地点。销毁地点应具备安全保密条件，远离人员密集区域和重要设施。2.组织销毁人员：由档案管理部门牵头，组织专门的销毁人员实施销毁工作。销毁人员应经过严格的背景审查，具备保密意识和责任心。3.现场监督：档案管理部门负责人及相关业务部门人员应在销毁现场进行全程监督，确保销毁工作按照规定的方式和流程进行。监督人员应对销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁数量等信息。4.销毁确认：销毁工作完成后，监督人员应检查销毁效果，确认档案已被彻底销毁。如采用焚烧方式，应检查灰烬是否符合焚毁要求；如采用粉碎方式，应检查粉碎后的颗粒细度是否达标。确认无误后，监督人员在销毁记录上签字确认。五、监销要求（一）监销人员职责1.全程监督：监销人员要对档案销毁的全过程进行实时监督，确保销毁工作严格按照审批意见和规定流程执行。2.检查销毁效果：在销毁过程中及结束后，监销人员要认真检查销毁方式是否得当、销毁是否彻底，防止出现未完全销毁或信息泄露的情况。3.记录销毁情况：详细记录档案销毁的时间、地点、方式、数量、参与人员等信息，形成准确完整的销毁记录。（二）监销记录存档监销人员应将销毁记录及时整理归档，与档案销毁审批记录等相关材料一并保存。存档期限按照档案管理的相关规定执行，以便日后查阅和审计。六、特殊情况处理（一）涉及重要机密档案的处理对于涉及重要机密的档案，在销毁前应进行特殊标识，并采取更为严格的保密措施。销毁过程中，除档案管理部门和相关业务部门的监销人员外，还应邀请单位保密部门人员进行现场监督。销毁完成后，应对销毁现场进行全面清理，确保无残留信息。（二）存在争议档案的处理若对某些档案是否应销毁存在争议，档案管理部门应暂停销毁程序，并及时组织相关业务部门和专家进行再次论证。根据论证结果，重新确定档案的销毁与否。如仍无法达成一致意见，应将争议情况上报单位主要领导，由主要领导做出最终决策。七、档案销毁后的管理（一）销毁记录保存档案销毁记录应按照档案管理的规定进行妥善保存，保存期限不少于[具体年限]年。销毁记录应包括档案销毁申请表、审批意见、销毁实施记录等相关材料，以备日后查阅和审计。（二）相关文件更新档案销毁工作完成后，档案管理部门应及时对单位的档案目录、检索工具等进行更新，确保档案信息的准确性和完整性。同时，对档案管理系统中的相关数据进行调整，删除已销毁档案的记录。八、监督与检查（一）内部监督1.定期检查：单位内部审计部门定期对档案销毁制度的执行情况进行检查，重点检查档案鉴定、审批、销毁等环节是否符合规定要求，销毁记录是否完整准确。2.不定期抽查：档案管理部门不定期对档案销毁工作进行抽查，核实销毁现场的操作是否规范、监销人员是否履行职责等情况。（二）外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息，对检查中发现的问题及时进行整改。九、责任追究（一）违规责任界定1.因工作失误导致档案未按规定销毁：对相关责任人进行批评教育，并责令其采取补救措施，确保档案信息安全。2.故意泄露档案销毁信息：视情节轻重，给予相关责任人警告以上处分；造成严重后果的，依法追究法律责任。3.未严格执行档案销毁制度：对违反制度的部门和个人进行通报批评，并要求限期整改；整改不力的，追究部门负责人和相关人员的责任。（二）责任追究程序1.发现问题：通过内部监督检查、外部审计或举报等途径发现档案销毁工作中的违规行为。2.调查核实：由单位纪检监察部门牵头，会同档案管理部门等相关部门对违规行为进行调查核实，收集相关证据材料。3.责任认定：