普货档案管理制度

PAGE普货档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司普货档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及普货管理的各个部门和岗位，包括但不限于采购、仓储、物流等环节所产生的各类档案。（三）定义1.普货：指普通货物，不包括危险化学品、易燃易爆物品等特殊货物。2.档案：是公司在普货管理活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司普货档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理。2.真实性原则：档案内容必须真实反映普货管理的实际情况。3.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、客户信息等敏感内容的档案进行严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善普货档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管公司普货档案，建立档案目录和索引，方便查阅。3.对档案进行分类、编号、装订等规范化处理，确保档案的整齐有序。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.按照规定的程序和权限，为公司内部各部门及外部相关单位提供档案查阅服务。6.负责档案的信息化管理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。（二）档案形成部门职责1.负责本部门普货档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.在规定时间内将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和信息。（三）档案查阅人员职责1.遵守档案查阅制度，按照规定的程序和权限申请查阅档案。2.查阅档案时应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换或标注档案内容。3.查阅结束后，及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。4.对查阅过程中知悉的公司商业秘密、档案内容等予以保密，不得泄露给无关人员。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.采购环节：采购合同、订单、供应商资质文件、采购发票、验收报告等。2.仓储环节：货物入库单、库存台账、盘点记录、货物保管记录、仓库出入库凭证等。3.物流环节：运输合同、运单、物流费用结算凭证、货物运输记录、货物交付凭证等。4.其他与普货管理相关的文件、资料，如市场调研报告、质量检验报告、客户反馈等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或伪造。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保信息的一致性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成环节、内容性质等进行分类，如采购档案、仓储档案、物流档案等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查找。编号应遵循一定的规则，如采用数字编码或字母与数字组合的方式。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐牢固。装订时应注意保持档案内容的完整性，不得遮挡或损坏文件。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。四、档案的保管（一）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.对于重要的档案资料，可采用异地备份的方式，确保数据的安全性。（二）保管期限1.普货档案的保管期限根据其重要程度和性质分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限一般为13年，主要包括一般性的采购订单、运单等。3.中期档案保管期限一般为310年，如采购合同、仓储盘点记录等。4.长期档案保管期限一般为10年以上，如公司重要的普货管理文件、历史数据等。5.档案保管期限届满后，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应控制在适宜的范围内。2.库房内严禁存放易燃、易爆、腐蚀性等物品，确保档案的安全。3.建立库房管理制度，定期对库房进行检查和维护，发现问题及时处理。4.档案管理人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自进入库房，如需进入，应经相关负责人批准，并做好登记。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅普货档案，应根据工作需要提出申请，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密、重要客户信息等敏感档案的查阅，需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司普货档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司总经理批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审批，审批通过后交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。4.查阅结束后，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认，档案管理部门将档案归还库房。（三）利用规定1.公司内部人员因工作需要利用普货档案，可进行复印、摘录等操作，但应确保档案内容的完整性和准确性，不得擅自篡改。2.外部单位利用公司普货档案，如需复印或摘录，应经公司总经理批准，并按照规定的程序办理相关手续。3.档案利用过程中产生的复印件、摘录件等应与原件一同保管，并注明出处和利用情况。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如过期的采购订单、运单等，可考虑销毁。3.对仍具有一定参考价值，但保管期限已满的档案，可进行短期保留或转为电子档案长期保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，确定销毁清单。2.将销毁清单报公司分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与人员签字确认。5.销毁后的档案清单应长期保存，以备查阅。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的普货档案电子数据库，实现档案信息的快速检索、查询和共享。2.提高档案管理的工作效率和准确性，减少人工操作和纸质档案的存储空间。3.确保档案信息的安全性和保密性,防止数据泄露和丢失。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责普货档案的电子数据录入工作，确保录入数据的准确、完整。2.定期对电子档案数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案信息，删除已销毁或过期的档案数据。3.建立数据备份制度，定期对电子档案数据进行备份，并将备份数据存储在安全的存储设备或异地服务器上。（三）信息安全管理1.加强对普货档案电子数据库系统的安全防护，设置用户权限和密码，防止未经授权的访问。2.安装防火墙、杀毒软件等安全软件，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描，确保系统的安全稳定运行。3.对涉及公司商业秘密、客户信息等敏感档案信息进行加密处理，防止数据在传输和存储过程