机关单位档案室制度牌

PAGE机关单位档案室制度牌一、总则（一）目的为加强机关单位档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位档案室的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：机关单位档案室对本单位的档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映机关单位的工作活动和历史面貌，确保档案信息的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理机关单位在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.服务性原则：充分发挥档案的作用，为机关单位的各项工作提供优质、高效的档案信息服务。二﹑档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位设置1.档案主管：负责档案室的全面管理工作，制定档案工作计划和管理制度，组织档案业务培训，指导和监督档案管理人员的工作。2.档案管理员：负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等具体工作，对档案的完整性和准确性负责。3.档案利用员：负责接待档案利用者，办理档案查阅、借阅、复制等手续，提供档案信息咨询服务。（二）档案管理人员职责分工1.档案主管职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案工作的规章制度和业务规范。负责编制档案工作计划和经费预算，并组织实施。组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。指导和监督档案管理人员的工作，定期检查档案管理工作情况，及时发现和解决问题。负责档案信息化建设的规划和组织实施，推进档案管理的现代化、科学化。组织档案的鉴定、销毁等工作，确保档案的质量和安全。参与机关单位的重要活动和工作，及时收集和整理相关档案资料。负责与上级档案部门和其他单位档案部门的联系与沟通，做好档案的移交、接收等工作。2.档案管理员职责按照档案收集范围和要求，负责收集、整理本单位各部门形成的档案资料，确保档案的齐全完整。对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制档案目录和检索工具，方便档案的查找和利用。负责档案的上架保管，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等安全保护工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。对档案的数字化加工进行质量检查，确保数字化档案的准确性和完整性。协助档案利用员办理档案查阅、借阅、复制等手续，提供必要的档案信息服务。参与档案的鉴定工作，对拟销毁的档案提出鉴定意见。完成档案主管交办的其他临时性工作任务。3.档案利用员职责热情接待档案利用者，认真解答利用者的咨询，提供准确、快捷的档案信息服务。严格按照档案查阅、借阅、复制等利用制度，办理相关手续，确保档案利用的规范、安全。对档案利用情况进行登记和统计，及时反馈利用效果，为档案管理工作提供参考依据。负责档案利用场所的管理，保持环境整洁、秩序良好。定期对档案利用情况进行分析总结，提出改进档案利用工作的建议和措施。完成档案主管交办的其他与档案利用相关的工作任务。三、档案收集（一）收集范围1.机关单位在履行职能活动中形成的各种文件材料，包括上级文件、本机关文件、下级文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务文件、人事档案、业务档案等。2.机关单位与其他单位签订的合同、协议、项目文件等。3.机关单位在重大活动、重要事件中形成的具有保存价值的文件材料，如活动方案、领导讲话、照片、音像资料等。4.机关单位工作人员在工作中形成的个人业务档案，如科研成果、学术论文、工作记录等。5.其他对机关单位具有查考利用价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.收集的档案材料应按照规定的分类标准进行整理，便于后续的管理和利用。4.对重要的档案材料应进行备份，防止原件丢失或损坏。（三）收集时间1.定期收集：各部门应在每年年底前将本年度形成的档案材料整理后移交档案室。2.不定期收集：对于重大活动、重要事件等形成的档案材料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集移交档案室。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息资源共享。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和排列顺序。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。（三）整理流程1.接收档案：档案管理员接收各部门移交的档案材料，进行初步核对和登记。2.分类整理：按照分类标准对档案进行分类，确定档案的类别和编号。3.编号编目：对分类后的档案进行编号，并编制档案目录。4.装订成册：对纸质档案进行装订。5.上架排列：将整理好的档案上架排列，按照编号顺序存放。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫的房间作为保管场所。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作，保持档案室的清洁卫生。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。5.严格控制档案的借阅范围和期限，对借阅的档案要及时催还，确保档案按时归还。（三）档案鉴定与销毁1.档案鉴定：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。鉴定工作应由档案主管组织，档案管理人员和相关业务人员参加。2.销毁程序：对失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁前应编制销毁清册，报经机关单位领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。六、档案利用（一）利用范围1.机关单位内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本机关单位档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关因办案需要查阅、借阅本机关单位档案，应按照法律程序办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案室查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：档案利用者因工作需要借阅档案，应填写借阅申请表，经档案主管批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：档案利用者因工作需要复制档案，应填写复制申请表，经档案主管批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案室印章，并注明用途。（三）利用手续1.查阅手续：档案利用者应填写查阅登记表，注明查阅档案的名称、日期、目的等信息，经档案管理人员审核后，方可查阅。2.借阅手续：档案利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、期限、用途等信息，经所在部门负责人签字、档案主管批准后，办理借阅手续。借阅时，档案管理人员应向利用者发放档案，并办理交接手续。3.复制手续：档案利用者应填写复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人签字、档案主管批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制完成后，档案管理人员应向利用者发放复制件，并办理交接手续。（四）利用监督1.档案管理人员应对档案利用情况进行登记和统计，及时掌握档案利用动态。2.定期对档案利用效果进行分析总结，为档案管理工作提供参考依据。3.加强对档案利用场所的管理，确保档案利用的安全和秩序。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为机关单位的各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本机关单位的档案管理系统，实现档案的信息化管理。3.信息安全保障：建立健全档案信息安全管理制度，采取有效的技术措施，保障档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，