档案工作制度上墙图

PAGE档案工作制度上墙图一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案工作的统筹协调和具体实施。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，提高档案管理水平，为公司各项工作提供高效便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立公司档案管理领导小组，由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责审议档案工作规划、制度，协调解决档案工作中的重大问题，监督档案管理制度的执行情况。（二）综合管理部综合管理部作为公司档案管理的职能部门，具体职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁和统计工作。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.负责档案库房的安全管理，确保档案实体安全。5.组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案意识和业务水平。6.为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，积极开发利用档案信息资源，为公司决策提供依据。（三）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理、移交工作，并指定专人负责档案管理，确保档案工作的正常开展。具体职责如下：1.按照公司档案管理制度的要求，及时收集、整理本部门在工作中形成的各类档案，并定期移交综合管理部归档。2.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。3.积极配合综合管理部开展档案管理工作，提供必要的协助和支持。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、会议纪要、工作计划、总结等。2.人力资源类：员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同、人事档案等。3.财务审计类：财务预算、决算、报表、凭证、审计报告等。4.市场营销类：市场调研、营销策划、销售合同、客户资料等。5.技术研发类：研发项目立项、研究报告、技术文档、专利申请等。6.生产管理类：生产计划、调度、质量控制、设备管理等相关文件。7.物资采购类：采购计划、合同、供应商资料、物资验收等。8.基本建设类：工程项目立项、设计、施工、竣工验收等相关文件。9.企业文化类：公司文化建设活动资料、宣传资料、荣誉证书等。10.其他类：不属于以上分类的其他档案。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式进行编制。具体规则如下：1.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.类别代码：按照档案分类，每类档案赋予一个两位数字代码，具体如下：行政管理类：01人力资源类：02财务审计类：03市场营销类：04技术研发类：05生产管理类：06物资采购类：07基本建设类：08企业文化类：09其他类：103.流水号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023010001”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成的规律和特点，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案收集应遵循真实性、完整性、准确性的原则，不得擅自涂改、伪造档案材料。3.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行同步收集，确保档案的时效性。（二）整理要求1.档案整理应按照档案分类标准进行，遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3.整理归档文件时，应去除文件上的金属物，对纸张规格不一致的文件应进行折叠或裱糊，使其大小一致。4.归档文件应按照年度、类别、保管期限等进行分类排列，编制归档文件目录。目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。五、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年3月底前，将上一年度形成的档案整理完毕，移交综合管理部归档。2.对于重大活动、重点项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档手续1.各部门向综合管理部移交档案时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、类别、年度等信息，并由双方签字确认。2.综合管理部对移交的档案进行核对验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（三）保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。具体划分如下：1.永久保管的档案：公司章程、股东协议、营业执照等公司设立、变更、注销等相关文件。公司年度财务决算报告、审计报告等重要财务文件。公司重大决策、重要会议记录、重要合同协议等。公司获得的省部级以上荣誉证书、奖杯、奖牌等。其他具有重要保存价值的档案。2.定期保管30年的档案：公司年度工作计划、总结、统计报表等。员工人事档案（除重要岗位人员和特殊人才档案外）。一般合同协议、业务往来文件等。其他需要保存30年的档案。3.定期保管10年的档案：一般性文件材料、事务性通知等。短期项目的相关文件。其他需要保存10年的档案。（四）保管方式1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行综合评估。对已失去保存价值的档案，应及时予以销毁。具体鉴定标准如下：1.保管期限已满，且确无继续保存价值的档案。2.内容重复、无查考利用价值的档案。3.已被证明是虚假的档案。4.因保管不善，造成档案严重损坏，无法修复的档案。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由综合管理部组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。销毁过程中应指定专人负责监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。4.档案销毁后，应将《档案销毁清单》永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、年度、类别、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部负责人批准。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案归还综合管理部，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、年度、类别、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。2.综合管理部档案管理人员根据审批意见，为借阅人员办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，并将档案交付借阅人员。3.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大利用范围。借阅期间，如档案发生损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。5.借阅人员归还档案时，综合管理部档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时与借阅人员沟通解决。（三）外单位查阅与借阅外单位因工作需要查阅或借阅公司档案时，应持单位介绍信，填写《档案查阅（借阅）申请表》，注明查阅或借阅档案的名称、年度、类别、查阅或借阅目的等信息，经公司分管领导批准后，到综合管理部办理查阅或借阅手续。外单位查阅或借阅档案的具体要求参照公司内部人员查阅与借阅规定执行。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案管理工作动态。2.档案统计报表应真实、准确、完整，统计数据应与档案实际情况相符。统计报表应按时报送公司领导和上级主管部门。（二）移交工作1.公司因机构调整、资产重组等原因发生档案移交时，应按照国家有关规定和公司档案管理制度的要求，办理档案移交手续。2.档案移交应填写《档案移交清册》，详细注明移交档案的名称、数量、类别、年度、保管期限等信息，并由双方签字确认。3.档案移交后，接收单位应按照公司档案管理制度的要求，对接收的档案进行妥善保管和利用。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、网络化传输、自动化管理和智能化利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对公司现有档案进行全面数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。2.档案管理系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、查阅、借阅等业务流程的信息化管理。3.信息安全管理：加强档案信息化系统的安全防护，建立健全信息安全管理制度，采取数据备份、加密存储、身份认证、访问控制等技术措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练