心理学档案移交制度

PAGE心理学档案移交制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织中心理学档案的管理，确保档案的安全、完整和有效利用，规范档案移交行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部涉及心理学档案的收集、整理、保管、移交等相关工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案移交工作合法合规。2.真实完整原则：保证心理学档案内容真实、准确、完整，不得擅自篡改或遗漏。3.安全保密原则：妥善保管档案，防止档案信息泄露，确保档案安全。4.及时高效原则：在规定时间内完成档案移交工作，提高工作效率，保证档案利用的及时性。二、档案定义与范围（一）心理学档案定义心理学档案是指公司/组织在开展心理学相关工作过程中形成的，记录员工心理测评结果、心理咨询记录、心理培训资料、心理研究成果等具有保存价值的各种形式的文件材料。（二）档案范围1.员工个人心理测评报告，包括但不限于心理健康测评、职业性格测评、能力倾向测评等结果。2.心理咨询预约记录、咨询过程记录、咨询总结报告等。3.心理培训课程资料，如培训课件、学员签到表、培训反馈等。4.心理学研究项目相关资料，包括研究方案、数据采集记录、研究报告等。5.与外部心理学机构合作的协议、沟通记录、合作成果等。6.其他与心理学工作相关的文件、记录、图表等。三、档案管理职责分工（一）档案管理部门负责制定和完善心理学档案管理制度，统筹协调档案管理工作；指导、监督各部门做好档案的收集、整理、保管等工作；负责档案的集中保管和定期检查；组织档案的移交工作，并对移交过程进行监督。（二）产生部门负责本部门心理学档案的收集、整理和初步保管工作；按照档案管理部门的要求，及时将应移交的档案整理好并提交申请移交；配合档案管理部门做好档案移交过程中的相关工作。（三）使用部门按照规定程序查阅和使用心理学档案；在使用过程中妥善保管档案，不得擅自转借、复制、销毁档案；使用完毕后及时归还档案管理部门。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责心理学档案的收集工作，确保档案产生后及时收集，不得遗漏。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子档案，应确保数据的完整性和可读性，定期进行备份。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案进行整理。分类标准可根据档案的性质、来源、时间等因素确定。2.每份档案应编制清晰的目录，注明档案名称、日期、来源等信息，便于查找和管理。3.对于纸质档案，应进行编号、装订，并在封面注明档案编号、名称、日期等；对于电子档案，应按照规范的命名规则进行命名，并存储在指定的文件夹中。五、档案保管（一）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案应分类存放，不同类别的档案之间应保持一定的间距，便于查找和管理。3.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行存储，并定期进行数据维护和备份，防止数据丢失。（二）保管期限根据档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限。一般分为短期、中期和长期保管。短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年以上。具体保管期限可根据实际情况进行调整。（三）定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，并记录在案。六、档案移交（一）移交条件1.档案保管期限届满，且已无继续保存价值。2.因工作需要，档案需移交至其他部门或机构。3.档案涉及的项目已结束，相关档案应进行移交。（二）移交申请产生部门如需移交档案，应填写《心理学档案移交申请表》，详细说明移交档案的名称、数量、保管期限、移交原因等信息，并提交至档案管理部门。（三）移交审批档案管理部门收到移交申请后，应进行审核。审核内容包括移交档案的完整性、准确性、移交原因的合理性等。审核通过后，报公司/组织相关领导审批。（四）移交准备1.档案管理部门根据审批结果，通知产生部门做好移交准备工作。产生部门应按照要求对档案进行再次整理和核对，并确保档案的完整性和准确性。2.对于需要移交的电子档案，应进行数据迁移或拷贝，并确保数据的可读性和完整性。（五）移交实施1.档案移交应在规定的时间和地点进行，双方应安排专人负责交接。交接时，应填写《心理学档案移交清单》，详细记录移交档案的名称、数量、编号等信息，并由双方签字确认。2.移交过程中，如发现档案存在问题，应及时协商解决。对于无法解决的问题，应记录在案，并报相关领导处理。（六）特殊情况移交1.因不可抗力等特殊原因，无法按照正常程序进行档案移交的，应及时采取应急措施，并向公司/组织相关领导报告。2.在特殊情况下进行的档案移交，应做好详细记录，并在事后及时补办相关手续。七、档案查阅与使用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅心理学档案的，应填写《心理学档案查阅申请表》，并经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门根据申请内容进行审核，审核通过后，按照规定提供查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出。3.涉及员工个人隐私的档案，未经员工本人书面同意，不得查阅。（二）使用规定1.使用部门如需使用心理学档案中的相关信息，应填写《心理学档案使用申请表》，注明使用目的、使用范围、使用期限等信息，并经档案管理部门审核和相关领导审批。2.使用人员应按照批准的使用范围和期限使用档案，不得擅自扩大使用范围或延长使用期限；不得擅自复制、传播档案内容。3.使用完毕后，使用人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）查阅与使用记录档案管理部门应对档案的查阅和使用情况进行详细记录，包括查阅和使用人员姓名、部门、查阅和使用时间、查阅和使用内容等信息。记录应保存一定期限，以便日后查阅和审计。八、档案保密与安全（一）保密措施1.接触心理学档案的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入；档案管理人员应妥善保管钥匙和密码，不得随意转借他人。3.在档案整理、移交、查阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，定期检查防火、防潮、防虫、防盗等设施的运行情况，确保设施完好有效。2.对于电子档案，应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止数据被非法获取或篡改。3.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在发生突发事件时能够及时采取措施，保护档案安全。九、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织内部应建立档案管理监督检查机制，定期对各部门的心理学档案管理工作进行检查。2.监督检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集、整理、保管、移交等工作的质量等。3.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.将心理学档案管理工作纳入公司/组织绩效考核体系，对档案管理部门和产生部门进行考核评价。2.考核评价指标包括档案管理制度的完善性、档案管理工作的规范性、档案利用的效率和效果等。3.根据考核评价结果，对表