学校档案室管理制度汇编

PAGE学校档案室管理制度汇编一、总则（一）目的为加强学校档案室的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位形成的各类档案的管理，包括但不限于党群、行政、教学、科研、学生、人事、财务、资产等方面的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案室负责集中统一管理全校各类档案，各部门、各单位应指定专人负责档案的收集、整理、移交等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映学校各项工作的历史面貌和实际情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集学校在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作和社会利用提供便捷的档案信息服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施。2.负责全校各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和提供利用档案。3.对各部门、各单位的档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训和宣传工作。4.组织档案信息化建设，推进档案管理现代化，提高档案管理水平和服务效率。5.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。6.定期对档案进行鉴定和销毁，做好档案的安全保护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。（二）部门、单位档案员职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全完整。2.按照学校档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交学校档案室。3.负责本部门、本单位档案的日常管理和利用工作，为教学、科研、管理等工作提供档案信息支持。4.协助学校档案室开展档案业务培训和宣传工作，提高本部门人员的档案意识。5.接受学校档案室的监督、指导和检查，及时整改存在的问题。三、档案收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、党员名册、组织关系介绍信等。2.行政工作类：学校行政部门的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度、工作计划、总结等。3.教学工作类：教学计划、教学大纲、课程教案、教学课件、考试试卷、实习报告、毕业设计（论文）等。4.科研工作类：科研项目申报书、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料、获奖证书等。5.学生工作类：学生学籍档案、成绩单、奖惩记录、毕业生登记表、就业协议书等。6.人事工作类：教职工人事档案、工资档案、职称评审材料、考核材料、培训记录等。7.财务工作类：财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。8.资产工作类：固定资产台账、设备购置合同、验收报告、资产清查材料等。9.其他类：学校重大活动、重要事件的相关文件材料，与学校有关的各类协议、合同、证书等。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时收集整理，按照归档范围和保管期限进行分类，定期移交学校档案室。3.对于重要的文件材料，应一式两份或多份，分别保存于不同的载体，如纸质、电子等，以确保档案的安全性和可利用性。4.收集的档案应保持文件材料的原始状态，不得随意涂改、剪裁、损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.分类科学合理，层次分明，便于检索和查找。3.按照国家和学校有关档案整理标准进行整理，确保档案整理的规范化和标准化。（四）整理方法1.分类根据档案的内容和性质，将档案分为党群、行政、教学、科研、学生、人事、财务、资产等类别，每个类别下再根据具体情况进行二级分类。2.编号为便于档案的管理和检索，对每一份档案或每一组档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，确保编号与档案内容相对应，便于查找和识别。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和统计。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得压盖文件字迹。四、档案保管（一）保管场所1.学校档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药品等，以满足档案保管的需要。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，存放整齐有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中统一管理。电子档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、利用、备份等功能，确保电子档案的安全和有效利用。2.电子档案应按照与纸质档案相对应的分类编号进行存储，存储格式应符合国家有关标准和要求。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。4.加强对电子档案管理系统的安全防护，设置用户权限，防止电子档案被非法篡改、删除或泄露。五、档案利用（一）利用范围1.学校内部各部门、各单位因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.校外单位因工作需要，经学校有关部门批准，可查阅、借阅学校相关档案。3.个人因特殊情况需要查阅、借阅本人相关档案，按照学校有关规定办理手续。（二）利用方式1.查阅利用者可以到学校档案室查阅档案，档案室应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人负责查阅服务。查阅档案时，利用者应遵守档案室管理制度，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。2.借阅因工作需要借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报学校档案室审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，利用者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。借阅期满后，利用者应及时归还档案。（三）利用登记学校档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用档案名称、数量、用途、归还时间等信息。档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的标准和规定，结合学校实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、综合分析档案内容和价值的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立学校档案鉴定工作小组，由学校分管领导担任组长，档案室负责人、各部门档案员代表等为成员。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划，组织开展档案鉴定工作，审核鉴定意见，作出档案销毁决定。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每[X]年对档案进行一次定期鉴定，对保管期限已满的档案进行审查，确定其是否仍有保存价值。2.随时鉴定：对涉及学校重大事件、重要活动、重要项目等形成的档案，以及在日常工作中发现的需要及时鉴定的档案，随时进行鉴定。3.综合鉴定：综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的价值进行全面评估。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对经过鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.将档案销毁清册报学校分管领导审批，经批准后，方可进行档案销毁。3.档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销，并在档案销毁清册上签字确认。档案销毁后，监销人员应将档案销毁情况报告学校档案室。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度归档数量、累计库存数量等。2.档案利用情况统计：包括档案的查阅人次、借阅人次、利用档案名称、数量等。3.档案鉴定与销毁情况统计：包括鉴定档案数量、销毁档案数量、销毁原因等。4.档案设施设备统计：包括档案库房面积、档案密集架数量、温湿度计、空调、除湿机、灭火器等设施设备的数量和运行情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案数量、利用情况、鉴定与销毁情况等进行统计记录。