档案库房管理内控制度

PAGE档案库房管理内控制度一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，确保档案的安全、完整与有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类档案在库房管理环节的相关活动。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案实体安全，防止档案信息泄露。2.集中统一原则：对公司各类档案实行集中统一管理。3.科学规范原则：采用科学的管理方法和规范的操作流程。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，便于档案的查阅和利用。二、档案库房管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案库房管理制度、操作规程等，并组织实施。2.对档案库房的日常管理工作进行监督、检查和指导。3.负责档案的收集、整理、鉴定、编目、上架等工作。4.定期对档案库房进行盘点，确保档案账实相符。5.负责档案库房设施设备的管理和维护。（二）库房管理人员职责1.严格遵守档案库房管理制度，负责档案库房的日常值守。2.做好档案库房的安全防范工作，包括防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等。3.按照规定的操作流程，办理档案的出入库手续。4.定期对档案库房进行清洁卫生，保持库房整洁。5.协助档案管理部门完成档案的整理、盘点等工作。（三）其他部门职责1.各部门负责本部门档案的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。三、档案库房建设与设施设备管理（一）库房选址与布局1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置。2.库房内部应合理布局，分为档案存放区、整理区、查阅区等，并有明显的标识。（二）库房建筑要求1.库房应具备良好的保温、隔热、防潮、防火、防盗等性能。2.库房地面应采用防潮、耐磨的材料，墙面应平整光滑，便于清洁和维护。3.库房门窗应坚固耐用，具有良好的密封性和防盗性能，窗户应安装窗帘或百叶窗，防止阳光直射档案。（三）设施设备配备1.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，应符合档案存放要求，便于档案的存放和查找。2.安装温湿度调控设备，确保库房温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。3.配备防火、防盗、防虫、防鼠等设施设备，如火灾自动报警系统、灭火器、防盗门、防虫药品、防鼠板等。4.安装档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。（四）设施设备维护与管理1.建立设施设备维护档案，记录设施设备的型号、购置时间、维护情况等。2.定期对设施设备进行检查、维护和保养，确保设施设备正常运行。3.对设施设备的维修、更换等情况进行详细记录，及时更新设施设备维护档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门形成的各类档案，并进行初步整理。2.档案收集应遵循全面、完整、及时的原则，确保档案不遗漏、不丢失。3.对收集的档案应进行认真核对，确保档案内容真实、准确、完整。（二）档案整理1.档案管理部门应按照国家档案分类标准和公司档案管理规定，对收集的档案进行分类整理。2.档案整理应包括档案的装订、编页、编号、编目等工作，确保档案整齐、规范。3.建立档案目录数据库，将档案的基本信息录入数据库，便于档案的查询和利用。五、档案鉴定与保管期限确定（一）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的保存价值。（二）保管期限确定1.根据档案鉴定结果，确定档案的保管期限，分为永久、长期、短期三种。2.永久保管的档案主要是反映公司重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远保存价值的档案。3.长期保管的档案一般是保存期限在10年以上至50年左右的档案。4.短期保管的档案是保存期限在10年以下的档案。六、档案编目与上架（一）档案编目1.对整理好的档案进行编目，编制档案目录。2.档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。3.建立档案索引，方便档案的查找和利用。（二）档案上架1.按照档案编号顺序，将档案上架存放。2.档案上架应排列整齐，便于查找和管理。3.在档案架上应标明档案类别、年度、保管期限等信息。七、档案出入库管理（一）档案入库1.档案整理完毕后，由档案管理人员填写档案入库登记表，详细记录档案的名称、数量、来源、入库时间等信息。2.档案管理人员按照档案上架要求，将档案存入指定的库房和档案架。3.档案入库后，应及时更新档案管理信息系统，确保档案信息准确无误。（二）档案出库1.因工作需要查阅档案时，查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、数量、查阅原因等信息。2.档案管理部门负责人对查阅申请表进行审核，批准后方可办理档案出库手续。3.档案管理人员按照查阅申请表的要求，取出档案，并填写档案出库登记表，记录档案的出库时间、查阅人员等信息。4.查阅人员查阅档案时，应在指定的查阅区域进行，不得擅自将档案带出查阅区域。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，办理档案入库手续，并更新档案管理信息系统。八、档案查阅与利用管理（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案应按照规定的权限进行，一般档案可直接查阅，重要档案需经相关领导批准后方可查阅。2.涉及公司机密的档案应严格限制查阅范围，查阅人员需签署保密协议。（二）查阅登记1.建立档案查阅登记制度，对每一次档案查阅情况进行详细记录。2.查阅登记内容包括查阅时间、查阅人员、查阅档案名称、查阅原因、查阅结果等。（三）利用管理1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得损害公司利益和档案的安全。2.如需对档案进行复印、拍照、摘录等操作，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行。3.档案利用过程中产生的复印件、照片等资料应妥善保管，不得随意丢弃。九、档案安全管理（一）安全制度建设1.建立健全档案库房安全管理制度，明确安全责任，确保档案安全。2.制定档案库房安全操作规程，规范档案管理人员的操作行为。（二）人员安全管理1.加强对档案管理人员的安全教育培训，提高安全意识和应急处理能力。2.档案管理人员应严格遵守安全制度，不得擅自离岗、脱岗。（三）实体安全管理1.做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期检查安全设施设备，确保正常运行。2.对档案库房进行定期巡查，及时发现和排除安全隐患。（四）信息安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露。2.定期对档案管理信息系统进行备份，确保数据安全。十、档案统计与盘点（一）档案统计1.建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，为档案管理决策提供依据。（二）档案盘点1.定期对档案库房进行盘点，确保档案账实相符。2.档案盘点应包括档案数量、保管状况、存放位置等方面的检查。3.对盘点中发现的问题应及时进行处理，并记录盘点结果。十一、档案销毁管理（一）销毁鉴定1.对已到保管期限且无保存价值的档案，应进行销毁鉴定。2.销毁鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案是否可以销毁。（二）销毁审批1.经鉴定可以销毁的档案，应填写档案销毁申请表，报公司领导审批。2.公司领导批准后，方可实施档案销毁工作。（三）销毁实施