林业站档案管理制度版面

PAGE林业站档案管理制度版面一、总则（一）目的为加强林业站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，充分发挥档案在林业工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于林业站各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：林业站档案由综合档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存。2.真实性原则：档案应如实反映林业站各项工作的历史过程和实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，方便工作人员利用档案开展工作。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以林业站站长为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责审定档案管理工作计划、规章制度；协调解决档案管理工作中的重大问题；监督检查档案管理工作的执行情况。（二）综合档案室综合档案室是林业站档案管理的职能部门，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施档案管理制度。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案查询利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。5.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.积极开展档案信息开发利用工作，为林业站各项工作提供档案资料支持和服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识和业务水平。（三）部门兼职档案员各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作，并配合综合档案室做好档案管理的相关工作。兼职档案员应定期将本部门的档案资料移交综合档案室，确保档案的集中统一管理。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.林业站在贯彻执行党和国家方针政策、开展林业业务活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括上级文件、本级文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、业务文件、技术资料、合同协议、财务凭证等。2.林业站在机构设立、变更、撤销过程中形成的各类文件材料，如机构批复、人员编制文件、资产交接文件等。3.林业站工作人员在工作中形成的个人业务档案，如工作业绩、培训记录、考核材料等。4.林业站开展林业项目建设、科研活动、执法检查等工作中形成的项目档案，包括项目申报材料、实施方案、招投标文件、施工图纸、验收报告等。5.林业站在林业宣传、文化建设等方面形成的具有保存价值的资料，如图书、画册、影像资料等。（二）收集要求1.各部门和工作人员应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，定期移交本部门兼职档案员。兼职档案员应认真检查文件材料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的及时退回补充完善。2.对于重要文件材料，应实行纸质文件与电子文件同时收集，确保电子文件与纸质文件内容一致，并按照规定格式进行存储。3.收集的档案应字迹清晰、签字盖章齐全、载体完整，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年整理归档完毕。2.林业项目档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.其他特殊档案根据实际情况确定归档时间，但不得超过规定期限。（四）归档程序1.兼职档案员对收集到的文件材料进行分类整理，按照档案类别和形成时间顺序进行排列编号，编制归档目录。2.将整理好的档案移交综合档案室，综合档案室档案管理人员进行再次审核，对不符合要求的档案返回原部门重新整理。3.审核通过后的档案进行装订、编目、上架等工作，建立档案实体分类体系和电子目录数据库，完成归档工作。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，采用年度机构（问题）保管期限分类法。2.年度：以文件形成的自然年度为依据进行划分。3.机构（问题）：按照林业站内部机构设置或业务职能进行分类，如办公室、业务科、财务科等，也可根据实际情况按照问题分类，如林业政策法规、林业资源管理、林业项目建设等。4.保管期限：根据档案的保存价值确定保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）整理要求1.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应进行复制。2.归档文件应逐件编目，编目项目包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限、密级等。3.归档文件应按照分类方案和编目顺序进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。4.不同保管期限、不同密级的档案应分别整理、存放，便于管理和保护。五、档案的保管（一）保管场所综合档案室应具备专用的档案库房，库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等要求。档案库房应安装必要的安全防护设备，如消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备等。（二）档案装具档案应采用符合标准的档案柜、档案盒等装具进行存放。档案柜应排列整齐，编号清晰；档案盒应标明全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、起止件号等信息，便于查找和管理。（三）档案存放1.按照档案的分类方案和编号顺序进行存放，不同年度、不同机构（问题）、不同保管期限的档案应分开存放。2.永久档案应单独存放，长期和短期档案可根据实际情况集中存放，但应便于区分和查找。3.电子档案应按照存储介质的类型进行分类存放，并建立相应的存储目录和索引，便于检索和调用。（四）保管期限1.永久保管的档案：反映林业站主要职能活动和历史面貌的，对林业工作具有长远利用价值的档案，如林业站发展规划、重要会议记录、重大项目文件、机构沿革文件等。2.长期保管的档案：在较长时间内对林业站工作有查考利用价值的档案，如年度工作计划与总结、业务文件、一般项目档案等，保管期限为15年以上。3.短期保管的档案：在较短时间内对林业站工作有参考价值的档案，如临时性文件、一般性报表等，保管期限为15年以下。（五）档案保管期限的鉴定与调整1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理领导小组组织相关人员组成鉴定小组，根据档案的实际价值确定其是否继续保存。2.对确无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，按照规定程序进行销毁。销毁档案时应填写销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限等信息，由监销人员签字确认。3.根据林业站工作发展和档案管理实际情况，适时对档案保管期限进行调整，确保档案保管期限的合理性和科学性。（六）档案的安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的日常管理和维护，确保档案安全。2.严格执行档案查阅登记制度，对查阅档案的人员进行身份核实和登记，查阅完毕后及时归还档案，防止档案丢失或损坏。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，掌握必要的安全防范知识和技能，确保档案管理工作安全有序进行。六、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和本制度规定，确保档案利用工作合法合规。2.服务林业工作原则：以服务林业站各项工作为宗旨，积极为工作人员提供档案信息支持，促进林业工作的顺利开展。3.保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。（二）利用范围1.林业站工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅林业站档案。3.司法机关、纪检监察部门等依法查阅林业站档案。（三）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，报综合档案室审批。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还时间等信息。档案利用登记册应妥善保管，以备查询。（五）档案的复制1.因工作需要复制档案的，利用者应填写复制申请表，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，经部门负责人签字同意后，报综合档案室审批。2.档案管理人员应按照审批意见为利用者提供复制服务，并对复制的档案进行核对，确保复制内容与原件一致。复制的档案应加盖“复制件”印章，并注明复制日期。3.复制档案的费用由利用者承担，收费标准按照国家有关规定执行。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的林业站档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、自动化检索和智能化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：选用适合林业站档案管理需求的信息化管理软件，建立涵盖档案收集、整理、保管、利用等全过程的档案管理系统，实现档案管理工作的信息化、规范化和标准化。3.电子档案管理：对电子档案进行分类、编目、存储、备份等管理，确保电子档案的安全与完整。同时，建立电子档案与纸质档案的关联关系，实现电子档案与纸质档案的同步管理和利用。4.档案信息资源开发利用：利用档案信息化管理系统，开展档案信息资源的开发利用工作，如编制档案专题数据库、提供档案信息查询服务、开展档案数据分析等，为林业站各项工作提供决策支持。（三）信息化管理要求1.档案数字化工作应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。扫描分辨率应符合要求，图像处理应清晰、准确，数据挂接应完整、无误。2.档案管理系统应具备完善的用户权限管理功能，根据不同用户的工作职责和权限，设置相应的操作权限，确保档案信息