绿化档案资料管理制度

PAGE绿化档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司绿化档案资料的管理，确保绿化工作的规范化、科学化，提高绿化管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有绿化项目的档案资料管理，包括但不限于绿化规划设计、施工建设、养护管理等环节产生的各类文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映绿化工作的实际情况，确保其真实性和可靠性。2.完整性原则：涵盖绿化工作全过程的各类资料，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和要求进行整理、归档，确保档案资料的规范性。4.保密性原则：对涉及公司机密的绿化档案资料，严格保密，防止信息泄露。二、档案资料分类及内容（一）规划设计类1.绿化规划方案公司整体绿化规划蓝图，包括绿化区域布局、植物种类选择、景观设计理念等。不同区域（如办公区、生活区、公共活动区等）的详细绿化规划设计图。2.设计变更记录绿化设计过程中因各种原因导致的设计变更文件，包括变更申请、审批文件、变更后的设计图纸等。（二）施工建设类1.项目招投标文件绿化项目招标公告、招标文件、投标文件、中标通知书等。2.施工合同与施工单位签订的绿化施工合同，明确双方权利义务、工程内容、工期、质量标准、价款支付等条款。3.施工组织设计施工单位编制的绿化施工组织设计方案，包括施工进度计划、施工工艺、质量保证措施、安全保障措施等。4.工程材料资料绿化工程所用苗木、花卉、草坪等植物材料的采购合同、质量检验报告、检疫证明等。其他工程材料（如肥料、农药、种植土等）的相关资料。5.施工过程记录施工日志，记录每日施工情况，包括施工内容、人员、设备使用情况、遇到的问题及解决方法等。 隐蔽工程验收记录，如苗木种植穴处理、地下管线铺设等隐蔽工程的验收报告。分项工程质量检验评定记录，对绿化种植、地形整理、景观小品等分项工程的质量检验情况进行记录。6.工程竣工验收资料工程竣工验收申请报告。竣工验收报告，由建设单位、施工单位、监理单位等共同签署，对工程质量、完成情况等进行评价。竣工图纸，与实际施工相符的绿化竣工图，包括植物种植位置、地形地貌等。（三）养护管理类1.养护计划年度绿化养护工作计划，明确养护工作目标、任务、措施、时间安排等。月度养护工作计划，根据年度计划细化每月的养护工作内容。2.养护记录日常养护工作记录，包括浇水、施肥、修剪、病虫害防治、除草等工作的时间、地点、操作情况等。植物生长监测记录，定期对植物的生长状况（如高度、冠幅、叶片颜色等）进行测量和记录。养护设备使用记录，记录养护设备的使用时间、维修保养情况等。3.病虫害防治资料病虫害监测报告，定期对绿化区域内的病虫害发生情况进行监测和报告。病虫害防治方案，针对不同病虫害制定的防治措施、用药记录等。4.施肥记录肥料种类、施肥时间、施肥量、施肥方法等施肥记录。5.修剪记录修剪时间、修剪部位、修剪方式及修剪后的植物效果等记录。（四）其他类1.绿化相关会议纪要关于绿化工作的各类会议记录，包括决策、讨论事项及结果等。2.绿化工作检查记录定期或不定期对绿化工作进行检查的记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、存在问题及整改情况等。3.绿化工作统计报表绿化面积、植物数量、养护费用等相关统计报表。4.绿化工作照片及影像资料反映绿化规划设计、施工建设、养护管理等各个阶段的照片、视频等资料。三、档案资料收集（一）收集责任1.绿化项目负责人负责组织本项目相关档案资料的收集工作。2.各部门按照职责分工，负责收集本部门在绿化工作中产生的各类资料，并及时移交档案管理部门。（二）收集时间1.规划设计类资料在设计方案确定后及时收集归档。2.施工建设类资料随工程进度同步收集，在工程竣工验收后一个月内完成整理归档。3.养护管理类资料按月度或季度及时收集归档。4.其他类资料在产生后一周内收集归档。（三）收集要求1.资料收集应齐全、完整，确保涵盖绿化工作的各个环节。2.收集的资料应真实、准确，不得伪造、篡改。3.对收集的资料进行初步整理，去除无关的、重复的内容，保证资料的简洁性。四、档案资料整理（一）分类整理1.档案管理人员按照本制度规定的档案资料分类，对收集到的资料进行分类。2.同一类资料按照时间顺序或项目进展顺序进行排列。（二）编号编制1.为每一份档案资料编制唯一的编号，编号应体现资料类别、年份、顺序号等信息。2.例如，规划设计类资料编号格式为：GH[年份][顺序号]；施工建设类资料编号格式为：SG[年份][顺序号]；养护管理类资料编号格式为：YH[年份][顺序号]；其他类资料编号格式为：QT[年份][顺序号]。（三）装订成册1.对纸张较多的资料进行装订，确保整齐、牢固。2.装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，装订厚度适中，便于查阅。（四）编目1.编制档案资料目录，目录应包括资料编号、名称、日期、来源等信息。2.目录应打印或手写清晰，附于每类档案资料之首。五、档案资料归档（一）归档方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行归档。2.纸质档案按照分类顺序存放于档案柜中，档案柜应标明类别、年份等信息。3.电子档案按照分类建立文件夹，文件夹命名应与纸质档案类别一致，电子文件应按照编号顺序存储，并建立相应的索引目录。（二）归档地点1.设立专门的绿化档案资料档案室，用于存放纸质档案。2.配备电子存储设备，如服务器、硬盘等，用于存储电子档案。（三）归档要求1.归档的档案资料应与整理后的资料一致，不得遗漏或错误归档。2.纸质档案和电子档案应同时归档，确保两者内容的一致性。3.档案管理人员应对归档的档案资料进行核对，核对无误后办理归档手续。六、档案资料查阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅绿化档案资料的，应填写《绿化档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据申请内容和权限进行审批，批准后由档案管理人员提供查阅服务。4.涉及公司机密的绿化档案资料，查阅权限仅限于公司高层管理人员及相关保密人员，查阅时需经公司主管领导批准。（二）查阅方式1.纸质档案查阅应在档案室内进行，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.电子档案查阅应在档案管理部门指定的计算机上进行，查阅人员不得擅自拷贝或传播电子档案。（三）查阅记录1.档案管理人员应对查阅情况进行记录，记录内容包括查阅日期、查阅人员、查阅内容、查阅目的等。2.查阅记录应妥善保存，以备查询。七、档案资料借阅（一）借阅权限1.公司内部人员因特殊原因需要借阅绿化档案资料的，应填写《绿化档案资料借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.涉及公司机密的绿化档案资料，原则上不得借阅，确因工作需要借阅的，需经公司主管领导批准，并严格按照保密规定进行管理。（二）借阅手续1.借阅人员凭批准后的申请表到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员应登记借阅资料的编号、名称、数量、借阅时间、预计归还时间等信息。2.借阅人员应在借阅登记表上签字确认。（三）借阅要求1.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得损坏、丢失、涂改或擅自转借他人。2.借阅人员应按时归还档案资料，如需延期归还，应提前向档案管理部门说明原因并办理续借手续。3.档案管理人员应定期对借阅的档案资料进行催还，确保资料按时归还。八、档案资料保管（一）保管环境1.档案资料档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案室应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案资料的安全。（二）保管期限1.绿化档案资料的保管期限根据其重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，主要包括一般性的养护记录、统计报表等；中期保管期限为[X]年，包括施工建设类的部分资料、绿化规划设计变更记录等；长期保管期限为[X]年以上，包括绿化规划设计方案、重要的施工合同、工程竣工验收资料等。3.保管期限届满后，档案管理部门应按照规定进行鉴定和销毁。（三）保管检查1.档案管理人员应定期对档案资料进行检查，检查内容包括档案资料的完整性、准确性、保管环境等。2.发现档案资料有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。九、档案资料鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立绿化档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及专业人员组成。2.鉴定小组负责对到期的档案资料进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。（二）鉴定标准1.根据档案资料的保管期限、重要性、相关性等因素进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案资料，鉴定小组应出具鉴定意见，报公司主管领导批准后进行销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门按照批准的销毁清单，对拟销毁的档案资