酒店日常登记档案管理制度

PAGE酒店日常登记档案管理制度一、总则（一）目的为加强酒店日常登记档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高酒店运营管理效率，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各部门在日常经营活动中产生的各类登记档案，包括但不限于入住登记、退房登记、访客登记、会议活动登记、物品借用登记等。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业相关标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映酒店日常经营活动的实际情况，保证信息的准确性和可靠性。3.完整安全原则：全面收集、整理各类登记档案，确保档案的完整性；同时采取有效措施保障档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便酒店各部门及相关人员在工作中查阅和使用档案。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门酒店设立专门的档案管理部门，负责统筹协调酒店日常登记档案管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善酒店日常登记档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和销毁等工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的信息化水平。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改，并向上级领导汇报档案管理工作情况。（二）各部门职责1.前台部门负责入住登记、退房登记等工作，确保登记信息准确、完整。及时将每日的入住、退房等登记资料移交档案管理部门。协助档案管理部门进行档案的查询和核对工作。2.客房部门负责访客登记管理，对访客信息进行详细记录，并及时更新客房状态。将访客登记资料定期整理后移交档案管理部门。3.会议及活动策划部门负责会议、活动等相关登记工作，包括会议预订、参会人员信息登记、活动安排记录等。在会议或活动结束后，及时将相关登记档案移交档案管理部门。4.其他涉及物品借用等登记工作的部门按照规定做好物品借用登记，详细记录借用物品名称、数量、借用时间、归还时间、借用人员等信息。定期将物品借用登记档案移交档案管理部门。（三）档案管理人员职责1.负责档案的具体收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的规范性和完整性。2.严格按照档案管理制度对档案进行保管，做好档案的存储环境维护，防止档案受损。3.负责档案的借阅、归还登记工作，按照规定程序办理档案借阅手续，对借阅情况进行跟踪和记录。4.协助各部门查阅档案资料，提供必要的档案信息服务，解答档案利用过程中的相关问题。5.定期对档案进行盘点和清查，核对档案数量和内容，发现问题及时报告并处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.入住登记档案：包括客人的姓名、性别、身份证号码、联系方式、入住时间、退房时间、房间号、预订方式等信息。2.退房登记档案：除上述入住登记信息外，还应包括客人消费明细、押金退还情况等。3.访客登记档案：访客姓名、与住客关系、来访时间、离开时间、被访房间号等。4.会议活动登记档案：会议或活动名称、举办时间、地点、参与人员名单、活动内容安排、费用明细等。5.物品借用登记档案：借用物品清单、借用部门及人员、借用时间、归还时间、借用用途等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责日常登记档案的收集工作，确保登记信息及时、准确、完整。2.对于纸质档案，应在规定时间内整理好并移交档案管理部门；对于电子档案，应按照统一格式和命名规则进行整理，并及时上传至档案信息管理系统。3.档案收集过程中，如发现登记信息不完整或存在疑问，应及时与相关人员核实补充，确保档案质量。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别进行分类，如入住登记档案、退房登记档案、访客登记档案等。每个类别下再根据时间、业务类型等因素进行细分。2.编号：为每份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的识别和管理。编号可采用年份+类别+流水号的形式，例如2023RZ001表示2023年的入住登记档案第1号。3.编目：制作档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速查找和检索档案。4.装订：对于纸质档案，应按照一定顺序进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应及时对收集整理好的档案进行归档，确保档案资料有序存放。2.归档时，应按照档案编号顺序依次排列，放入相应的档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、年份等信息。3.建立档案索引卡片，将档案编号、名称、存放位置等信息记录在索引卡片上，方便快速查找档案。（二）保管期限1.入住登记档案、退房登记档案保管期限为[X]年。2.访客登记档案保管期限为[X]年。3.会议活动登记档案保管期限为[X]年。4.物品借用登记档案保管期限为[X]年。保管期限届满后，按照档案销毁程序进行处理。（三）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[适宜温度范围]，湿度控制在[适宜湿度范围]。2.配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。3.档案应存放在专用的档案架或档案柜中，避免档案直接接触地面和墙壁。五、档案的借阅与使用（一）借阅权限1.酒店内部人员因工作需要查阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅时间、借阅用途等信息。2.部门负责人及以上人员可直接批准借阅档案；普通员工借阅档案需经所在部门负责人审批后，报档案管理部门负责人批准。3.涉及酒店重要机密信息的档案，如客人隐私信息、财务数据等，借阅审批权限应适当提高，必要时需经酒店高层领导批准。（二）借阅手续1.申请人填写《档案借阅申请表》，经审批通过后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员根据申请表提供档案，并在《档案借阅登记册》上记录借阅日期、借阅人姓名、部门、档案名称及编号、归还日期等信息。3.借阅人应在规定时间内归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门申请并说明原因，经批准后方可延期。（三）使用规定1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、转借他人或带出酒店指定场所。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。复印或摘录的档案资料应注明出处和用途，不得用于其他非法目的。3.使用完毕后，借阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在《档案借阅登记册》上注明归还日期，并将档案归还原位。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.酒店全体员工应严格遵守档案保密制度，对在工作中接触到的各类登记档案信息予以保密。2.档案管理人员应严格控制档案的查阅范围，未经批准，不得向无关人员透露档案内容。3.涉及档案信息的计算机系统应设置安全密码，定期更新密码，并采取数据备份等措施，防止数据丢失或泄露。4.在档案整理、借阅、归还等过程中，如发现档案有损坏、丢失或信息泄露等情况，应立即报告并采取相应措施进行处理。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备，确保档案库房24小时处于监控状态。2.定期对档案库房进行安全检查，检查防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备是否正常运行，发现问题及时维修或更换。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应立即启动应急预案，采取有效措施保护档案安全，并及时向上级领导报告。七、档案的统计与分析（一）统计内容1.定期对各类登记档案的数量、借阅情况、保管期限等进行统计。2.统计不同时间段内的入住人数、退房人数、访客数量、会议活动场次、物品借用次数等业务数据。（二）分析方法1.通过对档案统计数据的分析，了解酒店业务活动的规律和趋势，为酒店经营决策提供数据支持。2.分析档案借阅情况，评估各部门对档案的利用需求，以便优化档案管理服务。3.对比不同时间段的业务数据，发现酒店经营中存在的问题和潜在风险，及时提出改进措施。（三）统计报表1.档案管理部门应定期编制档案统计报表，如《档案数量统计表》《档案借阅情况统计表》《业务数据分析报表》等。2.统计报表应内容准确、格式规范，经审核后报送酒店管理层及相关部门，为酒店管理提供决策依据。八、档案的销毁（一）销毁条件档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，由档案管理部门提出销毁申请。（二）销毁程序1.档案管理部门填写《档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，并说明销毁原因。2.《档案销毁申请表》