建立档案及台账管理制度

PAGE建立档案及台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案及台账管理，确保档案及台账的完整性、准确性和安全性，提高公司/组织管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案及台账的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案及台账实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责，确保档案及台账管理的规范化、标准化。2.真实准确原则：档案及台账内容应真实反映公司/组织各项工作的实际情况，数据准确无误，不得虚假记载。3.安全保密原则：加强档案及台账的安全保密措施，防止档案及台账信息泄露、丢失或损坏，确保公司/组织机密信息安全。4.方便利用原则：档案及台账管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率，满足公司/组织各项工作对档案及台账信息的需求。二、档案管理（一）档案分类1.行政管理类：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、会议纪要、工作计划与总结、领导批示、重要通知等。2.人事管理类：员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关资料，员工档案、劳动合同、社保缴纳记录等。3.财务管理类：财务预算、决算、报表、审计报告、税务资料、资金往来记录等。4.业务经营类：市场调研、销售合同、采购订单、生产记录、质量检验报告、客户资料等。5.项目管理类：项目立项、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目验收报告等。6.技术研发类：研发项目文档、技术方案、实验数据、专利申请资料、技术成果鉴定报告等。7.合同协议类：各类合同、协议、意向书等。8.其他类：不属于以上分类的其他档案资料。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.档案形成部门应在工作完成后，按照档案分类要求，对相关资料进行整理、分类，并及时移交档案管理部门。3.对于重要会议、活动等形成的档案资料，档案形成部门应在会议结束或活动完成后[X]个工作日内移交档案管理部门。（三）档案整理1.档案管理部门收到档案资料后，应及时进行整理。整理工作包括对档案资料进行分类、编号、编目、装订等。2.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于档案的识别和管理。编号方法可采用“年度+类别+流水号”的形式，如“2023XM001”表示2023年项目管理类第1份档案。3.编目工作应编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查询和检索。4.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，确保档案资料的完整性。（四）档案保管1.公司/组织应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、变质的档案应及时进行修复或复制，对已超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。4.档案应按照保管期限进行分类存放，保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。永久保管的档案应单独存放，长期和短期保管的档案可根据类别进行存放。（五）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，批准后办理借阅手续。借阅人应在规定时间内归还档案，如需延期借阅，应重新办理申请手续。3.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人当面清点档案页数，并在《档案借阅登记表》上登记。借阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案内容，不得转借他人。4.借阅的档案一般不得带出档案库房，如有特殊情况需要带出的，须经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续，借阅人应在规定时间内归还。（六）档案保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.涉及公司/组织机密的档案，应标明密级，并采取相应的保密措施，如限制查阅范围、加密存储等。3.对违反档案保密制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。（七）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，由档案鉴定小组负责鉴定工作。鉴定小组应由档案管理部门、业务部门、财务部门等相关人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷鉴定，提出存毁意见。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司/组织领导批准后予以销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并在《档案销毁登记表》上详细记录销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间等信息。销毁记录应永久保存。三、台账管理（一）台账分类1.资产台账：包括固定资产台账、流动资产台账等，记录公司/组织各类资产的购置、使用、折旧、处置等情况。2.业务台账：如销售台账、采购台账、生产台账等，记录公司/组织各项业务活动的开展情况，包括业务量、收入、成本、利润等数据。3.人员台账：员工花名册、考勤台账、培训台账等，记录公司/组织员工的基本信息、考勤情况、培训记录等。4.合同台账：对公司/组织签订的各类合同进行登记管理，包括合同名称、签订时间、合同金额、履行情况等信息。5.其他台账：根据公司/组织实际需要设立的其他台账，如设备维护台账、安全检查台账等。（二）台账建立1.各部门应根据工作需要，及时建立相关台账。台账应内容完整、数据准确、格式规范，并按照规定的时间和要求进行更新。2.台账建立应明确责任人，确保台账的记录和维护工作落实到人。责任人应熟悉台账管理要求，认真做好台账的记录和审核工作。3.台账的格式应统一规范，便于查询和统计分析。台账应包括台账名称、编号、记录日期、内容摘要、数据信息等栏目。（三）台账登记1.台账登记应及时、准确，按照业务发生的时间顺序进行记录。记录内容应详细、完整，不得遗漏重要信息。2.台账登记人员应认真核对相关原始凭证，确保登记数据与原始凭证一致。对登记过程中发现的问题，应及时查明原因并进行更正。3.对于电子台账，应定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的数据存储介质上，并异地存放。（四）台账审核1.台账管理部门应定期对台账进行审核，确保台账数据的准确性和完整性。审核工作可采用自查、互查、抽查等方式进行。2.审核人员应认真核对台账记录与相关原始凭证、业务实际情况是否相符，对发现的问题应及时提出整改意见，并督促责任人进行整改。对于审核中发现的重大问题，应及时向上级领导报告。（五）台账查询与统计1.公司/组织员工可根据工作需要，经授权后查询相关台账信息。查询台账应遵守相关规定，不得擅自修改、删除台账数据。2.台账管理部门应定期对台账数据进行统计分析，为公司/组织决策提供数据支持。统计分析工作可采用定期报表、专题分析报告等形式进行。四、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织应建立档案及台账管理监督机制，明确监督职责和监督方式，确保档案及台账管理制度的有效执行。2.档案管理部门负责对各部门档案及台账管理工作进行日常监督检查，及时发现问题并督促整改。3.公司/组织内部审计部门应定期对档案及台账管理工作进行审计，检查档案及台账管理制度的执行情况、档案及台账的真实性和完整性等。（二）检查内容1.档案及台账管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、借阅、鉴定与销毁等环节，以及台账建立、登记、审核、查询与统计等环节的工作是否符合规定要求。2.档案及台账的内容质量，包括档案资料是否真实、准确、完整，台账数据是否与实际业务相符，有无虚假记载、漏记、错记等情况。3.档案及台账的安全保管情况，包括档案库房设施设备是否完好，档案及台账是否存在损坏、丢失、泄露等安全隐患。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，认真进行整改，并在规定期限内将整改情况书面报告档案管理部门。3.档案管理部门