城建档案馆三合一制度

PAGE城建档案馆三合一制度一、总则（一）目的为加强城建档案管理，确保城建档案的完整、准确、系统和安全，便于社会各方面利用，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》等法律法规，结合本城建档案馆实际情况，制定本三合一制度。（二）适用范围本制度适用于本城建档案馆在城市建设档案的收集、整理、保管、利用等各项工作中的管理活动。涵盖城市规划、建设、管理等各个环节形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：城建档案应如实反映城市建设活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集城市建设各方面形成的档案资料，保证档案的系统性和连贯性。3.规范性原则：严格按照国家和行业规定的标准和规范进行档案管理工作，确保档案整理、保管、利用等环节的标准化、规范化。4.安全性原则：采取有效措施保障城建档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案收集制度（一）收集范围1.城市规划档案：包括城市总体规划、分区规划、详细规划等各类规划文件、图纸、模型等。2.建设工程档案：涵盖工程项目从立项、勘察、设计、施工到竣工验收全过程形成的文件资料，如项目审批文件、勘察设计资料、施工技术资料、监理资料、竣工验收文件等。3.城市基础设施建设档案：如道路、桥梁、排水、供水、供电、供气、供热等设施建设过程中的相关档案。4.城市地下管线档案：包括各类地下管线的探测、设计、施工、维护等方面的资料。5.城市建设管理档案：如城市建设项目的招投标文件、质量监督文件、安全管理文件等。6.城市建设科研档案：有关城市建设领域的科研项目成果、技术报告等档案。7.声像档案：记录城市建设活动的照片、录像、录音等资料。（二）收集要求1.各建设单位、施工单位、监理单位等相关责任主体应按照规定，及时向城建档案馆移交各自在城市建设活动中形成的档案资料。2.档案资料应内容完整、字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案整理规范要求。3.对于重要建设项目或具有特殊意义的城市建设活动，应提前介入，跟踪收集相关档案资料，确保档案的完整性和准确性。（三）收集程序1.建设单位在工程竣工验收前，应通知城建档案馆对工程档案进行预验收。预验收合格后，建设单位方可组织工程竣工验收。2.建设单位在工程竣工验收合格后3个月内，向城建档案馆移交一套完整的工程档案。3.其他相关单位应按照各自职责，定期或在相关项目结束后，及时将本单位形成的与城市建设有关的档案资料移交城建档案馆。4.城建档案馆接收档案时，应进行认真核对，对不符合要求的档案，应要求移交单位限期整改后重新移交。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照建设工程档案分类大纲进行分类，一般分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等大类。2.每大类下再根据文件的性质、内容等进一步细分小类。3.声像档案按照拍摄时间、内容主题等进行分类整理。（三）整理方法1.纸质档案：对收集到的纸质文件进行分类、编号、编目、装订等工作。编号应遵循唯一性原则，编目应包括文件题名、责任者、日期、页号等信息。2.电子档案：对电子文件进行分类存储，建立电子文件目录数据库，确保电子文件的可读性和可利用性。同时，对电子文件的元数据进行整理和标注，保证电子档案的真实性和完整性。3.声像档案：对照片、录像、录音等声像资料进行整理，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并进行分类存储。（四）整理流程1.接收档案后，首先对档案进行初步审核，检查档案的完整性和准确性。2.根据分类标准对档案进行分类。3.对每一份档案进行编号、编目等整理工作。4.将整理好的档案按照类别顺序上架存放，并建立相应的检索目录。四、档案保管制度（一）保管场所1.城建档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。（二）档案存放1.档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同载体形式的档案应分开存放，避免相互影响。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）保管期限1.城建档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保存的档案主要是反映城市建设重大历史事件、重要规划决策、标志性建设工程等具有长远利用价值的档案。3.长期保存的档案一般是保存期限在50年以上的档案，主要是城市建设各方面的基础性、综合性档案。4.短期保存的档案保存期限在20年以下，主要是一些时效性较强、利用价值相对较低的档案。（四）保管措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.做好档案的温湿度记录，根据温湿度变化及时采取调节措施，确保档案库房温湿度符合规定要求。3.对档案进行定期消毒、杀虫，防止档案受到虫害和霉菌侵害。4.对档案的载体进行定期检查和维护，如对电子档案进行数据备份、对纸质档案进行修复等，确保档案的安全和完整。五、档案利用制度（一）利用范围1.城市规划、建设、管理等部门在工作中需要查阅相关城建档案。2.科研单位、大专院校等进行城市建设领域研究需要利用城建档案。3.社会公众因个人需要，如房屋产权查询、历史文化研究等，申请查阅相关城建档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可到城建档案馆查阅纸质档案或电子档案。2.借阅：对于确需借出档案的利用者，经批准后可办理借阅手续，但借阅期限一般不超过规定时间。3.复制：利用者可根据需要申请复制档案资料，复制应按照规定收取一定费用。（三）利用程序1.查阅利用：利用者应填写查阅申请表，注明查阅内容、目的等信息，经城建档案馆审核同意后，方可查阅。查阅时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所。2.借阅利用：利用者填写借阅申请表，经审批后办理借阅手续，借阅期限届满应及时归还档案。借阅期间，利用者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。3.复制利用：利用者填写复制申请表，注明复制内容、数量等信息，经审核同意后，按照规定进行复制。复制的档案应加盖城建档案馆印章，以保证其有效性。（四）利用监督1.城建档案馆应建立利用登记制度，对每一次利用档案的情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和趋势，为档案管理工作提供参考。3.加强对档案利用过程的监督检查，发现违规行为及时制止并依法处理。六、档案鉴定与销毁制度（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和行业标准为依据，结合城建档案的实际情况进行鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由城建档案馆负责人、业务骨干等组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定标准1.根据档案的保管期限规定，对到期档案进行审查。2.审查档案的内容是否具有现实利用价值、历史研究价值等。3.考虑档案的完整性、准确性等因素。（四）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.对清单中的档案逐一进行审查，根据鉴定标准确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制销毁清册，注明档案题名、责任者、日期、保管期限等信息。