案件档案管理人员制度

PAGE案件档案管理人员制度一、总则（一）目的为加强公司案件档案管理，确保案件档案的完整、准确、系统和安全，便于案件的查询、利用和后续处理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及各类案件的档案管理工作，包括但不限于法律纠纷案件、合规调查案件、内部审计案件等。（三）基本原则1.真实性原则：案件档案应如实反映案件的实际情况，所有记录和材料必须真实可靠。2.完整性原则：涵盖案件从立案到结案全过程的各类文件、资料，确保档案的完整性。3.保密性原则：严格遵守相关法律法规，对涉及公司机密、商业秘密和个人隐私的案件档案进行保密。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案的质量和管理效率。二、案件档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善案件档案管理制度，并监督执行。2.指导、协调各部门案件档案的收集、整理、归档工作。3.负责案件档案的集中保管，建立档案索引和检索系统，方便查询利用。4.定期对案件档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的安全和质量。5.按照规定向有关部门或单位提供案件档案查阅、借阅服务。（二）案件承办部门职责1.负责本部门案件的全过程管理，指定专人负责案件档案的收集、整理和初步归档工作。2.在案件处理过程中，及时将形成的各类文件、资料进行分类整理，确保档案材料的齐全、完整。3.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的案件档案移交至档案管理部门。4.配合档案管理部门做好案件档案的查询、借阅等工作，提供必要协助。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责案件档案的接收、登记、整理、编目、上架等日常管理工作。3.对档案进行妥善保管，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.熟悉档案内容，为档案查询利用提供准确、快捷的服务。5.协助做好档案的鉴定、销毁等工作。三、案件档案的收集与整理（一）收集范围1.案件相关的法律文书，如起诉书、答辩状、判决书、裁定书等。2.调查取证材料，包括证人证言、书证、物证、视听资料等。3.内部讨论记录、会议纪要、请示报告等文件。4.与案件有关的往来信函、电子邮件、传真等资料。5.其他与案件处理相关的重要材料。（二）收集要求1.案件承办人员应及时收集案件处理过程中产生的各类文件、资料，确保材料的真实性和完整性。2.对于重要文件和资料，应收集原件或复印件，并注明出处和来源。3.收集的材料应字迹清晰、内容完整，如有破损或褪色等情况应及时修复或复制。（三）整理方法1.按照案件类别和时间顺序对收集到的材料进行分类。2.对每份材料进行编号，编制目录清单，注明材料名称、日期、来源等信息。3.对相关材料进行装订，确保整齐、牢固，并在装订处加盖骑缝章。4.建立案件档案卷内备考表，记录档案的整理情况和相关说明。四、案件档案的归档与保管（一）归档流程1.案件承办部门在案件处理完毕后，应在规定时间内将整理好的案件档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理归档手续。3.将归档后的案件档案按照档案编号顺序上架存放，建立档案存放位置索引。（二）保管期限1.根据案件的性质和重要程度，确定不同案件档案的保管期限。一般分为短期、中期和长期保管。2.短期保管的案件档案保管期限为[X]年，中期保管的案件档案保管期限为[X]年，长期保管的案件档案保管期限为[X]年以上。3.保管期限届满后，按照档案鉴定和销毁程序进行处理。（三）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，保证档案的妥善保管。3.对档案库房进行定期检查和维护，及时发现并处理安全隐患。五、案件档案的查询与借阅（一）查询程序1.公司内部人员因工作需要查询案件档案的，应填写《案件档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容进行查询，并在规定时间内提供查询结果。4.查询人员应在档案管理部门指定的地点进行查询，不得擅自将档案带出或进行其他违规操作。（二）借阅程序1.因特殊情况需要借阅案件档案的，借阅人应填写《案件档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。3.借阅人需在档案管理部门办理借阅登记，领取档案，并在规定期限内归还。借用人应对所借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应责任。（三）限制与保密1.涉及公司商业秘密、敏感信息相关的案件档案，严格限制查询和借阅范围，必须经过公司高层审批。2.档案管理人员应对查询和借阅情况进行记录，跟踪档案去向，确保档案安全。3.对于涉及公司机密或个人隐私的案件档案，查询和借阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。六、案件档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立案件档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、法律专业人员、相关业务部门代表等组成。（二）鉴定标准1.根据案件档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以鉴定销毁。3.对于涉及公司核心业务、重大决策、知识产权等重要案件的档案，应适当延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期案件档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定是否销毁。3.对确定销毁的档案，编制《案件档案销毁清单》，经公司主管领导批准后实施销毁。（四）销毁方式1.采用粉碎、焚烧等安全可靠的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、执行人员等信息。3.销毁记录应与《案件档案销毁清单》一同保存，以备查考。七、案件档案管理的信息化建设（一）建立电子档案系统1.利用信息技术手段，建立案件档案电子管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.将纸质案件档案逐步进行数字化扫描，形成电子档案副本，与纸质档案一同管理。3.电子档案应按照纸质档案的分类和编号规则进行整理和存储，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。（二）系统功能要求1.具备档案录入、修改、删除、查询、统计、借阅管理等基本功能，方便档案管理人员进行日常操作。2.提供权限管理功能，根据不同人员职责设置相应的系统操作权限，确保档案信息安全。3.支持多条件检索和模糊查询功能，提高档案查询效率。4.具备数据备份和恢复功能，防止数据丢失。（三）数据安全与维护1.加强电子档案系统的安全防护，采取防火墙、加密技术、访问控制等措施，防止数据泄露和非法访问。2.定期对电子档案系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和可靠性。3.建立电子档案数据备份制度，定期将档案数据备份至外部存储设备，并异地存放，防止因自然灾害、系统故障等原因导致数据丢失。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门案件档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、查询、借阅等环节。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司内部审计部门定期对案件档案管理情况进行审计，重点检查档案管理制度的执行情况、档案的真实性和完整性等。（二）考核机制1.建立案件档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入各部门绩效考核体系。2.