人才中心档案管理制度

PAGE人才中心档案管理制度一、总则（一）目的为加强本人才中心档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，提高人才服务质量，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本人才中心在人才招聘、人才培养、人才评价、人才流动等各项业务活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：各类人才档案由人才中心统一负责收集、整理、保管和提供利用。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映人才的实际情况，确保信息准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度、工作流程和操作规范。2.组织实施档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.负责档案的保管、保护，确保档案的安全和完整。4.提供档案的查询、借阅等服务，做好利用登记工作。5.定期开展档案的统计、分析工作，为人才中心业务决策提供数据支持。6.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化进程。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等。3.对档案进行定期检查和核对，及时发现并处理档案存在的问题。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。5.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平和工作能力。（三）各业务部门职责1.负责本部门业务活动中形成档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。3.按照档案管理要求，规范本部门档案资料的形成和积累，确保档案质量。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.个人档案：包括个人基本信息、学历学位证书、职业资格证书、工作经历证明、培训记录、奖惩情况等。2.业务档案：包括人才招聘档案、人才培养档案、人才评价档案、人才流动档案等。3.其他档案：与人才中心业务相关的其他有保存价值的文件、资料等。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。3.对收集到的档案资料进行初步审核，剔除不符合要求的资料。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点进行整理。2.保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和内容进行分类，如个人档案可分为基本信息类、学历学位类、工作经历类等。2.编号：为每一份档案或每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁，并具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）档案存放1.按照档案类别和编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护。（三）保管期限1.根据档案的重要性和保存价值，确定不同档案资料的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要是具有重要历史价值和法律凭证作用的档案；长期保管的档案一般保存期限为10年以上；短期保管的档案保存期限为110年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案数量准确、内容完整。2.清查过程中发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。五、档案的利用（一）利用范围1.人才中心内部工作人员因工作需要查阅档案。2.人才本人查阅本人档案。3.相关单位或部门因工作需要，按照规定程序查阅档案。（二）利用程序1.查阅申请：利用者填写档案查阅申请表，注明查阅目的和查阅内容。2.审批：申请表经所在部门负责人或相关领导审批后，交档案管理部门。3.查阅：档案管理部门根据审批意见，提供档案查阅服务，并做好查阅登记。4.归还：查阅完毕后，利用者应及时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查。（三）借阅规定1.一般情况下，档案不对外借阅。确因工作需要借阅的，需经人才中心领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案内容。（四）档案信息公开1.按照国家法律法规和人才中心相关规定，对可以公开的档案信息进行公开。2.公开档案信息应遵循保密原则，确保不泄露个人隐私和敏感信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期满的档案进行鉴定，确保档案的留存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。（三）鉴定方法1.对保管期满的档案进行逐卷审查，分析档案的内容、价值和历史意义。2.根据鉴定原则和保管期限标准，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.销毁清册经人才中心领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时进行登记，注明销毁时间、地点、方式等信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案管理效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入和编辑。2.档案查询：提供多种查询方式，方便利用者查找档案。3.借阅管理：对档案借阅进行在线审批和登记。4.统计分析：生成各类档案统计报表，为决策提供支持。5.安全管理：设置用户权限，确保档案信息安全。（三）数据管理1.定期对档案管理信息系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上。2.加强数据安全防护，防止数据丢失、泄露和被篡改。（四）人员培训1.组织档案管理人员参加信息化培训，提高其计算机操作技能和档案管理信息化水平。2.对利用者进行系统操作培训，使其能够熟练使用档案管理信息系统。八、监督与检查（一）监督机制1.建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.设立举报电话和邮箱，接受社会监督。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案管理工作流程的规范情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等环节的工作质量。4.档案信息化建设情况。（三）问题整改1.对检查中发现的问题，及时