资料员档案室制度规范

PAGE资料员档案室制度规范一、总则（一）目的为加强公司[公司/组织名称]资料员档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司[公司/组织名称]内所有涉及档案资料管理的部门和人员，包括资料员、档案管理人员以及各部门负责档案资料收集、整理和移交的工作人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司资料员档案室对各类档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.依法依规原则档案资料的管理严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.安全保密原则加强档案资料的安全保密措施，防止档案资料的泄露、损毁和丢失，保障公司信息安全。4.方便利用原则在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案资料的利用需求，提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案资料分类与编号（一）档案资料分类1.行政文件类包括公司发布的各类规章制度、通知、决定、报告、会议纪要等行政公文。2.人事档案类涵盖员工个人基本信息、入职离职手续、薪资福利、培训记录、绩效考核、奖惩情况等人事相关资料。3.财务档案类包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务核算和管理过程中形成的各类档案。4.业务合同类涉及公司与客户、供应商签订的各类业务合同、协议、订单等商务文件。5.技术资料类包括产品研发、生产工艺、技术图纸、技术方案、质量检测报告等与公司技术业务相关的资料。6.项目档案类针对公司各类项目形成的项目立项文件、项目计划、项目实施过程中的各类文档、项目验收报告等。7.市场营销类如市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户信息等与市场营销活动相关的资料。8.其他档案类除上述类别外的其他各类档案资料，如公司荣誉证书、资质证书、证照文件等。（二）编号规则为便于档案资料的管理和查询，对各类档案资料进行统一编号。编号采用“类别代码+年份+流水号”的格式，具体如下：1.类别代码按照上述档案资料分类，分别赋予不同的类别代码，如行政文件类代码为“XZ”，人事档案类代码为“RS”，财务档案类代码为“CW”等。2.年份采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如2023年表示为“23”。3.流水号按照档案资料形成的先后顺序，从001开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政文件，其编号为“XZ23001”；一份2022年的人事档案，编号为“RS22010”。三、档案资料收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保本部门产生的各类档案资料及时、完整地收集齐全。2.档案资料的收集应遵循真实性、完整性、准确性的原则，不得遗漏、篡改或伪造档案内容。3.对于外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的资料等，应及时进行签收、登记，并移交资料员档案室统一管理。（二）整理规范1.资料员应按照档案资料的分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.每份档案资料应保持其原始状态，不得随意裁剪、折叠或损坏。对于破损或褪色的档案资料，应进行修复或复制。3.档案资料应按照一定的顺序进行排列，如按照时间顺序、重要程度等。对于有多个组成部分的档案资料，应确保各部分之间的关联性和完整性。4.整理过程中，应编制档案资料目录，详细记录档案资料的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，以便于查询和管理。四、档案资料归档与移交（一）归档流程1.各部门收集整理好的档案资料，应定期移交至资料员档案室。移交时，需填写《档案资料移交清单》，详细注明档案资料的名称、编号、数量、移交日期等信息。2.资料员档案室收到移交的档案资料后，应按照档案资料的编号和分类进行核对、清点，并在《档案资料移交清单》上签字确认。3.对于符合归档要求的档案资料，资料员应及时进行归档，将其存入相应的档案柜或存储设备中，并更新档案资料目录。4.对于不符合归档要求的档案资料，资料员应及时与移交部门沟通，要求其补充或完善相关资料，直至符合归档标准。（二）移交期限各部门应在档案资料形成后的[X]个工作日内，将其移交至资料员档案室。对于重大项目或重要文件，应在项目结束或文件办结后的[X]个工作日内完成移交。（三）特殊情况处理1.对于因特殊原因无法及时移交的档案资料，移交部门应向资料员档案室提交书面说明，并明确移交时间。2.对于涉及公司机密或重要商业信息的档案资料，移交部门应采取必要的保密措施，并在移交时注明保密级别和保密期限。五、档案资料保管（一）保管环境1.资料员档案室应具备良好的保管环境，保持温度适宜、湿度适中、通风良好，防止档案资料受潮、发霉、虫蛀等。2.档案室应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案资料的安全。3.档案存储设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行。对于损坏或老化的存储设备，应及时进行更换。（二）保管期限根据国家相关法律法规和公司实际情况，确定各类档案资料的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期，具体如下：1.永久保管涉及公司核心机密、重要权益、历史沿革等具有长期保存价值的档案资料，如公司章程、重大合同协议、公司产权证书等，应永久保管。2.长期保管保存期限在[X]年以上的档案资料，如公司年度财务报表、重要项目档案、员工人事档案等，应长期保管。3.短期保管保存期限在[X]年以下的档案资料，如一般性行政文件、临时性业务资料等，应短期保管。（三）档案清查1.资料员档案室应定期对档案资料进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案资料的数量、质量和保管情况与档案资料目录一致。2.在清查过程中，如发现档案资料有丢失、损坏、变质等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应填写《档案资料清查登记表》，详细记录清查情况。3.对于超过保管期限的档案资料，应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由公司档案管理部门牵头，组织相关部门人员共同进行，确保鉴定结果的准确性和公正性。六、档案资料利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可按照规定查阅、借阅、复印档案资料，但必须遵守本制度规范和相关保密规定。（二）利用流程1.查阅申请各部门如需查阅档案资料，应填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。2.查阅登记资料员档案室收到查阅申请后，应根据申请内容进行审核。审核通过后，在《档案资料查阅登记表》上记录查阅申请人、查阅时间、查阅内容等信息，并安排专人陪同查阅。3.查阅限制查阅档案资料时，查阅人员应在指定的地点进行查阅，不得擅自将档案资料带出档案室。查阅过程中，不得在档案资料上涂改、标记、抽取或损坏档案内容。如需复印档案资料，应经资料员档案室负责人批准，并按照规定进行复印登记。4.借阅申请因工作需要借阅档案资料的，除填写《档案资料查阅申请表》外，还应提交《档案资料借阅承诺书》，承诺遵守档案资料的保密规定和借阅期限。借阅申请经部门负责人和资料员档案室负责人签字批准后，方可办理借阅手续。5.借阅登记资料员档案室根据借阅申请，在《档案资料借阅登记表》上记录借阅申请人、借阅时间、借阅期限、档案资料名称及编号等信息，并将档案资料交付借阅人员。6.借阅期限档案资料的借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，借阅人员应提前向资料员档案室提出申请，经批准后方可延期。7.归还档案借阅人员应在借阅期限届满前，将借阅的档案资料归还至资料员档案室。归还时，资料员应认真核对档案资料的完整性和准确性，如发现有损坏或丢失情况，应及时查明原因，并要求借阅人员承担相应责任。（三）特殊利用情况处理1.对于涉及公司重大决策、重要项目等需要提供档案资料作为依据的情况，应按照公司相关规定进行审批，并确保档案资料的提供符合保密要求。2.外部单位因工作需要查阅或借阅公司档案资料的，应按照国家有关法律法规和公司规定，办理相关审批手续，并签订保密协议。七、档案资料保密（一）保密措施1.资料员档案室应建立严格的保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高保密意识。2.档案室应设置专门的保密区域，对涉及公司机密的档案资料进行单独存放，并采取加密存储、限制访问等措施，确保档案资料的安全。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案资料的内容。在档案资料的整理、查阅、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案资料的泄露。（二）保密责任1.公司全体员工均有保守公司档案资料秘密的义务，不得故意或过失泄露公司档案资料的内容。2.对于违反保密规定，导致公司档案资料泄露的人员，公司将依法依规追究其责任，情节严重的将追究法律责任。八、档案资料信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案资料信息化管理系统，实现档案资料的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.资料员应按照档案资料的分类和编号，将档案资料的相关信息录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行维护和更新，及时删除过期或无效的数据，确保系统数据的时效性和有效性。（三）系统安全与维护1.加强档案资料信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，确保只有授权人员能够访问和操作系统。2.定期对系统进行备份，防