学校实验室档案管理制度

PAGE学校实验室档案管理制度一、总则1.目的为加强学校实验室档案管理，确保实验室档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在实验室建设、教学、科研及管理工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各实验室的档案管理工作，包括实验室的建设规划、实验教学、科研项目、仪器设备、人员信息、安全管理等方面形成的各类档案。3.基本原则实验室档案管理应遵循集中统一管理、分类科学、便于查找利用的原则，确保档案工作与实验室各项工作紧密结合，同步发展。二、档案管理职责1.学校档案管理部门职责负责制定学校实验室档案管理的规章制度和工作流程，并监督执行。对全校实验室档案工作进行统筹规划、组织协调和业务指导，定期开展档案工作检查和评估。集中保管学校重要实验室档案，并按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务。负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。2.实验室负责人职责负责本实验室档案工作的组织领导，将档案管理纳入实验室日常工作范畴，明确专人负责档案的收集、整理、保管和移交等工作。指导实验室档案管理人员按照档案管理要求，做好各类档案的形成、积累和归档工作，确保档案的真实性、完整性和准确性。定期检查本实验室档案管理工作情况，发现问题及时整改，并向学校档案管理部门报告档案工作进展情况。3.档案管理人员职责认真学习和贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和学校档案管理制度，熟悉档案业务知识，熟练掌握档案管理技能。负责本实验室档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案资料齐全、整理规范、排列有序。建立健全实验室档案管理台账，及时记录档案的收进、移出、借阅、利用等情况，做到账目清晰、账物相符。严格遵守档案安全保密制度，做好档案的保管、保护工作，防止档案损坏、丢失和泄密事件的发生。积极主动为实验室教学、科研和管理工作提供档案信息服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料。三、档案的收集与整理1.收集范围实验室建设方面：包括实验室建设规划、可行性研究报告、立项批复、建设合同、验收报告等。实验教学方面：实验教学大纲、实验指导书、实验教材、实验项目计划、学生实验报告、考试试卷及成绩等。科研项目方面：科研项目申请书、立项通知书、研究计划、实验数据、科研成果（论文、著作、专利、获奖证书等）及相关结题材料。仪器设备方面：仪器设备购置计划、合同、验收单、使用说明书、维修记录、报废申请及审批文件等。人员信息方面：实验室人员基本情况登记表、培训记录、考核材料、学术交流情况等。安全管理方面：实验室安全管理制度、安全检查记录、事故报告及处理材料、消防设施档案等。其他方面：与实验室工作相关的会议记录、工作计划、总结、对外交流材料、重要文件及通知等。2.收集要求各实验室应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和收集范围，及时收集各类档案资料，确保档案的完整性和及时性。对归档的文件材料应进行认真核对，保证其内容真实、字迹清晰、格式规范，签字盖章手续完备。收集的电子文件应确保其原始性、真实性和完整性，采用通用格式存储，并按照档案管理要求进行命名和分类。3.整理方法档案管理人员应按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。分类应遵循科学合理、便于管理和利用的原则，一般可采用年度机构问题分类法或年度保管期限问题分类法。对纸质档案应进行装订、编页，去除金属物，破损的档案应进行修复或复制。同时，按照档案排列顺序编制页号，并填写卷内目录、备考表等。电子档案应按照分类方案进行文件夹层次结构组织，建立相应的目录索引，并对电子文件进行元数据著录，确保电子档案的可识别性和可检索性。四、档案的分类与编号1.分类方案一级类目：根据档案的形成领域和性质，将实验室档案分为建设管理、教学管理、科研管理、仪器设备管理、人员管理、安全管理、综合管理等七大类。二级类目：在一级类目下，根据档案的具体内容和特点，进一步细分二级类目。例如，建设管理类可分为规划与立项、建设过程、验收与评估等；教学管理类可分为实验教学大纲、实验指导书、实验教学计划、学生实验成绩等。三级类目：在二级类目下，再根据档案的详细信息进行细分，形成三级类目。如仪器设备管理类中的仪器设备购置，可细分为购置计划、采购合同、验收报告等。2.编号规则档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”四级编号体系。全宗号为学校档案管理部门给定的编号；目录号按照档案分类方案中的一级类目顺序编写；案卷号在每个目录内按档案整理顺序依次编号；件号在卷内文件材料排列顺序的基础上编写。编号应简洁明了、易于识别和记忆，确保档案编号的唯一性和系统性。例如，某实验室一份关于实验教学大纲的档案，其编号可能为：[全宗号][目录号02][案卷号01][件号01]。电子档案编号可参照纸质档案编号规则，在电子文件命名中体现编号信息，以便于管理和查找。五、档案的保管与保护1.保管场所学校应设立专门的档案库房，用于存放实验室档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.保管方式纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。同时，应定期对档案进行清点和检查，并做好记录。电子档案应采用磁带、磁盘、光盘等磁性或光学介质进行存储，并进行备份。备份应异地存放，以防止数据丢失。电子档案存储设备应定期进行维护和检查，确保数据的安全性和完整性。对重要的实物档案，如奖杯、证书等，应进行专柜保管，并建立实物档案清单，详细记录实物的名称、来源、保管期限等信息。3.保护措施定期对档案进行清查核对，发现档案损坏、变质等情况应及时采取修复、复制等措施进行处理，并做好记录。对档案库房的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行。严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案在利用过程中受到损坏或丢失。对归还的档案应进行认真检查，如有问题及时处理。六、档案的查阅与借阅1.查阅规定校内人员因教学、科研、管理等工作需要查阅实验室档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限，并经实验室负责人签字同意后，到学校档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据申请人的申请，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。查阅档案一般应在档案管理部门指定的查阅室进行，如需带出查阅室，应经档案管理部门负责人批准，并限期归还。2.借阅规定校外单位或个人因特殊需要借阅实验室档案的，应持单位介绍信或有效身份证件，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、期限和归还日期，并经学校档案管理部门负责人和实验室负责人审批同意后，方可办理借阅手续。借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还。如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应对所借档案的安全和保密负责，不得擅自转借、复印、传播档案内容。借阅期间，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。七、档案的统计与鉴定1.统计工作档案管理人员应建立健全档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行及时、准确的统计。统计内容包括档案数量、种类、利用人次、利用效果等。定期对档案统计数据进行分析和总结，为档案管理决策提供依据。同时，按照学校档案管理部门的要求，及时报送档案统计报表。2.鉴定工作学校档案管理部门应定期组织对实验室档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、合理划定保管期限的原则。成立档案鉴定小组，由学校档案管理部门负责人、实验室负责人及相关专业人员组成。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、可靠程度等因素，对档案进行综合分析和评估，提出鉴定意见。对已到保管期限的档案，经鉴定小组鉴定确无保存价值的，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案应填写《档案销毁清册》，经学校档案管理部门负责人批准后，由两人以上监销，并在清册上签字确认。八、档案的移交与销毁1.移交规定实验室撤销、合并或其他原因终止工作时，应按照学校档案管理部门的要求，将本实验室的档案进行整理、编目，并编制档案移交清单，向学校档案管理部门办理档案移交手续。档案移交清单应一式两份，交接双方各执一份。交接双方应按照清单内容进行认真核对，确保档案移交的完整性和准确性。2.销毁规定对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照档案鉴定意见进行销毁。销毁档案应严格履行审批手续，填写《档案销毁申请表》，经学校