土地专业档案管理制度

PAGE土地专业档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司土地专业档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，充分发挥档案在公司土地管理工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内涉及土地相关业务的部门、岗位及人员在土地业务活动中形成的各类档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司土地专业档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映土地业务活动的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.完整系统原则：全面收集、整理土地业务活动中形成的各类档案，保持档案的系统性和连贯性。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格遵守国家有关保密规定。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善土地专业档案管理的具体办法和操作规程。2.负责公司土地专业档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全土地专业档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案库房的管理，做好档案的安全保管工作，确保档案的实体安全。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。7.负责与上级主管部门、相关单位及部门的档案业务联系与沟通。（二）土地业务部门职责1.负责本部门土地业务档案的收集、整理和初步立卷工作，并按照规定时间向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时收集和整理，保证档案的质量。3.在开展土地业务活动过程中，严格按照档案管理要求，规范文件材料的形成、积累和归档工作。4.协助档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的业务支持和信息。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作任务，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、查阅登记等，确保档案管理工作的正常运转。3.严格遵守档案安全保密制度，保守档案机密，防止档案丢失、损坏和泄密事件的发生。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质，熟练掌握档案管理的新技术、新方法。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，及时发现问题并提出改进措施，不断提高档案管理工作质量。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.土地规划文件，包括土地利用总体规划、专项规划等相关文件。2.土地审批文件，如建设用地批准书、农用地转用审批文件等。3.土地出让与转让文件，包括出让合同、转让协议等。4.土地登记文件，如土地所有权证、土地使用权证等相关登记资料。5.土地征收与补偿文件，包括征收公告、补偿协议等。6.土地评估报告及相关资料。7.土地测绘成果资料，如地形图、地籍图等。8.土地执法监察文件及相关记录。9.其他与土地业务相关的文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各土地业务部门应在业务活动结束后及时收集相关文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应真实、准确、有效，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照土地业务类别、时间顺序等进行分类。可分为土地规划类、土地审批类、土地出让转让类、土地登记类、土地征收补偿类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点。2.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、加湿器、除湿机、灭火器、防虫药、防鼠器材等。（二）档案上架与排列1.档案应按照分类编号顺序上架排列，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员职责。2.严格控制库房的温湿度，温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。4.做好库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合公司土地业务实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、土地业务部门负责人及相关专业人员组成。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考同类档案的保存情况，确定档案的保管期限。（四）保管期限划分1.永久：反映公司重大土地业务活动、具有长远利用价值的档案。2.长期：保存期限在10年以上（含10年）的档案。3.短期：保存期限在10年以下的档案。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.编制档案销毁清册，注明档案编号（或档号）、题名、日期、保管期限、数量等内容。3.报公司主管领导审批。4.在指定地点，由专人负责监督销毁，并在销毁清册上签字。5.销毁清册应永久保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围公司内部人员因工作需要，可查阅与本人工作相关的土地专业档案。外部单位或个人查阅档案，需按照相关规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的和查阅范围，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅档案一般应在档案管理部门指定地点进行，特殊情况需借出档案的，应严格履行借阅手续。（三）利用规定1.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定登记。3.查阅人员对查阅的档案内容负有保密责任，不得泄露档案机密。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导报告档案管理工作情况。（二）移交工作1.土地业务部门应按照规定时间将整理好的档案向档案管理部门移交，移交