培训机构档案管理制度

PAGE培训机构档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训机构档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在培训教学、管理及决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本培训机构全体员工及与培训业务相关的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：培训机构的档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映培训活动的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及机密的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案的利用效率，为培训教学和管理工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，明确档案管理的流程和规范。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、保管等日常工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限的档案提出处置意见。5.负责档案的安全管理，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。6.组织开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门文件、资料、记录等档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。3.对本部门形成的档案的真实性、准确性负责，确保档案符合归档要求。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的日常管理工作。3.负责档案的整理、编目、装订等工作，保证档案的质量。4.做好档案的借阅登记和归还工作，及时催还逾期借阅的档案。5.根据档案管理部门的要求，定期对档案进行盘点和清查，确保档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.培训教学方面：教学计划、教学大纲、教案、课件、学员成绩记录、教学评估资料等。2.师资管理方面：教师简历、培训记录、教学成果、考核评价等。3.学员管理方面：学员报名登记表、学员档案、考勤记录、结业证书等。4.行政管理方面：机构文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、财务报表等。5.培训活动方面：培训通知、培训教材、培训照片、视频资料等。6.对外合作方面：合作协议、合作项目资料、往来信函等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门产生的档案进行收集整理，确保档案的齐全完整。2.档案应真实、准确、清晰反映培训活动的全过程，不得伪造、篡改档案内容。3.收集档案时，应注意文件的格式规范，如纸张大小、字体、排版等应符合要求。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。一般可分为教学档案、师资档案、学员档案、行政档案、培训活动档案、对外合作档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查询。编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于快速查找档案。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案内容的完整性，不得损坏文件。四、档案的保管与存储（一）保管期限1.永久保管：涉及培训机构重大权益、重要历史记录、长期保存有价值的档案，如机构章程、重要合同协议、历史沿革资料等，应永久保管。2.定期保管：根据档案的重要性和时效性，确定不同的定期保管期限，一般分为3年、5年、10年等。定期保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，可按规定进行销毁。（二）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜、货架等存储设备，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.电子档案：采用磁盘、光盘、磁带等存储介质对电子档案进行备份存储，并建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类管理和索引。电子档案应定期进行数据备份，防止数据丢失。（三）安全防护1.防火：档案库房应配备消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护。严禁在档案库房内吸烟和使用明火。2.防潮：档案库房应采取防潮措施，如安装除湿设备、放置干燥剂等，防止档案受潮发霉。3.防虫：定期对档案进行检查，发现虫害及时采取防治措施，如放置防虫药品、进行熏蒸等。4.防盗：档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自允许无关人员进入库房。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.培训机构内部员工因工作需要查阅档案的，可向档案管理部门提出申请，经批准后在指定地点查阅。2.涉及培训机构机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。（二）查阅流程1.申请：查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，提交所在部门负责人审核。2.审核：所在部门负责人对查阅申请进行审核，签署意见后报档案管理部门。3.批准：档案管理部门对查阅申请进行审批，批准后通知查阅人员查阅档案的时间、地点和注意事项。4.查阅：查阅人员按照档案管理部门的安排，在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅档案的，必须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.申请：借阅人员填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，提交所在部门负责人审核。2.审核：所在部门负责人对借阅申请进行审核，签署意见后报档案管理部门。3.批准：档案管理部门对借阅申请进行审批，批准后办理借阅手续，包括填写借阅登记表、收取借阅押金（如需）等。4.借阅：借阅人员凭借阅登记表到档案管理部门领取档案，不得委托他人代领。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自复印、传播档案内容。5.归还：借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，归还时档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限规定，对到期档案进行鉴定。2.审查档案的内容是否已失去保存价值，如是否已过时效、是否已被新的文件替代等。3.考虑档案的历史意义、学术价值、法律凭证作用等因素，综合判断档案的存毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一登记，编制销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.审批：销毁清册报培训机构负责人审批。3.销毁：经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.监销：销毁档案时，应指定两人以上监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.对扫描后的电子档案进行图像处理，如去噪、去污、裁剪等，提高图像质量。3.建立电子档案索引数据库，对电子档案进行分类索引，方便快速查询和利用。（三）系统功能1.档案录入：实现档案信息的在线录入，包括档案编号、名称、日期、保管期限、内容摘要等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，快速定位所需档案。3.借阅管理：在线办理档案借阅手续，记录借阅人员、借阅时间、归还时间等信息，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。只有授权人员才能访问和操作相关档案信息。5.数据备份：定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。（四）安全保障1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化系统的安全防护。2.采用防火墙、