风电工程档案管理制度

PAGE风电工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强风电工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为风电工程建设、运行、维护及管理提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司[公司名称]所承担的风电工程项目从项目规划、设计、施工、调试、验收、运行到退役全过程中形成的各类文件材料的管理。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《重大建设项目档案验收办法》、《风电项目档案管理规范》等相关法律法规和行业标准制定。（四）管理原则风电工程档案管理遵循集中统一管理、全程跟踪、分类科学、便于利用的原则。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善风电工程档案管理制度，并组织实施。2.对风电工程项目档案工作进行统筹规划、协调指导和监督检查。3.集中统一管理风电工程项目档案，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用。4.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员业务水平和项目参建人员的档案意识。5.参与风电工程项目档案验收工作，对档案验收提出意见和建议。（二）项目负责人职责1.负责本项目档案管理工作的组织领导，将档案管理工作纳入项目管理计划，明确档案管理工作要求和责任人。2.协调项目各参建单位之间的档案管理工作，确保档案收集、整理工作顺利进行。3.对项目档案的完整性、准确性和系统性负责，及时解决档案管理工作中出现的问题。（三）各部门职责1.工程技术部门负责收集、整理本部门形成的技术文件、图纸、资料等，并及时移交档案管理部门。在项目建设过程中，指导和督促施工单位做好施工技术文件的收集、整理工作。参与项目档案验收工作，提供技术文件方面的审核意见。2.物资采购部门负责收集、整理物资采购合同、物资清单、质量证明文件等档案资料，并移交档案管理部门。确保物资采购档案资料的真实性、完整性和准确性。3.质量管理部门负责收集、整理工程质量检验报告、质量评定资料等档案，移交档案管理部门。对工程质量档案的准确性和规范性进行审核。4.安全管理部门负责收集、整理安全生产文件、事故报告及处理资料等档案，移交档案管理部门。确保安全生产档案资料的齐全和有效。5.施工单位职责按照合同要求和档案管理规定，负责收集、整理本单位承担施工任务过程中形成的各类施工文件，包括施工组织设计、施工方案、施工记录、工程变更通知、质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。在工程竣工后，及时将整理好的施工档案移交建设单位档案管理部门。接受建设单位档案管理部门的业务指导和监督检查。6.监理单位职责负责审核施工单位提交的档案资料，对其完整性、准确性和规范性进行把关。收集、整理监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等，并移交建设单位档案管理部门。协助建设单位做好项目档案管理工作，参与档案验收。三、档案的形成与收集（一）形成要求1.风电工程项目各部门和参建单位应明确专人负责档案资料的形成工作，确保文件材料的真实、准确、完整。2.文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等。3.电子文件应符合国家相关标准和规范，确保其可读性和可利用性，同时应做好备份存储。（二）收集范围1.项目前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告及批复、项目核准文件等。工程规划设计文件，包括初步设计、施工图设计等相关图纸、说明书及审查意见。2.工程建设文件施工文件，涵盖施工组织设计、施工技术交底、施工日志、工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。设备文件，包括设备采购合同、设备安装调试记录、设备运行维护手册、设备质量证明文件等。监理文件，如监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知单、工程质量评估报告等。工程变更文件，包括变更申请、变更审批文件、变更后的图纸及说明等。工程质量文件，如质量检验报告、质量评定资料、质量事故处理记录等。工程安全文件，包括安全生产许可证、安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告及处理资料等。3.工程竣工验收文件竣工验收申请报告、竣工验收方案、竣工验收报告及相关附件。工程竣工决算报告、审计报告等。工程质量保修书、使用说明书等。4.生产运行文件运行操作规程、维护保养记录、设备运行参数记录、故障处理记录等。设备更新改造文件，包括改造方案、技术协议、验收报告等。生产报表、统计数据等。5.其他相关文件与风电工程项目有关的会议纪要、来往信函、协议合同等。项目获得的荣誉证书、奖励文件等。（三）收集时间要求1.项目前期文件应在文件形成后及时收集整理，并移交档案管理部门。2.工程建设过程中，各参建单位应按照工程进度，定期将形成的档案资料移交档案管理部门，确保档案资料与工程进度同步。一般每月底或每完成一个重要施工阶段后进行移交。3.工程竣工验收前，各参建单位应完成各自档案资料的整理和移交工作，由建设单位档案管理部门进行汇总审查。4.工程竣工验收后，档案管理部门应及时收集整理竣工验收文件及生产运行文件等，并归档保存。四、档案的整理与归档（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法风电工程档案采用年度项目保管期限分类法。1.年度：按照文件形成的年度进行分类。2.项目：按照具体的风电工程项目名称进行分类。3.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。（三）归档要求1.档案管理人员应按照分类方法对收集到的档案资料进行分类整理，编制档案分类目录。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号可采用项目代码+类别代码+顺序号的方式。3.对纸质档案资料进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修补或复制。4.电子档案应按照分类目录进行存储，建立电子档案数据库，并进行定期备份。电子档案的文件名应规范统一，便于识别和检索。5.归档的档案资料应编制卷内目录，内容包括顺序号、文件题名、日期、页号、备注等。卷内目录应打印清晰，放置在卷首。6.档案整理完成后，应填写档案盒封面和脊背的相关信息，包括全宗号、年度、项目名称、保管期限、起止日期、盒号等。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、温湿度调节设备、防虫药品、消防器材等，确保档案的安全保管。（三）档案保管要求1.按照档案分类目录，将档案资料有序存放于档案密集架或档案盒中。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.对电子档案应定期进行维护，检查存储设备的运行情况，确保数据的安全性和完整性。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况。六、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门、项目参建单位以及与风电工程项目相关的外部单位（如上级主管部门、审计部门、合作伙伴等）因工作需要，可按照规定查阅、借阅风电工程档案。（二）利用流程1.查阅流程查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人签字审批。将申请表提交档案管理部门，档案管理人员根据申请内容进行审核，确定是否符合查阅条件。审核通过后，档案管理人员根据查阅范围，提供相应的档案资料，并在档案查阅登记本上记录查阅人信息、查阅时间、查阅内容等。查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中，应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案。2.借阅流程借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限、借阅档案内容等，经所在部门负责人签字审批后，报档案管理部门负责人批准。档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记薄》，记录借阅人信息、借阅档案名称、数量、借阅期限等，并向借阅人发放档案。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅期满，借阅人应按时归还档案。档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照相关法律法规进行管理，限制查阅和利用范围。2.重要档案资料的查阅和借阅，应经公司主管领导批准。3.档案利用过程中，不得擅自公布、传播档案内容，如需引用档案信息，应注明出处。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、工程技术专家等组成，负责对风电工程档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和实际利用价值，结合风电工程项目的特点，制定档案鉴定标准。1.永久保存的档案：反映风电工程项目建设全过程、具有重要历史价值和凭证作用的文件材料，如项目立项批复、可行性研究报告、竣工验收报告、重大技术改造文件等。2.长期保存的档案：对风电工程建设、运行、维护有一定参考价值，保存期限在15年以上的文件材料，如工程设计变更文件、设备运行维护记录、工程质量检验报告等。3.短期保存的档案：保存期限在15年以下，对风电工程项目有一定参考价值，但利用频率较低的文件材料，如一般性的会议纪要、来往信函等。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对风电工程档案进行全面审查，逐卷逐件分析档案的保存价值。2.对拟销毁的档案，填写《档案销毁鉴定表》，详细说明档案名称、形成时间、保管期限、销毁原因等，并由鉴定小