文书档案标准化管理制度

PAGE文书档案标准化管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，提高工作效率和管理水平，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门形成的各类文书档案的管理，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和工作实际情况。2.完整性原则：保证档案的齐全、完整，不遗漏重要文件和信息。3.准确性原则：档案的记录和整理应准确无误，避免出现错误或歧义。4.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，使其具有系统性和逻辑性。5.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善文书档案管理制度，并组织实施。集中统一管理本公司/组织的文书档案，对各部门的档案工作进行监督和指导。负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等工作。2.各部门负责本部门文书材料的形成、积累和整理工作，并定期向档案管理部门移交。配备兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受档案管理部门的业务指导。3.档案管理人员具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。负责档案的具体操作和管理工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、纪要等文件。4.本公司/组织内部的规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。5.本公司/组织召开的各类会议的文件、记录、纪要等。6.本公司/组织的人事档案、财务档案、设备档案等专项档案。7.本公司/组织在科研、生产、经营等活动中形成的技术文件、产品资料、工艺文件等。8.本公司/组织的声像档案，包括照片、录音、录像等。9.其他具有保存价值的文件和资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并及时进行备份。4.声像文件应配有文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类文书档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。年度分类：按照文件形成的年度进行划分。机构（问题）分类：根据公司/组织的内部机构设置或文件内容所反映的问题进行分类。保管期限分类：将文件分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。2.编号对分类后的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法：采用“年度机构（问题）保管期限流水号”的形式，例如：2023行政部永久001。3.装订对纸质文件进行装订，去除金属物，保持文件的整齐、牢固。装订顺序：按照文件的排列顺序依次装订，页号编写在有文字的页面正面右上角，背面左上角。三、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，并移交档案管理部门。2.对于专项工作或临时性活动形成的文件材料，应在工作结束后及时整理归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的文件材料进行初步审核，确保文件材料的齐全、完整和准确。2.填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。3.将档案移交清单及档案一并送交档案管理部门。4.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或修正。（三）保管期限划分1.永久保管本公司/组织的重要文件，如公司章程、营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。本公司/组织的年度财务决算报告、审计报告等。本公司/组织的重大决策、重要会议记录、重要合同协议等。上级机关颁发的属于本公司/组织长期执行的文件。本公司/组织的历史沿革、大事记等。2.长期保管本公司/组织的一般性文件，如工作计划、总结、报告等。本公司/组织的规章制度、管理办法等。本公司/组织的人事档案、财务档案等专项档案中具有一定保存价值的部分。本公司/组织的业务往来文件、合同协议等。3.短期保管本公司/组织的临时性文件，如会议通知、一般性报表等。本公司/组织的一次性使用的文件材料。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案进行分类存放，标识清晰，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。6.电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。四、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，并填写档案查阅申请表，经本公司/组织主管领导批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅时应严格按照国家有关法律法规和公司/组织的保密规定执行。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等信息。2.申请表经批准后，查阅人员持申请表到档案管理部门办理查阅手续。3.在档案管理部门工作人员的陪同下，查阅人员在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅人员如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）利用规定1.档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司/组织的利益和他人的合法权益。2.档案管理部门应积极为公司/组织的各项工作提供档案信息服务，根据利用需求及时提供相关档案资料。3.对档案的利用情况应进行登记和统计，定期分析档案利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保存价值与实际需求相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（三）鉴定内容1.档案的内容是否已失去保存价值。2.档案的保管期限是否已满。3.档案的密级是否已变更或解除。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，判断其保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、利用情况等因素，综合分析档案的保存价值。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁彻底。4.销毁过程中应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。5.档案销毁清单应永久保存。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化管理要求1.制定档案信息化管理制度，规范档案数字化处理、信息系统操作、数据安全管理等工作流程。2.配备必要的信息化设备和软件，确保档案信息化管理系统的正常运行。3.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其信息化管理水平。（三）档案数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家规定的标准，确保图像清晰、完整。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、存储等操作，建立电子档案数据库。3.对电子档案进行分类、编号、著录等整理工作，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联