定期阅查档案管理制度

PAGE定期阅查档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案定期阅查工作，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理与阅查工作中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，维护公司的商业秘密和合法权益。3.规范有序原则：建立标准化的档案阅查流程，明确各环节的职责和要求，确保阅查工作有序进行。4.高效利用原则：在确保档案安全的前提下，提高档案阅查效率，充分发挥档案对公司决策、业务开展等方面的支持作用。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，制定和完善档案管理制度。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等，确保档案的齐全、完整和系统。3.建立档案信息管理系统，对档案进行分类、编号、存储、检索和统计等操作，实现档案管理的信息化、规范化。4.定期对档案进行整理、鉴定、销毁等工作，确保档案质量符合要求，并按照规定做好档案销毁记录。5.负责接待和办理档案查阅、借阅等手续，对阅查过程进行监督和指导，确保档案的安全使用。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保本部门档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的档案信息和协助。4.对本部门员工进行档案管理知识的宣传和培训，提高员工的档案意识和档案管理水平。（三）阅查人员职责1.遵守档案阅查制度，严格按照规定的程序和要求进行阅查，不得擅自更改、涂抹、抽取或销毁档案内容。2.爱护档案，保持档案的整洁和完好，不得在档案上圈划、批注、污损或折叠。3.阅查结束后，及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续，确保档案的安全归还。4.未经档案管理部门批准，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容，不得将档案转借他人。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括公司各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.业务档案：根据公司不同业务类型，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案等。3.财务档案：涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关资料。4.人事档案：包含员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训等档案材料。5.其他档案：如合同档案、证照档案、声像档案等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，确保每个档案都有唯一的编号标识。2.文书档案编号格式为：年度+类别代码+流水号，例如：2023WS001，表示2023年的文书档案，类别为WS，流水号为001。3.业务档案编号根据不同业务类型进行细分，如市场营销档案编号格式为：年度+SYSC+业务模块代码+流水号，其中SYSC表示市场营销业务档案，业务模块代码根据具体业务内容设定，流水号为顺序编号。4.财务档案编号格式为：年度+CW+档案类别代码+流水号，如2023CWKJPC001，表示2023年的财务会计凭证档案。5.人事档案编号格式为：员工编号，以员工入职时分配的唯一编号作为人事档案编号。6.其他档案编号根据档案性质和特点，参照上述原则进行编制。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。2.对于重要文件、合同等，应在形成后立即进行收集，并妥善保管，防止丢失或损坏。3.涉及多个部门的档案，由主办部门负责收集，并与相关部门协同完成档案的整理工作。（二）档案整理1.档案管理部门和各部门兼职档案员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.整理过程中，应剔除重复、无效的文件材料，确保档案内容真实、准确、完整。3.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于检索和管理。4.按照档案装订要求，对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。五、档案的存储与保管（一）存储方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式，确保档案信息的备份和安全。2.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。3.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、重要合同协议等具有重要历史意义和法律价值的文件。3.长期保管的档案期限一般为10年以上，如公司年度财务报表、重要业务档案等。4.短期保管的档案期限一般为110年，如一般性的文件材料、临时性的业务记录等。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量和状态与档案目录一致。2.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，以保证档案的可读性和完整性。3.严格控制档案库房的温湿度，保持适宜的环境条件，防止档案因温湿度不当而受损。4.建立档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、借阅人、归还时间等信息，确保档案的流向清晰可查。六、档案的定期阅查（一）阅查范围1.公司内部员工因工作需要，可申请查阅与本人工作相关的档案。2.涉及公司重大决策、重要业务活动、财务审计等事项，相关部门和人员可按照规定查阅相应档案。3.外部单位因合作、审计、调查等原因，经公司批准后可查阅相关档案，但必须严格遵守保密规定。（二）阅查申请1.公司内部员工如需查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.外部单位申请查阅档案，应提交正式的查阅申请函，说明查阅的原因、范围和用途，并加盖单位公章，经公司分管领导批准后，方可办理查阅手续。（三）阅查审批1.《档案查阅申请表》或查阅申请函提交后，由档案管理部门进行审核，重点审核查阅目的是否合理、查阅范围是否符合规定等。2.对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，需经公司保密委员会或相关领导进行严格审批，确保档案信息的安全。3.审核通过后，档案管理部门向阅查申请人发放《档案查阅通知书》，告知查阅时间、地点、注意事项等，并安排专人负责接待和协助查阅。（四）阅查方式1.档案阅查应在档案管理部门指定的阅查室进行，阅查人员不得将档案带出阅查室。2.对于纸质档案，阅查人员可直接在阅查室查阅；对于电子档案，档案管理部门应提供必要的设备和技术支持，确保阅查人员能够正常查阅。3.阅查人员如需复印、摘录档案内容，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后，由档案管理人员按照规定进行复印或摘录，并加盖档案管理部门印章。（五）阅查记录1.档案管理部门应对每次档案阅查进行详细记录，包括阅查申请人、查阅时间、查阅档案名称和编号、查阅内容、复印或摘录情况等信息。2.阅查记录应妥善保存，以备日后查阅和审计，保存期限与相应档案的保管期限一致。七、档案的借阅（一）借阅范围1.因工作需要，确需将档案带出公司或在规定时间外查阅的，可申请档案借阅。2.借阅档案的范围原则上应与阅查范围一致，但对于涉及公司核心机密或重要商业秘密的档案，一般不予借阅。（二）借阅申请1.借阅档案的员工或外部单位应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人签字批准（外部单位还需经公司分管领导批准）。2.申请表应提交至档案管理部门，档案管理部门对申请进行审核，重点审查借阅期限是否合理、借阅用途是否正当、借阅人是否具备保管档案的条件等。（三）借阅审批1.对于一般性档案借阅申请，由档案管理部门负责人审批；对于重要档案或涉及敏感信息的档案借阅申请，需经公司分管领导或保密委员会审批。2.审批通过后，档案管理部门向借阅人发放《档案借阅证》，并办理档案借阅手续，包括登记档案名称及编号、借阅期限、借阅人信息等。（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前办理续借手续。4.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、定期进行的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.根据档案的保管期限、现实利用价值和历史意义等因素，对档案进行综合评估，确定档案的存毁。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门兼职档案员、业务骨干以及相关专业人员。2.鉴定小组负责制定档案鉴定计划，组织开展档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.查阅档案目录和相关文件，了解档案的形成背景、内容和用途，评估档案的价值。2.征求档案形成部门和相关业务部门的意见，了解档案在实际工作中的利用情况和保存必要性。3.参考国家有关档案鉴定的标准和规范，结合公司实际情况，对档案进行科学合理的鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案鉴定小组审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，并在《档案销毁记录》上签字确认，记录销毁时间、地点、方式、监销人等信息。5.《档案销毁清单》和《档案销毁记录》应作为档案管理的重要资料，长期保存。九、档案的保密与安全管理（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.加强对档案阅查和借阅人员的保密教育，要求其签订保密承诺书，明确保密责任和义务。3.在档案存储和传输过程中，采取加密、备份等安全措施，防止档案信息泄露或丢失。4.对涉及公司机密的档案，应设置专门的保管区域，限制人员访问，确保档案安全。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度控制设备等，确保档案库房的安全。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患