档案管理制度牌模板

PAGE档案管理制度牌模板一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和工作情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司/组织的历史和现状，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止档案信息的泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门的设置公司/组织设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对各部门档案工作进行检查和考核。4.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的业务水平。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化和科学化。6.做好档案的安全保密工作，确保档案的安全。三、档案的分类与编号（一）档案的分类公司/组织档案分为以下几类：1.行政管理类：包括公司/组织的章程、制度、会议记录、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、通报、决定、决议、函件、合同、协议、证书、执照、印章等。2.人事管理类：包括员工档案、招聘录用、培训、考核、奖惩、晋升、调动、离职等相关文件。3.财务管理类：包括财务预算、决算、报表、凭证、账簿、审计报告、税务资料等。4.业务管理类：包括市场调研、市场营销、产品研发、生产管理、质量管理、客户服务等相关文件。5.技术资料类：包括技术研发、技术改造、技术标准、技术规范、技术图纸、技术文件等。6.项目管理类：包括项目立项、可行性研究、项目计划、项目实施、项目验收等相关文件。7.其他类：包括不属于以上各类的其他档案。（二）档案的编号档案编号采用分类编号法，按照档案的分类进行编号。编号规则如下：1.一级类目用大写字母表示，如行政管理类用“A”表示，人事管理类用“B”表示，财务管理类用“C”表示，业务管理类用“D”表示，技术资料类用“E”表示，项目管理类用“F”表示，其他类用“G”表示。2.二级类目用两位数字表示，如行政管理类中的制度用“A01”表示，会议记录用“A02”表示等。3.三级类目用三位数字表示，如行政管理类中的制度中的公司章程用“A01001”表示，公司组织架构用“A01002”表示等。4.档案编号应按照顺序依次编排，不得重复。四、档案的收集与整理（一）档案的收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时收集和完整。2.档案管理人员应定期对各部门档案的收集情况进行检查和督促，对未及时收集的档案应及时提醒相关部门。3.公司/组织员工在工作中形成的各类文件材料，应及时交本部门档案管理人员统一保管，不得私自留存。4.对上级机关、外单位发来的文件材料，应由档案管理人员统一签收、登记，并按照规定进行分发和处理。（二）档案的整理1.档案管理人员应按照档案的分类和编号规则，对收集到的档案进行分类整理。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.档案整理应包括文件材料的装订、编目、装盒等工作。装订应整齐、牢固，编目应准确、清晰，装盒应规范、有序。4.档案整理完成后，应编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。五、档案的保管（一）档案保管场所公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）档案保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等，以保证档案的妥善保管。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映公司/组织一般活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映公司/组织局部活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案。档案保管期限的具体划分按照国家有关规定和公司/组织实际情况确定。（四）档案的保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。对发现的问题应及时处理，并做好记录。2.档案应按照类别和保管期限分别存放，排列有序，便于查找。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。5.对已到保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，不得擅自销毁档案。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定的组织公司/组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）档案鉴定的标准档案鉴定应根据档案的内容、价值和保管期限等因素，按照国家有关规定和公司/组织实际情况进行。鉴定标准如下：1.对反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.对反映公司/组织一般活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管。3.对反映公司/组织局部活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管。4.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）档案鉴定的程序1.档案鉴定小组应定期对档案进行鉴定，一般每年进行一次。2.档案鉴定小组应根据档案鉴定标准，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见等内容。4.档案销毁清册应经档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和公司/组织领导审批后，方可进行销毁。（四）档案的销毁1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息的彻底销毁。3.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好记录。4.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。七、档案的查阅与利用（一）档案查阅的范围公司/组织员工因工作需要，可以查阅本部门及相关部门的档案。查阅档案应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。（二）档案查阅的程序1.查阅人应填写档案查阅申请表，申请表应包括查阅人姓名、部门、查阅日期、查阅档案名称、查阅目的等内容。2.查阅申请表经部门负责人批准后，查阅人应持申请表到档案管理部门办理查阅手续。3.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上进行登记。4.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。5.查阅人查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（三）档案利用的方式公司/组织员工因工作需要，可以对档案进行复印、摘录、拍照等利用。利用档案应填写档案利用申请表，经部门负责人批准后，方可到档案管理部门办理利用手续。（四）档案利用的程序1.利用人应填写档案利用申请表，申请表应包括利用人姓名、部门、利用日期、利用档案名称、利用目的、利用方式等内容。2.利用申请表经部门负责人批准后，利用人应持申请表到档案管理部门办理利用手续。3.档案管理人员应根据利用申请表，提供相应的档案，并在档案利用登记簿上进行登记。4.利用人应在档案管理部门指定的地点利用档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。5.利用人利用档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。6.利用人利用档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并在档案利用登记簿上注明归还日期。（五）档案查阅与利用的限制1.涉及公司/组织机密的档案，未经公司/组织领导批准，不得查阅和利用。2.查阅和利用档案应遵守国家有关法律法规和公司/组织的保密规定，不得泄露档案信息。3.档案查阅和利用申请表应妥善保管，以备查考。八、档案统计（一）档案统计的内容档案统计应包括档案的收进、移出、整理、保管、鉴定、销毁、查阅、利用等方面的统计。（二）档案统计的方法档案统计应采用定期统计和不定期统计相结合的方法，定期统计一般每年进行一次，不定期统计根据实际需要进行。（三）档案统计报表档案管理部门应定期编制档案统计报表，档案统计报表应包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等内容。档案统计报表应及时报送公司/组织领导和相关部门。九、档案信息化管理（一）档案信息化管理的目标档案信息化管理的目标是实现档案管理的现代化、规范化和科学化，提高档案管理的效率和水平，便于档案的查阅、利用和保护。（二）档案信息化管理的内容档案信息化管理的内容包括档案信息的采集、录入、存储、检索、利用等方面。（三）档案信息化管理的要求1.档案管理部门应建立档案信息化管理系统，实现档案信息的集中管理和共享。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保档案信息的准确录入和安全存储。3.档案信息化管理系统应具备档案信息的检索、查询、统计、打印等功能，便于档案的查阅和利用。4.档案信息化管理系统应具备数据备份、恢复、安