档案安全数据保密制度

PAGE档案安全数据保密制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案安全管理，确保各类数据的保密性、完整性和可用性，防止档案信息泄露、篡改或丢失，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理及数据处理的部门、岗位和人员，包括但不限于档案管理部门、信息技术部门、业务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案安全数据保密工作合法合规。2.预防为主原则：强化预防措施，从源头减少档案安全风险，防止数据泄露事件的发生。3.最小化原则：根据工作需要，严格限定接触和使用档案数据的人员范围，确保数据访问和使用的最小化。4.全程保护原则：对档案数据的收集、存储、传输、使用、共享、销毁等全过程实施安全保护措施。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度、流程和标准，确保档案管理工作规范化、标准化。2.负责档案的收集、整理、归档、存储和保管工作，确保档案的完整性和准确性。3.建立档案管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和安全性。4.定期对档案进行清查、盘点和鉴定，及时销毁过期、无用的档案。5.负责档案安全保密工作的培训和宣传，提高员工的档案安全意识。（二）信息技术部门职责1.负责公司/组织信息系统的安全建设和维护，确保系统的稳定性、可靠性和安全性。2.制定和实施信息系统安全策略和措施，防止外部网络攻击和内部数据泄露。3.负责对档案管理系统进行安全审计和监控，及时发现和处理安全隐患。4.协助档案管理部门做好档案数据的备份和恢复工作，确保数据的安全性和可用性。（三）业务部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的真实性和完整性。2.按照档案管理部门的要求，规范使用和保管档案数据，不得擅自修改、删除或泄露档案信息。3.配合档案管理部门做好档案安全保密检查和整改工作，及时消除安全隐患。（四）人员职责1.档案管理人员严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。负责档案的日常管理工作，确保档案的安全和完整。对档案数据进行加密存储和传输，防止数据泄露。定期对档案进行备份，确保数据的可恢复性。2.数据使用人员严格按照授权范围使用档案数据，不得越权访问和使用。妥善保管个人账号和密码，不得转借他人使用。在使用档案数据过程中，发现数据异常或存在安全隐患，应及时报告。3.系统维护人员负责信息系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时修复系统安全隐患。对系统操作日志进行定期审查，发现异常操作及时报告并处理。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司/组织在经营管理活动中形成的各类文件、资料、记录等，包括但不限于合同协议、财务报表、业务报告、技术文档、人事档案等。2.外部单位发送给公司/组织的与业务相关的文件、信函、传真等。3.公司/组织内部各部门之间流转的文件、资料、报表等。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行初步整理，确保档案的准确性和规范性。3.对于电子档案，应确保数据的完整性和可读性，按照规定的格式和命名规则进行存储。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理效率。（四）档案整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于识别和管理。编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。四档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案：应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份。存储设备应存放在专门的机房内，机房应具备防火、防水、防静电、防雷等安全设施。（二）保管期限1.根据档案性质和重要程度，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管档案：主要包括公司/组织的重要规章制度、年度财务报表、重大合同协议等。3.长期保管档案：保管期限一般为10年以上，如业务档案、人事档案等。4.短期保管档案：保管期限一般为少于10年，如一般性文件、资料等。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.库房内不得存放易燃、易爆、易腐等物品，严禁在库房内吸烟和使用明火。3.定期对库房进行检查和维护，确保档案存储环境的安全可靠。4.建立库房出入登记制度，严格控制人员进出库房，非档案管理人员未经批准不得进入库房。（四）存储设备管理1.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。2.对存储设备进行定期备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.存储设备应进行加密处理，防止数据泄露。4.存储设备报废时，应按照规定进行数据清除和销毁，确保数据的安全性。五、档案访问与使用（一）访问权限1.根据工作需要，对档案数据设置不同的访问权限，分为只读、可编辑、可删除等。2.访问权限应根据人员岗位和职责进行分配，确保人员只能访问和使用其工作所需的档案数据。3.对于涉及公司/组织机密的档案数据，应严格限制访问权限，只有经过授权的人员才能访问。（二）访问流程1.用户需要访问档案数据时，应向档案管理部门提交访问申请，说明访问目的和所需档案数据的内容。2.档案管理部门对访问申请进行审核，根据用户的权限和工作需要，决定是否批准访问申请。3.对于批准的访问申请，档案管理部门应按照规定为用户提供访问权限，并记录访问时间、访问人员、访问内容等信息。4.用户访问档案数据时，应遵守档案管理规定，不得擅自修改、删除或泄露档案信息。（三）使用规范1.使用档案数据时，应确保数据的真实性和完整性，不得对数据进行篡改或伪造。2.如需对档案数据进行复制、传播或共享，应事先获得档案管理部门的批准，并按照规定的程序进行操作。3.在使用档案数据过程中，如发现数据存在错误或疑问，应及时向档案管理部门报告。（四）审计与监控1.档案管理部门应定期对档案访问和使用情况进行审计，检查访问权限的设置和使用是否合规，访问记录是否完整。2.信息技术部门应建立档案管理系统的监控机制，实时监测系统操作日志，及时发现和处理异常操作。3.对于违反档案访问与使用规定的行为，应及时进行调查和处理，并追究相关人员的责任。六、档案传输与共享（一）传输方式1.档案数据传输应采用安全可靠的传输方式，如加密网络传输、移动存储设备传输等。2.对于涉及公司/组织机密的档案数据，应采用加密传输方式，确保数据在传输过程中的安全性。（二）共享原则1.必要性原则：档案数据共享应基于工作需要，确保共享数据的必要性和合理性。2.授权原则：档案数据共享应经过授权，共享双方应签订共享协议，明确共享数据的范围、用途、期限等。3.安全原则：在档案数据共享过程中，应采取安全措施，确保数据的安全性和保密性。（三）共享流程1.需求部门向档案管理部门提交档案数据共享申请，说明共享目的、共享对象、共享数据内容等。2.档案管理部门对共享申请进行审核，评估共享的必要性和安全性，如审核通过，报公司/组织领导审批。3.公司/组织领导审批通过后，档案管理部门按照共享协议的要求，为共享对象提供共享数据，并记录共享时间、共享对象、共享数据内容等信息。4.共享对象应按照共享协议的规定使用共享数据，不得擅自扩大共享范围或泄露共享数据。（四）数据加密1.在档案数据传输和共享过程中，应对数据进行加密处理，确保数据的保密性。2.采用符合国家相关标准的加密算法和密钥管理系统，对数据进行加密。3.加密密钥应妥善保管，定期更换，防止密钥泄露。七、档案备份与恢复（一）备份策略1.根据档案数据的重要程度和变化频率，制定不同的备份策略，如全量备份、增量备份、差异备份等。2.对于重要的档案数据，应采用多种备份方式，如磁带备份、磁盘备份云备份等，确保数据的安全性和可恢复性。（二）备份频率1.定期对档案数据进行备份，备份频率应根据数据变化情况确定，一般每周或每月进行一次全量备份，每天进行一次增量备份。2.对于重要的档案数据，应增加备份频率，确保数据的及时性和完整性。（三）备份存储1.备份数据应存储在安全可靠的存储设备上，如磁带库、磁盘阵列、云存储等，并进行异地存储。2.备份存储设备应定期进行检查和维护安全可靠，确保备份数据的可恢复性。（四）恢复测试1.定期进行档案数据恢复测试，确保在需要时能够及时恢复数据。2.恢复测试应模拟实际灾难场景，检验备份数据的完整性和可用性，以及恢复流程的有效性。3.根据恢复测试结果，及时调整备份策略和恢复流程，确保档案数据的安全性和可恢复性。八、档案销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案数据。2.因公司/组织业务调整、机构撤销等原因不再使用的档案数据。3.经鉴定确认为无效或错误的档案数据。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对档案进行清查和鉴定，确定需要销毁的数据清单。2.填写档案销毁申请表，说明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，报公司/组织领导审批。3.公司/组织领导审批通过后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。4.档案销毁应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧、电子数据清除等，确保档案数据无法恢复。5.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人员等信息。（三）监销要求1.档案销毁时，应指定专人进行监销，确保销毁工作的合规性和彻底性。2.监销人员应在销毁现场监督销毁过程，检查销毁方式是否符合要求，销毁记录是否完整。3.监销人员应对销毁工作进行签字确认，确保销毁工作的真实性和有效性。九、安全培训与教育（一）培训内容1.档案安全法律法规和行业标准，提高员工的法律意识和合规意识。2.档案安全保密知识和技能，包括档案管理流程、数据加密技术、访问控制方法等。3.案例分析，通过实际案例分析，让员工了解档案安全风险和防范措施。（二）培训方式1.定期组织档案安全保密培训课程，邀请专家或内部专业人员进行授课。2.发放宣传资料，如手册、指南等，让员工随时学习档案安全保密知识。3.开展线上培训，通过网络平台提供档案安全保密培训课程，方便员工自主学习。（三）培训对象1.全体员工，特别是涉及档案管理、数据处理、信息系统操作等岗位的人员。2.新入职员工，应进行入职前的档案安全保密培训，使其了解公司/组织的档案安全保密制度。（四）培训考核1.对参加档案安全保密培训的员工进行考核，考核内容包括培训知识和实际操作技能。2.考核成绩应记录在员工培训档案中，作为员工绩效评估和晋升的参考依据。3.对于考核不合格的员工，应进行补考或再次培训，确保其掌握档案安全保密知识和技能。十、安全检查与整改（一）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、存储、访问、传输、共享、备份、销毁等环节。2.档案管理系统的安全性，包括系统漏洞、用户权限管理、操作日志审计等。3.档案存储环境的安全性，包括库房设施、存储设备等。（二）检查频率1.定期进行档案安全检查，一般每季度或半年进行一次全面检查。2.不定期进行专项检查，如针对重要档案数据、关键信息系统等进行重点检查。（三）整改措施1.对检查中发现的问题，应及时制定整改措施，明确整改责任人和整改期限。2.整改措施应具有针对性和可操作性，确保问题得到有效解决。3.对整改情况进行跟踪和复查，确保