如何规范日常收付款制度

PAGE如何规范日常收付款制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司日常收付款行为，确保资金流转的安全、准确、及时，提高财务管理效率，防范财务风险，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在日常经营活动中的收付款业务。（三）基本原则1.合法性原则：收付款业务必须符合国家法律法规及相关行业标准的规定。2.准确性原则：确保收付款信息的真实、准确、完整，避免出现错误或遗漏。3.及时性原则：及时办理收付款业务，不得拖延，以保障公司资金的正常周转。4.安全性原则：采取有效措施保障资金安全，防止资金被盗用、挪用或遭受其他损失。5.职责明确原则：明确各部门及人员在收付款业务中的职责，避免职责不清导致的管理混乱。二、收款管理（一）收款流程1.业务部门发起：业务部门在与客户签订合同或达成业务合作意向后，应及时将相关信息传递给财务部门，并负责跟进款项的回收情况。2.财务审核：财务部门收到业务部门传递的收款信息后，对收款的金额、方式、期限等进行审核，确保符合合同约定及公司规定。3.开具收款凭证：审核无误后，财务部门根据收款情况开具收款凭证，如发票、收据等。收款凭证应按照规定的格式填写，内容完整、准确。4.款项收取：业务部门或指定的收款人员负责按照合同约定的方式和期限收取款项。对于现金收款，应及时缴存银行，并在收款当日将缴存凭证交财务部门核对；对于银行转账收款，应及时确认款项到账情况，并将到账信息反馈给财务部门。5.收款记录：财务部门对每一笔收款进行详细记录，包括收款日期、客户名称、收款金额、收款方式等信息。收款记录应定期进行核对和汇总，确保账实相符。（二）收款方式1.银行转账：优先采用银行转账方式收取款项，以确保资金的安全和可追溯性。业务部门应向客户提供准确的公司银行账户信息，并要求客户在转账时注明款项用途及相关业务信息。2.支票：对于收到的支票，财务部门应及时进行审核，包括支票的真实性、有效性、金额大小写是否一致等。审核无误后，按照支票的提示进行背书，并及时存入银行。在支票存入银行后，应密切关注支票的兑付情况，如出现退票等异常情况，应及时与客户沟通并采取相应措施。3.现金：对于确实需要收取现金的业务，应严格按照现金管理规定进行操作。收款人员应配备必要的安全防护设备，确保现金的安全。收取现金后，应及时缴存银行，并在缴存凭证上注明收款日期、客户名称、收款金额等信息。严禁坐支现金，即不得直接用收取的现金支付公司的费用或其他支出。（三）应收账款管理1.账龄分析：财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，按照账龄长短将应收账款分为不同的类别，如1个月以内、13个月、36个月、6个月以上等。通过账龄分析，及时掌握应收账款的回收情况，发现潜在的风险。2.催款措施：对于逾期未收回的应收账款，财务部门应及时向业务部门发出催款通知，并协助业务部门采取有效的催款措施。催款通知应明确客户名称、欠款金额、逾期期限等信息，并要求客户在规定的期限内还款。业务部门应根据催款通知的要求，与客户进行沟通，了解欠款原因，并采取相应的催款策略，如电话催款、上门催款、发送律师函等。3.坏账处理：对于确实无法收回的应收账款，应按照公司的坏账处理政策进行处理。坏账处理应经过严格的审批程序，包括业务部门的情况说明、财务部门的审核意见、公司管理层的审批等。坏账处理后，应及时进行账务核销，并在财务报表中如实反映。三、付款管理（一）付款流程1.申请付款：业务部门或其他相关部门根据业务需要，填写付款申请单，详细注明付款事由、付款金额、付款方式、收款单位等信息。付款申请单应经部门负责人审核签字后，提交给财务部门。2.财务审核：财务部门收到付款申请单后，对付款的必要性、合规性、金额准确性等进行审核。审核内容包括是否符合公司的预算安排、是否有相应的合同或协议支持、付款金额是否与业务实际相符等。对于重大金额的付款，还应进行风险评估，并报公司管理层审批。3.审批流程：根据公司的审批权限规定，付款申请单应依次提交给相关领导进行审批。审批通过后，财务部门方可办理付款手续。4.付款执行：财务部门根据审批后的付款申请单，按照规定的付款方式进行付款操作。对于银行转账付款，应确保付款信息的准确无误，避免出现转账错误；对于现金付款，应严格按照现金管理规定进行支付，并要求收款人签字确认。5.付款记录：财务部门对每一笔付款进行详细记录，包括付款日期、付款事由、付款金额、付款方式、收款单位等信息。付款记录应定期进行核对和汇总，确保账实相符。（二）付款方式1.银行转账：优先采用银行转账方式进行付款，以确保资金的安全和可追溯性。财务部门应根据付款申请单上的收款单位信息，准确填写付款金额、付款日期、付款用途等信息，并选择合适的银行转账方式，如网上银行转账、柜台转账等。在进行银行转账操作前，应再次核对收款单位的银行账户信息，确保转账信息的准确无误。2.支票：对于确实需要使用支票进行付款的业务，财务部门应按照支票管理规定进行操作。支票应按照规定填写，包括出票日期、收款人名称、金额大小写、用途等信息，并加盖公司财务专用章和法人章。在支票交付给收款人时，应要求收款人在支票存根上签字确认，并注明签收日期。同时，应及时跟踪支票的兑付情况，确保款项及时到账。3.现金：对于符合现金支付规定的小额款项，可以采用现金支付方式。现金支付应严格按照现金管理规定进行操作，确保现金的安全。支付现金时，应要求收款人当面点清，并在付款凭证上签字确认。严禁白条抵库，即不得用不符合规定的凭证代替现金进行支付。（三）预付款管理1.预付款审批：对于需要支付预付款的业务，业务部门应填写预付款申请单，并详细说明预付款的用途、金额、预计支付时间等信息。预付款申请单应经部门负责人审核签字后，提交给财务部门。财务部门在审核预付款申请时，应重点关注预付款的必要性、合理性以及对公司资金的影响。对于金额较大的预付款，还应报公司管理层审批。2.预付款跟踪：财务部门应建立预付款台账，对每一笔预付款的支付、使用情况进行跟踪记录。业务部门应及时向财务部门反馈预付款的使用进度和相关业务进展情况，确保预付款按照合同约定的用途使用。3.预付款结算：在相关业务完成后，业务部门应及时办理预付款结算手续。结算时，应提供相关的发票、验收报告等证明材料，财务部门根据实际结算金额与预付款金额进行核对，多退少补。对于因特殊原因无法及时结算的预付款，业务部门应向财务部门说明情况，并提出后续的处理计划。四、票据管理（一）发票管理1.发票开具：财务部门应按照国家税收法律法规及发票管理规定，及时、准确地开具发票。发票开具应根据业务实际情况填写，包括发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等信息。发票开具后，应加盖公司发票专用章，并按照规定的格式和顺序进行打印。2.发票领取：业务部门或其他需要使用发票的人员应按照规定的程序领取发票。领取发票时，应填写发票领用登记表，注明发票号码、领用日期、领用人姓名、用途等信息，并签字确认。发票领用登记表应定期进行核对和归档，确保发票的安全和可追溯性。3.发票保管：财务部门应妥善保管发票，设立专门的发票保管场所，配备必要的安全防护设备，如保险柜、防盗门等。发票应按照发票号码顺序存放，便于查找和核对。同时，应建立发票盘点制度，定期对发票进行盘点，确保账实相符。4.发票作废与红冲：对于开具错误或因其他原因需要作废的发票，应按照规定的程序进行作废处理。作废发票应注明作废原因，并加盖“作废”戳记，全联次留存。对于需要红冲的发票，应按照国家税收法律法规及发票管理规定进行操作，确保红冲发票的真实性和合法性。（二）收据管理1.收据开具：财务部门应按照公司规定的格式和内容开具收据。收据开具应注明收款日期、交款单位或个人、收款事由、收款金额等信息，并加盖公司财务专用章。收据开具后，应按照规定的顺序进行编号，并将收据联交付给交款人。2.收据领取：业务部门或其他需要使用收据的人员应按照规定的程序领取收据。领取收据时，应填写收据领用登记表，注明收据号码、领用日期、领用人姓名、用途等信息，并签字确认。收据领用登记表应定期进行核对和归档，确保收据的安全和可追溯性。3.收据保管：财务部门应妥善保管收据，设立专门的收据保管场所，配备必要的安全防护设备。收据应按照收据号码顺序存放，便于查找和核对。同时，应建立收据盘点制度，定期对收据进行盘点，确保账实相符。（三）其他票据管理对于公司收到或使用的其他票据，如支票、汇票、本票等，应按照相关票据管理规定进行操作。财务部门应建立票据台账，对票据的收取、背书、转让、兑付等情况进行详细记录，确保票据的安全和可追溯性。在票据到期前，应及时办理兑付手续，避免逾期产生的风险。五、印章管理（一）印章种类公司涉及的印章主要包括财务专用章、法人章、发票专用章、合同专用章及其他部门专用章等。（二）印章使用规定1.审批流程：印章使用应严格履行审批手续，由使用部门填写印章使用申请表，注明使用事项、使用日期、使用部门、使用人等信息，并经部门负责人审核签字后，提交给相关领导审批。对于涉及重大事项或金额较大的印章使用，还应报公司管理层审批。2.使用范围：财务专用章主要用于办理公司的财务收支业务，如银行转账、支票开具、收款凭证盖章等；法人章主要用于公司的重要文件签署、合同签订等；发票专用章主要用于开具发票；合同专用章主要用于签订合同；其他部门专用章应按照部门职责和规定的使用范围进行使用。3.印章保管：印章应指定专人保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心。印章保管人员应设立印章使用登记簿，对印章的使用情况进行详细记录，包括使用日期、使用事项、使用部门、使用人、审批人等信息。印章保管人员不得擅自将印章交他人使用，如因特殊情况需要委托他人使用印章，应经过严格的审批程序，并在印章使用登记簿上注明委托事项和委托期限。4.印章交接：印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续。交接双方应在印章使用登记簿上签字确认，并注明交接日期和交接事项。交接手续完成后，原印章保管人员应将印章及相关资料移交给新的保管人员。六、监督与检查机制（一）内部审计公司应定期开展内部审计工作，对日常收付款制度的执行情况进行监督检查。内部审计部门应制定详细的审计计划，明确审计范围、审计方法、审计时间等内容。审计人员应通过查阅相关文件、凭证、记录，实地观察业务操作流程，与相关人员进行访谈等方式，对收付款业务的真实性、准确性、合规性进行审查。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）财务检查财务部门应定期对收付款业务进行自查，检查收付款凭证的填写是否规范、收款记录和付款记录是否准确、账款是否及时核对等。同时，财务部门应加强对银行账户的管理，定期核对银行对账单，确保银行账户资金的安全和准确。对于自查中发现的问题，应及时进行整改，并建立健全相关的内部控制制度，防止类似问题再次发生。（三）违规处理对于违反日常收付款制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。对于情节较轻的违规行为，如收款未及时缴存银行、付