社区资料档案室制度

PAGE社区资料档案室制度一、总则（一）目的为加强社区资料档案室的规范化管理，确保社区各类资料的安全、完整、有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区资料档案室的管理工作，包括档案资料的收集、整理、保管、借阅、利用等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社区资料档案室对各类资料实行集中统一管理，确保资料的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的资料应真实反映社区工作的实际情况，不得弄虚作假。3.保密性原则：对涉及社区机密的资料，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：在确保资料安全的前提下，应提供便捷的利用服务，提高资料的使用效率。二、档案资料的收集（一）收集范围1.社区组织建设方面：包括社区党组织、居委会、群团组织等的相关文件、会议记录、工作计划与总结等。2.社区服务方面：如社区服务项目申报材料、服务记录、居民反馈等。3.社区文化建设方面：文化活动方案、照片、视频、居民文化作品等。4.社区环境与卫生方面：环境整治方案、卫生检查记录、环保宣传资料等。5.社区安全管理方面：安全制度、应急预案、安全检查记录、事故处理报告等。6.社区居民信息方面：居民基本信息登记表、家庭情况调查表、特殊群体信息等。7.其他与社区工作相关的资料，如上级部门下发的文件、社区与外部单位的往来信函等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责资料的收集工作，确保资料及时、准确地归档。2.收集的资料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，符合档案管理要求。3.对于电子资料，应确保其存储格式规范、内容完整，并定期进行备份。（三）收集时间1.日常工作中形成的资料，应在工作完成后及时收集归档。2.年度性资料，如工作总结、计划等，应在次年一季度内完成收集归档。三、档案资料的整理（一）分类标准1.按照社区工作的职能和内容，将档案资料分为组织建设、社区服务、文化建设、环境与卫生、安全管理、居民信息等类别。2.每一大类下可根据具体情况进一步细分小类，如组织建设类可分为党组织建设、居委会建设、群团组织建设等小类。（二）整理方法1.纸质资料：对收集到的纸质资料进行分类、排序，去除无关的附件和重复资料，按照一定的顺序编号、装订，并编制目录。2.电子资料：对电子资料进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，文件名应规范准确，便于查找和识别。同时，为电子资料建立相应的索引目录，注明资料的名称、日期、来源等信息。（三）整理期限资料收集后应及时进行整理，原则上应在一个月内完成整理工作。四、档案资料的保管（一）保管场所1.社区应设立专门的资料档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案室应配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和取用。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的档案资料，应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。（三）保管期限1.社区档案资料的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：涉及社区重大历史事件、重要决策、核心机密等资料。长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如社区年度工作计划与总结、重要项目资料等。短期保管的档案：保管期限为19年的档案，如一般性的工作记录、临时性文件等。2.保管期限届满后，应按照档案销毁程序进行鉴定和销毁。（四）档案清查1.定期对档案资料进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查结果应形成书面报告，上报社区领导，并归档保存。五、档案资料的借阅（一）借阅范围社区内部工作人员因工作需要，可借阅相关档案资料。外部单位或个人因特殊原因需要查阅档案资料的，须经社区负责人批准。（二）借阅手续1.内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外部单位或个人借阅档案，需提交正式的查阅申请函，说明查阅目的、查阅内容等，经社区负责人批准后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应在借阅登记表上签字，注明借阅日期、归还日期等信息。（三）借阅期限1.内部人员借阅一般档案资料的期限不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。2.借阅重要档案资料的期限不得超过一周，确需延期的，须经社区负责人批准。3.外部单位或个人借阅档案资料的期限根据具体情况由社区负责人确定，原则上不得超过三天。（四）借阅要求1.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。2.借阅人员应按时归还档案资料，如遇特殊情况不能按时归还，应提前向档案室说明原因并办理续借手续。3.归还档案时，档案室工作人员应认真检查档案的完整性和保管状况，如发现问题，应及时向借阅人员提出并记录在案。六、档案资料的利用（一）利用方式1.为社区内部工作提供参考依据，如在制定工作计划、决策事项时查阅相关档案资料。2.为居民提供服务，如查询居民个人信息、社区历史资料等。3.对外提供资料支持，如应上级部门、其他社区或相关单位的要求，提供有关社区工作的资料。（二）利用流程1.社区内部人员因工作需要利用档案资料，应填写《档案利用申请表》，说明利用目的、利用内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.为居民提供服务利用档案资料时，应按照社区相关规定和程序进行，确保居民信息的安全和保密。3.对外提供资料支持，需经社区负责人批准，并按照规定办理相关手续，确保提供的资料符合要求。（三）利用记录对档案资料的利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人员、利用内容、利用目的等信息。利用记录应定期整理归档，以便日后查阅和统计分析。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由社区负责人、档案室管理人员及相关业务部门负责人组成，负责对到期档案资料进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案资料的保管期限、重要性、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案资料，应提出销毁意见；对仍有保存价值的档案资料，应延长保管期限或进行重新整理归档。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定同意销毁的档案资料，应编制《档案销毁清单》，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经社区负责人批准后，由档案室管理人员会同监销人员共同进行销毁。3.销毁档案资料时，应采用适当的方式进行，确保档案资料彻底销毁，无法恢复。4.销毁过程应进行记录，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。八、档案管理人员职责（一）档案管理负责人职责1.负责制定和完善社区资料档案室管理制度，并组织实施。2.统筹规划档案管理工作，合理安排档案管理人员的工作任务。3.定期检查档案管理工作情况，及时解决存在的问题。4.审核档案资料的鉴定与销毁工作，确保档案管理工作的规范、安全。（二）档案管理人员职责1.负责档案资料的收集、整理、保管、借阅、利用等具体工作。2.严格执行档案管理制度