生涯档案管理制度及流程

PAGE生涯档案管理制度及流程一、总则（一）目的为了规范公司员工生涯档案的管理，全面、准确地记录员工的职业生涯发展历程，为公司的人力资源规划、人才培养、晋升决策等提供有力依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：生涯档案内容必须真实、准确，如实反映员工的工作经历、业绩表现、职业技能等情况。2.完整性原则：涵盖员工职业生涯发展的各个方面，确保档案资料的全面性。3.保密性原则：严格保护员工生涯档案的隐私，未经员工本人同意，不得向无关人员透露档案内容。4.动态更新原则：随着员工职业生涯的发展，及时更新档案信息，保证档案的时效性。二、生涯档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯2.婚姻状况、联系方式3.学历、学位、毕业院校、专业4.入职时间、岗位、部门（二）工作经历1.历任岗位及任职时间2.各岗位工作职责、工作成果3.工作变动原因（三）培训与学习经历1.参加过的内部培训课程、培训时间、培训效果评估2.外部培训经历，包括培训机构、培训课程、培训时间3.学历提升、专业进修等学习经历（四）职业技能与证书1.专业技能水平描述2.获得的职业资格证书、技能等级证书3.相关证书的颁发机构、颁发时间（五）业绩考核记录1.历年绩效考核结果2.重点项目业绩表现3.获得的公司级及以上荣誉（六）职业发展规划1.员工个人职业发展目标2.为实现职业目标制定的行动计划（七）职业兴趣与能力测评结果1.参加职业兴趣、能力测评的记录2.测评结果及分析（八）奖惩记录1.受到的奖励，包括奖励名称、奖励原因、奖励时间2.受到的处罚，包括处罚类型、处罚原因、处罚时间三、生涯档案建立流程（一）员工入职时1.人力资源部门负责向新员工发放生涯档案建立所需的表格和资料清单。2.新员工按照要求填写个人基本信息、工作经历等初始内容，并提交相关证明材料，如学历证书、身份证复印件等。3.人力资源部门对新员工提交的资料进行审核，确保信息准确无误后，将其录入公司生涯档案管理系统，并建立纸质档案。（二）在职期间1.员工每年定期更新个人基本信息，如有工作岗位变动、学历提升等情况，及时向人力资源部门提交变更申请及相关证明材料。2.人力资源部门负责收集员工的培训记录、业绩考核结果、职业资格证书等信息，及时更新生涯档案。3.员工参加职业兴趣与能力测评后，人力资源部门将测评结果录入档案。4.员工如有奖惩情况，所在部门应及时向人力资源部门提供相关文件，人力资源部门审核后更新档案。（三）离职时1.员工离职前，人力资源部门对其生涯档案进行全面审核，确保档案内容完整、准确。2.离职员工的生涯档案由人力资源部门按照公司档案管理规定进行封存保管，保存期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。四、生涯档案查阅与使用流程（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的生涯档案，了解档案内容。2.人力资源部门负责人、员工所在部门负责人在工作需要时，可查阅员工生涯档案，但需填写查阅申请表，说明查阅原因和查阅范围。3.公司高层管理人员因决策需要查阅员工生涯档案时，需经人力资源部门负责人审核同意，并填写查阅申请表。（二）查阅流程1.查阅申请人填写查阅申请表，提交至人力资源部门。2.人力资源部门对查阅申请表进行审核，审核通过后，由档案管理人员提供生涯档案供查阅人查阅。3.查阅人只能在规定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制档案内容。如需复制部分内容，需经人力资源部门负责人批准，并按照规定办理复制手续。（三）使用规定1.生涯档案仅供公司内部用于人力资源管理相关工作，如员工职业发展规划、培训与晋升决策等，不得用于其他目的。2.任何查阅和使用生涯档案的人员，必须严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。五、生涯档案保密与安全管理（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，妥善保管生涯档案，防止档案丢失、损坏或泄露。2.对涉及员工隐私的档案内容，如个人敏感信息、职业发展规划等，应进行加密处理，限制访问权限。3.在档案查阅过程中，查阅人不得在档案上涂改、标记或损坏档案内容。（二）安全管理要求1.生涯档案应存放在安全、防火、防潮、防虫的档案柜中，确保档案的完整性和可读性。2.定期对生涯档案进行检查和维护，发现问题及时处理。3.档案管理系统应设置安全防护措施，防止数据被非法获取或篡改。六、生涯档案的更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门每年定期对生涯档案进行全面梳理，核实档案信息的准确性和完整性。2.根据员工的实际情况，更新工作经历、培训记录、业绩考核等信息。（二）动态维护1.员工生涯发展过程中如有重要信息变更，如岗位晋升、获得新的职业资格证书等，应及时通知人力资源部门进行档案更新。2.人力资源部门应关注行业动态和公司发展需求，适时调整生涯档案的内容和管理方式，确保档案能够更好地服务于公司人力资源管理工作。七、生涯档案的销毁（一）销毁条件1.生涯档案保存期限届满，按照国家法律法规及公司相关规定需要销毁的。2.员工生涯档案涉及的员工已离职多年，且档案内容已不再具有参考价值的。（二）销毁流程1.人力资源部门提出生涯档案销毁申请，说明销毁原因、销毁档案清单等。2.申请经公司档案管理部门负责人审核同意后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁的档案进行清点、核对。3.采用合适的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，记录